コールセンターのテレワーク化が必要な理由
断ることができる環境を整えておくことが大切
しつこい営業電話をなくしたいのであれば、断ることができる環境を整えておくことが大切です。たとえば、コールセンターをテレワーク化しておくことも1つの方法だと言えます。特に代表電話番号宛てに何件もの営業電話がかかってくる場合は、それに対応できるだけの人員を確保しておかないといけません。しかし、コールセンターは人手不足が生じやすいという現状があります。営業電話がたくさんかかってくるけれど人材が十分ではないという問題が起きていると、そちらに対応している間に商品やサービスを購入する意思のある顧客からの電話を逃してしまう恐れがあるでしょう。コールセンターのテレワーク化は人手不足解消に効果的であることが分かっているため、営業電話を処理しながら企業の利益に繋がる重要な電話を逃さずに済むようになるはずです。営業電話に対応するために十分な人材を配置しておくことに対して、人件費を無駄にしていると感じる人もいるかもしれません。確かに、ただ人数を増やすだけではコストが増えるだけで賢いやり方ではないと言えます。コールセンターのテレワーク化を推進しながら人材を増やすのであれば、コストを減らしながら人材を配置することが可能です。オフィスにたくさんのオペレーターを配置させるとなると、広いスペースが必要となりますが、テレワーク化すれば省スペース化を成功させることができます。社内で働く人が少ないと必要以上に広いスペースを確保する必要がないことで、オフィスにかかる費用を削減することも可能です。出社しなくても営業電話を断ったり顧客に対応したりする仕事ができるようにしておくと、社員に支給する交通費を少なくすることもできます。営業電話を撃退することは非常に重要ですが、大前提として企業の損失に繋がらないような環境を整えておくべきです。コールセンターをテレワーク化することで、しつこい営業電話と戦える環境をつくることから始めると良いでしょう。
研修や教育を行っておく
営業電話撃退のためにコールセンターをテレワーク化する際には、テレワークであっても上手に断ることができるように研修や教育を行っておく必要があります。テレワークはとても便利な働き方の1つだと言えるものの、事前準備が十分でなければパフォーマンスの低下を招く可能性があるでしょう。しつこい営業電話がテレワーク中のオペレーターにかかってきた場合は、3つの手順で対応することを徹底しておいたほうが良いと言えます。まずは早いタイミングで用件を尋ね、次に詳細を求めると良いです。最後に丁寧かつハッキリと断って相手が希望する相手に取り次がないことが重要だと言えます。より詳しく説明していくと、早く用件を尋ねることは時間を浪費しないために必須です。相手のペースに巻き込まれて用件を明らかにすることができなければ、無駄に時間を費やすことになり、他の業務に支障をきたすことになります。テンポ良く話されてしまうと聞くタイミングがないと感じられるかもしれませんが、電話を受けて簡単に挨拶をした後には「どのようなご用件でしょうか」と尋ねるようにしてください。印象を悪くしないためには、「恐れ入りますが」という言葉を添えると良いでしょう。営業電話でなかったらすぐに用件を聞くことで悪い印象を与えるかもしれないと考えるかもしれませんが、この尋ね方はあらゆる人を相手に使える汎用性が高い言い回しですし、本当に大切な連絡であったとしてもマイナスの印象に繋がらないはずです。特定の社員が在席しているか尋ねられることもