セールスかどうか見分けるコツ
会社にかかってくる電話は、顧客からの電話や取引先からの大切な電話だけではなく、セールスの電話もかかってきます。
取引先からの電話だと思って対応してしまい、結果セールスの電話だったという経験をした方は多いのではないでしょうか。
このような業務とは関係ない電話の場合、大切な時間をとられることになり、自身の作業効率を低下させる原因にもなります。
また集中して業務をおこなっていた際にこのようなセールスの電話の受け答えをすることで、集中力が途切れてしまうことになり、パフォーマンスを下げてしまう恐れもあります。
またセールスの電話と勘違いをしてしまって、適当に返答してしまって、その電話が実は取引先からだった場合など失礼になりかねないので注意すが必要です。
セールス電話と大切な電話を見分けるポイント
取引先からの電話をセールスと間違えてすぐに切ってしまったりすると今後の付き合いにも大きな影響を与えかねないので、大切な電話なのかセールスの電話なのか見極める必要があります。
何年も働いている方の場合はセールスなのか大切な電話なのかすぐにわかることができると思うのですが、新入社員の方や、転職をして新しく入社した方などの場合は、いつもよくかかってくる取引先や顧客など把握できていないこともあるので、注意が必要です。
営業の電話やセールスの電話には、特徴がいくつかあるのでそのポイントを把握しておくことでセールスかどうか見分けることができます。
まずセールスの場合、上司に取り次いでほしいといって上の人と話したがるケースがあります。
これは法人の契約を取ろうとしているもので、課長や室長など権限がある方に電話を取り次ぐようにお願いされることがあるのです。
課長さんや部長さんなどあいまいな抽象的な言われ方をした場合は、会社とあまり深い関わり合いがないとみなすことができるので、注意して対応する必要があります。
また自社とは関わり合いがない業種からの電話や担当者の名前がわからない場合なども営業の場合があるので要注意です。
大切な用件の場合には、誰が誰にかけているのかハッキリしています。
きちんとしている相手であるなら、会社名や名前などきちんと相手側から伝えてくるのがマナーになるので、相手側が名乗らない場合などは怪しいと思ってもよいでしょう。
逆に名前の確認が取れた場合はそのまま用件を聞いたり、名指しされた相手に取り次ぐようにすると良いです。
電話口かいやに騒がしい場合もセールスの場合が多いです。
相手の電話口からたくさんの人の声が聞こえて着る場合の多くは、大規模なコールセンターからかけてきています。
コールセンターの場合、ワンフロアに複数人の人がそれぞれ電話でのやり取りをおこなっているので、とても騒がしくなります。
このような場合は、業務とは関係のない電話の場合があります。
しかし最近ではコールセンターで営業電話を外部から受託することもあるので、気を付けておきたいポイントになります。
相手側がマニュアル通りの話し方をする場合も要注意です。
営業電話をかけてくる相手は、1日に何件も同じような電話をかけているので、同じことを何度も繰り返して話しています。
このことから話す内容がマニュアル的な印象になることが多いです。
セールス電話との上手な対応方法
テレホンオペレーター独特の話し方だと感じたらそれは営業電話である可能性が高いでしょう。
セールスの電話の特徴としてこちらサイドの警戒心を和らげるために、心理的距離を縮めて同意を求めてくることがあります。
「今のプランよりも安くなるプランに興味がありますよね」などとあらかじめ用意している返答に誘導して、サービスを売り込もうとしてきます。
いいえと返答しても次の質問に移って行って結果長い話になることもあるので注意しましょう。
ご案内といってかかってくる電話も営業の場合があります。
事前に営業ということばを発することで相手側が警戒してしまったり、電話を切ってしまう恐れがあるため、ご案内という形でかけてきます。
このような場合には営業ですよねといって話を終わらせるようにすると、余計な話を聞かなくて済むようになります。
こちらから話すタイミングの隙を与えてくれない場合も営業の可能性が高いです。
一方的に話を進めていくので、あからさまに通常の電話と違うことがわかります。
このような場合には適当に話を聞いて流すようにして切るようにしましょう。
相手側の態度が高圧的な場合や喧嘩口調の場合も、セールスの場合が多いです。
取引先からの場合決してこのような態度で電話をかけてくることはまずないので、このような悪い態度の電話はセールスの可能性が高いのではっきりと今後もかけてこないように伝える必要があります。
電話がかかってきて、こちら側に時間がない場合、用件を端的に伝えてほしいというと、用件をあいまいに濁す場合も疑わしいです。
大切な用件があるのなら相手側も端的に伝えるようにするはずです。
はっきりと用件を言わない場合は、なにか後ろめたいことがあることなので、セールス電話の可能性が大きいです。
このような場合は、また日を改めてかけなおしますなどといった言い回しをすることが多いので、必要のないセールスだと思ったら、自社には必要がないので今後かけてこないでほしいと明確に意思表示をするようにしましょう。
セールスの電話の中にも良い業者と悪い業者があります。
ノルマをこなすためにだけにかけてきている場合は、話の内容があいまいで、どの会社にも当てはまる差支えのない話をしてくるといった特徴があり悪い業者と判断しても良いです。
しかし同じセールスの電話でも、きちんと話を詳細にしてくる場合は良い営業マンだといえます。
それはただやみくもにさまざまな会社に電話をかけているのでではなく、取り扱っている商品やサービスが相手のメリットになると確信して電話をかけています。
したがってあなたの会社についてよく知っている、もしくはよく調べているということになるので、有益な営業の電話であることもあります。
このことから、ただただセールスの電話だというだけで、すぐに電話を切るのではなく、自社にとってメリットとなる場合もあるので見極めることが大切になります。
セールス電話対応のポイント
セールスの電話がかかってきた場合には、電話対応をどうしていいのかわからない方など多いのではないでしょうか。
電話の対応を間違えてしまうことで、長い時間話に付き合わされることになり、無駄な時間を費やすはめになります。
このような電話の場合、断るタイミングを逃すと、途中で切ることができなくなるので、セールスの電話だと確信した場合には、なるべく早く話を終わらすことが重要なポイントになります。
営業電話に対する適切な断り方と対応策
営業で電話をかけてきている人は、毎日、営業電話をかけているので、話が上手なことが多いです。
相手のペースで話が進んでいくことで、断るタイミングを逃すことになります。
電話を取って営業だと判断をした場合には、相手の話に乗ることなく、明確な意思を伝えるようにしましょう。
あいまいな表現で断るのではなく、自社には必要がないや、お断りしますなどとはっきりと伝えることが大切なポイントになります。
この段階ではっきりと断らないで少しでもチャンスがあると相手が思ってしまった際には、再度何度でも懲りずに電話をかけてくる場合もあります。
特に新入社員の方の場合は、はっきりと断ってしまっても支障がでないのか心配になってしまってあいまいな返答をしてしまうことがよくあります。
あからさまな営業電話と判断できた場合には、躊躇なくはっきりと断るようにしなければなりません。しかしはっきりと断る場合でも、丁寧に断るように言葉を選ぶようにすることが大切になります。
営業電話は確かに迷惑なのですが、あきらかに不機嫌な態度や迷惑な態度で断ると、会社のイメージも悪くなってしまいます。
断る際には社会人としてビジネスマナーのある丁寧な断り方をする必要があります。
もしかしたらこの先電話の相手と仕事でお付き合いをすることになることも考えられます。
この時にぞんざいな態度で対応してしまうと、将来的に会社のデメリットになってしまう可能性もあります。
会社の顔だということを意識して、常識の範囲内で丁寧に対応するように心がけましょう。
しかしこちら側が丁寧な対応をすることで、強引な営業がしにくくなるので、できる限り丁寧に断るようにすると良いです。
「恐れ入りますが」と「失礼ですが」はクッション言葉はとても使いやすいビジネス用語になるので、このようなビジネス用語をうまく活用して、相手に不快を与えないようにうまく断るようにしましょう。
なるべく話の主導権をこちら側が握ることも重要になります。
電話がかかってきて、セールスの電話だと明確に判断することができたならば、どういったご用件ですか？などということで、会話の主導権を握ることができます。
会話の主導権を握ることができれば、相手の話のリズムを狂わすことができるので、早々に電話を切ることができるようになります。
担当者の確認と対応策
営業電話の中には、担当者の名前を知っているケースがあります。
このような場合はやみくもに営業をかけている業者ではない場合もあるので、一度保留にして担当者に取り次いで確認するようにしましょう。
しかし担当者の名前を知っているからといって、関連性のない営業電話も場合もあります。
担当者と面識がない場合でも以前に営業の電話をかけた際に名前を伝えたことで知っている場合や、セミナーの参加リストから名前を知ってかけてきてきている場合もあるので、ダイレクトに担当者につなぐのではなく、一度保留にして担当者に確認することが大切になります。
担当者との面識があるかないかは電話だけでは判断しきれないので、自己判断で断ってしまうようなことは避けるようにしましょう。
担当者不在はNGワードということを知っておく必要があります。
断る際に担当者が不在という文言を言いたくなるのですが、タブーになります。
この言葉を使うことで、担当者の名前を聞かれて知られてしまうことになり、担当者がいつ戻ってくるのかを聞かれるケースが多く、余計な時間がかかってしまうことになります。かかってくる電話に出る人は同じ人とは限らないので、何度もセールスの電話をかけてくる業者も一定数存在します。
このような事態を回避するには、社内でその会社名を共有して把握しておくことが大切になります。
その電話番号からかかってきた場合は、はっきりと丁寧に営業電話の断りを入れるようにしましょう。
これ以上電話をかけても意味がないということを相手に伝わるように断る必要があります。
電話をかけても意味がないとわかれば相手も無駄な行動をすることがなくなるので、営業電話がかかってこなくなります。
有効的な対策のひとつとして、かかってきた際に会社名などをメモに残しておくことで社員でその情報を共有しやすくなるのでおすすめです。
またしつこくかけてくる場合には毅然とした態度で接すすることも時には重要なことになります。
営業電話を１度断られた場合には、再度営業電話をしてはいけないという法律も存在するので、はっきりとしたNGの意思を表示しましょう。
営業電話だと判断することができた場合、再度かかってこないようにするためには、着信拒否にする方法も有効です。
拒否したい電話番号を登録する場合や、非通知電話をすべて拒否する方法などオフィスの電話機種によって異なるので、オフィスに設置されている電話のマニュアルによって着信拒否の設定をすると良いです。
取引先や顧客など頻繁に連絡する電話番号を登録しておくことで、その電話番号以外からかかってきた場合、営業電話の可能性もあるのであらかじめ心構えすることができます。
前もって心構えができていることで、営業の匠なトークに惑わされることなく、短時間で電話を切ることができるようになります。
このことからできるだけ多くの取引先や顧客の電話番号を登録しておくことをおすすめします。
しかし登録していないからといってすべて営業の電話だとは言えないので、電話を取る際には丁寧な態度で接するようにすることが大切になります。
セールスの電話を断って相手が不機嫌になって電話を一方的に切るようなこともあるんですが、そのような場合は気にする必要はありません。
そのような会社は自社に必要がない会社だったと割り切るようにしましょう。
断り方NGパターン
会社にかかってくるセールスの電話は、会社に関連性がある電話だけではなくさまざまな分野の会社からかかってきます。
会社にかかってくる電話にはすぐに対応しなければならないものや、すぐに必要ではないもの・一方的なセールスなどさまざまです。
通常業務と並行して不必要な営業電話に応対するのは、時間の無駄だけでなく、ストレスを感じる場合すらあります。
しかし会社には必要がないセールスの電話を取った際の断り方はその後に影響を及ぼす重要なことになるので、正しく断る必要があります。
断り方のNGパターンを紹介するので、是非に参考にしてみてください。
適切な断り方と言葉遣い
先ほどから述べていることなのですが、セールス電話はなるべく早く切ることがなにより大切なことになります。
なかなか断ることができなくて、長い間話につきあうはめになってしまっては業務に支障が出てくるだけではなく、何度もセールスの電話に対応するはめになってしまう恐れがあります。
セールスの電話対応をして、断りたいのになかなか断らせてくれない場合、こちら側の心理としては腹立たししくなるのは当然のことです。
しかしイライラしているかたといって強引に話の途中で電話を切ってしまうと、今後に悪い影響を与えることになりかねないので、平常心で丁寧にうまく断るようにする必要があります。
イライラを抑えることができなくて感情的になってしまって、暴言などをはいてしまったり喧嘩腰になってしまうことは、最もやってはいけないことになります。
これは社会人としての礼儀やマナーの問題だけでなく、電話の向こうにいるのは、将来のクライアントやユーザーとなる可能性もあることを頭に入れておく必要があります。
最近ではSNSの需要が高くなってきていることから個々からさまざまなことを発信しやすい環境にあります。
間違った断り方をすることで、会社のイメージをダウンさせるきっかけにもなりかねないので、自身の発言が会社の評価を左右させることになるということを自覚することが大切になります。
話が長くなってしまった場合、その都度真剣に聞き入れるようなことをしてしまうとこちら側が疲れてしまうので、必要のない営業の話の内容の場合は、聞き流す程度で聞くように意識すると良いです。
必ず断ることができるタイミングが話の間に訪れるので、その時にきっぱりと断るようにしましょう。
相手側もビジネスでかけてきていることを頭に入れて感情的にならずに、社会人にふさわしい対応をすることが大切になります。
営業の電話をかけている人は、何軒も会社に同じ電話をかけているので、断られることは承知の上です。
断ってしまったからといって気にする必要はないのですが、その断り方が重要になるので、この先お付き合いする可能性も視野に入れて対応するようにすることが大切になります。
あいまいな表現で断ることもタブーです。
日本人は物事をはっきりということが苦手な人が多い傾向にあるので、はっきりとした意思を伝えることが苦手といわれています。
しかしあいまいな断り方をすることで相手に隙を与えてしまうことになり、食い下がってくることも考えられます。
結構ですという言葉を使うことが多いのですが、この言葉は肯定にも否定の際にも用いられる言葉になるので、使う際には注意する必要があります。
結構ですという言葉を用いて断るのではなく、我が社には必要ありませんや、お断りしますなどといった用語を使うようにしましょう。
担当者に電話をつなぎたくない場合によく用いられるのが、担当者は不在ですといった言い回しです。
この言葉はセールスでは御法度の言葉になります。
不在と相手に伝えてしまうことで、担当者がこの会社に確かに在籍していることなどさまざまなヒントを与えることになってしまいます。
不在という言葉を発することで、いつ戻ってくるのかなど聞かれることになり、その後も繰り返し電話がかかってくることになります。
このような事態にならないためにも、不在という言葉を使わずに、相手の要件に対してきっぱりと断るようにする必要があります。
営業電話の見極めと断り方のポイント
セールスの電話をかけてくる人は、口が非常にうまいといった特徴があります。
話を聞きだす能力に長けているのでさまざまな情報を聞いてきます。
その際に担当者の名前や電話番号など教えてしまうことで、次回から担当者の名前を名指しで電話をかけてくるようになります。
こうなると取引先や顧客かセールスの電話なのか判断しにくくなってしまうことになり、担当者が相手をしなければならないようになり迷惑をかけてしまうことになります。
担当者が自身で名前を名乗るまでは、自己判断で安易に情報を伝えるようなことにならないようにすることが重要なことになり、しっかりとした対応が必要になってきます。
セールスの電話の中には、以前から取引をしているかのように装って電話をかけてきて上司につないでほしいや担当者につないでほしいなどといったことを言ってくるケースもあります。
特に新入社員の方は、自社がどこの会社と取引をしているのかすべて把握することが難しいので、取引先からの電話と間違えて上司や担当者に取り次いでしまうこともあるので営業の電話なのかしっかりと見極めることがになより大切なことになります。
中には担当者の名前をホームページから探してきて電話をかけてくる業者もいるので、注意が必要です。
営業電話の場合、こちら側に話す隙間を与えないように一方的に話を進めていったり、会社名を名乗らない・用件を聞いてもあいまいにするなどといったことがあるので、このようなポイントを踏まえて対応すると営業電話だとすぐに見分けることができるようになるので、きっぱりと断るようにしましょう。
相手のペースにはまるとなかなか断ることができないことに陥ってしまいます。そうなると相手の思うつぼになります。
そのような場合には、向こうがどのような質問を投げかけてきても、断りのフレーズを入れるようにすることが有効です。
相手側に何を言っても無駄だということをわかってもらうことができれば、電話を切ることができます。
また何度も申し上げているのですが、会社のイメージを下げてしまうような断り方はしないようにしましょう。
セールス電話に対応する
デメリット セールスの電話に対応することで会社側や従業員・社員などにさまざまなデメリットがかかることになります。
会社の一員として会社に属するものは、会社にかかってきた電話に出ることは大切な業務の１つになり、電話に出たくないからといって出ないわけにはいかないのです。
しかし取引先などの重要な電話ばかりがかかってくるとは限らず、中には不要なセールスの電話も多数かかってきます。
セールスの電話に対応することで、大切な業務の時間を電話対応に費やすことになる点がデメリットになります。
セールス電話の対応に伴う生産性とストレスへの影響
電話がかかってきた際には、今おこなっている業務を一時中断する必要があります。
このため対応している間は業務が止まってしまっている状態になります。
すぐにセールスの電話だと判断して、相手の話に乗らないようにスムーズに断ることができた場合はすぐに通常の業務に戻ることができるのですが、あいまいな断り方をしてしまった場合や、断るタイミングを逃してしまった場合など長い時間電話の対応に追われることになってしまいます。
そうなると自身がおこなわなければならない業務ができなくなってしまうので生産性が劣ってしまうことになります。
このことからセールスの電話だとすぐに見極めて適切にそして早急に断るようにする必要があります。
またセールスの電話対応はとても精神的な負担が大きくストレスがかかるものです。
せっかく業務に集中していたのに、業務の途中で不要なセールスの電話の対応をしなければならない場合、モチベーションが途切れてしまう恐れがあり、電話を切った後にパフォーマンスが低下することも考えられます。
パフォーマンスが低下すると、会社にもデメリットになるので、セールスの電話の対応はマイナスが多いことが容易にわかります。
またかかってきた電話が担当者の名前を言った際に一度通話を保留にして担当者に確認する作業をする必要があるので、それもまた不要な手間がかかることになってしまいます。
関連性がない会社からのセールスの電話でも担当者の名前を言ってつなげてほしいなどということもあり、間違えて電話を取り次いでしまうとその担当者にも迷惑をかけてしまうことになります。
万が一対応を間違えてしまって担当者の名前などを相手側に伝えてしまった場合などには、なんどもしつこくセールスの電話がかかってくることになり、その都度対応に追われることになってしまいます。
そのような事態になってしまうと、セールスの電話の対応に費やす時間が増えることになり、おこなわなければならない業務ができなくなってしまうこともあります。
このことからセールスの電話があった際には自社に必要な電話なのかどうかを判断して見極めることが重要になります。
会社側でも対策をすることで、社員や従業員にかかる負担を軽減することができます。
社員に負担をかけないように、迷惑電話のフィルターの設定や、会社で共通の情報を共有するように工夫する必要があります。
相手の状況が見えないこともセールスの電話のデメリットになります。
会社にメリットがある営業の電話の場合もあるし、まったく不要な営業の電話もあるので、それを見極めるためには用件を端的に聞き取ることが必要になるのですが、用件を聞き取るには、それなりの話をする必要があるので、その分長電話を強いられることになり、元の業務になかなか戻ることができくなる場合もあります。
セールスの電話の特徴のひとつに、用件を聞いてもあいまいにしたりすることが多いので、その分時間と労力を費やすはめになり、業務に支障をきたすことも考えられます。
回線の制約と経営上の課題
セールスの電話に対応することで本来取る必要がある電話の対応ができなくなる恐れがあります。
電話の回線が複数ない場合、大切な取引先からかかってきてもセールスの対応をしていることで、大切な電話を取り損ねてしまうことになります。
回線が１本だけの場合、取引先が何度もかける必要が出てくることになるので手間をかけてしまいます。
また緊急な用件の場合すぐに対応することができなくなるので、会社の信用にもかかわります。
このことからセールスの電話が多い会社などは、複数の回線を用意して対応する必要があります。
しかし複数回線の契約をすることは、コストがかかることになります。
経営が安定している会社の場合は良いのですが、個人事業主や中小企業の場合なかなか設備に投資することが難しいことも多いです。
そのため１本の回線で対応せざるおえないことが引き起り、大切な取引先などの電話にすぐに対応できないようなことが引き起ってしまうので、会社の経営の観点から考えてもセールス電話はデメリットになるといえます
。電話というツールは通話でのやりとりになるので証跡を残すことができないことが多いです。
このためセールスの電話の対応の後に言った言わないなどといったトラブルになる可能性もあります。
トラブルにならないためには、おこなった会話をメモに残しておくようにする必要があるのですが、それもまた手間がかかることになるので、業務の生産性に影響を与えることになります
。トラブル回避のために録音機能がついている機種に変えるなどといったことをおこなう必要があります。
録音できる機種だとメモに残すことは不要になり、従業員にかかる負担を軽減させることもできます。
また聞き違いを防ぐこともできる点も魅力になります。録音機能がついていることで、何度もしつこくかけてくるような悪徳なセールス電話がかかってこなくなるのでおすすめです。
セールスの電話の対応を誤ってしまうことで、会社の信頼性を下げてしまう恐れがあることもデメリットの部分になります。
セールスだからと言って、適当な対応や失礼にあたる対応をすることで、将来に取引先になるかもしれない会社を逃してしまうことになります。
セールスは早急に断ることが基本ですが、不機嫌な態度で断ったりしないようにする必要があります。
イライラを抑えながら丁寧に対応することはとてもストレスがかかることです。
ストレスをためてしまうと、業務のパフォーマンスに悪い影響を与えることにもつながるので、セールスの電話対応をすることはデメリットの部分が大きいということがわかります。
不要な電話対応をやめる方法
会社にはセールスの電話など不要な電話はたくさんかかってきます。
このような不要な電話対応をやめることで従業員の業務のパフォーマンスが向上して、生産性を上げる効果があります。
不要な電話対応をやめる方法はいくつかあるので紹介します。１つ目は迷惑電話フィルタを導入する方法になります。
迷惑電話対策の代替手段：迷惑電話フィルタと電話代行サービス
迷惑電話フィルタとは、セールスの電話などの迷惑電話番号情報をもとに作成して本機の迷惑電話番号リストを更新するサービスです。
迷惑電話フィルタは、着信音を鳴らさずにブロックすることができる機能があり、着信音を鳴らすことなく電話を自動的に切ってくれるサービスになるので、迷惑なセールス電話対策には有効になります
。サービス利用料は無料になり通信費がかかる程度なので、ナンバーディスプレイサービスの加入は必須になるのですが、導入する際のコストもあまりかからない点が魅力です。
２つ目は電話代行サービスの利用になります。電話代行サービスとは、電話のプロフェッショナルであるオペレーターが従業員の代わりに応対してくれるサービスです。
電話の一次対応を代行サービスを利用すると依頼者にかかってきた電話を、オペレーターが代わりに一次対応するので、勧誘やセールスの電話などにその都度応対する必要がなくなります。
必要な用件のみ取り次ぎ、対応できるので、セールス電話に困っている会社の場合は、一次対応を代行サービスの利用をおすすめします。
このサービスを導入することで、業務の途中で不要な電話に出る必要がなくなるので、従業員のパフォーマンスの向上や従業員にかかる負担を減らすことができるようになります。
営業時間外や、オフィスを空けている時間帯でも安心して電話の応対を任せることができます。
電話代行サービスはさまざまな会社が提供しているので、対応の内容やレベルはサービスにより異なります。
従業員に取次ぎのみのシンプルなサービスから、クレーム応対をおこなうものまで幅広くあるので自社に適した電話代行サービスを見つけ出すことが必要になります。
すべての着信はコールセンターで対応することになり、社員による対応が必要かどうかを判断してから取り次ぎをおこなうシステムになるので、セールスの電話など不要なものは、このコールセンターで対応することができるようになることから、社員の手間を省くことができ、不要な時間を減らせます。
電話代行サービスは予算に合わせて必要なサービスを受けることができるので、経費をあまりかけたくない会社の方でも安心して導入することができます。
煩わしいセールスの電話などが多い企業の場合は、電話対応専門の人員を雇用しなければならないこともあります。
しかし人件費がかかる点や、教育にかかるコストなどを考慮すると得策ではないです。
このような場合にも電話代行サービスを利用することで、新たに雇う人件費の削減をすることができます。
しかしデメリットの部分も把握しておく必要があります。
あくまでも代行サービスになるので、社員のように的確で柔軟性がある対応をかならずできるとが限らないことを把握しておく必要があります。
電話代行サービスのオペレーターに、社員と同じ知識レベルを求めることはできません。
したがって社員が応対しなければいけない場面もあることを頭に入れておきましょう。
サービスによって料金形態が異なることも把握しておく必要があります。
思いのほかたくさんの費用がかかってしまうことがないように、事前に見積もりを取り寄せてかかる費用を導入までに知っておくようにしましょう。
一次対応サービスの範囲もサービスによってさまざまになるので、相手方の会社名や担当者名・簡単な要件など聴取するなどどこまでの範囲になるのかも事前に把握しておく必要があります。
一般的に低価格で提供しているサービスの場合は、簡易的な受付しかしないことが多いのですが、不要なセールス電話などの対応には適しています。
複雑な対応を求める場合には、高額にはなるのですが、柔軟な対応ができるサービスの利用をおすすめします。
効率化と負担軽減：自動応答サービスの利用メリット
３つ目は自動応答サービスを利用する方法です。
自動応答サービスは、不要な電話対応をやめることができる方法になります。
自動応答サービスとは、着信を受ける際に自動音声で対応できるサービスです。
IVRと音声ガイダンスと自動応答の３種類があるので、それぞれの特徴を見極めて自社に適したサービスを選ぶようにしましょう。
IVRとは自動音声による、プッシュ番号で着信先を振り分けるシステムのことを指します。
プッシュ番号によって担当部署へダイレクトに転送することができるので電話業務の効率化を図ることを可能にします。
音声ガイダンスは、着信があった際に、自動音声によってアナウンスを流すシステムのことを言います。
人に頼ることなく機械が対応するといった特徴があります。
例えば休みの日に着信があった際でも今は電話に出ることができない旨を伝えることができたり、電話に出ることが困難な場合にはただいま電話が混み合っていますといったアナウンスを流すことができます。
電話に出られない状況の場合など呼び出し音が永遠に鳴り続けてしまうといった事態が引き起り発信者に不安を抱かせることになるのですが、音声ガイダンスがあれば、このような事態を防ぐことができるので、取引先など重要な電話対応にも適しています。
自動応答とはAIによって人手を介することなく電話応対ができるシステムのことを言います。
一方的なアナウンスを流すシステムではないので、発信者と相互的なやり取りをすることができます。
営業時間外に対応することができ、発信者の情報なども記録することが可能なので、適切な対応をすることができるようになります。
音声ガイダンスも業務の効率化を図ることができるサービスになり、これまで従業員がおこなっていた対応を機械が代わっておこなうことで、電話の対応や取り次ぎにかかっていた負担を軽減させることができます。
一次対応を新入社員に任せる企業も多いのですが、不要な電話に時間をさくことで本来の業務をおこなえなくなることもあるので、電話自動応答システムは負担の軽減につなげられるサービスになります。
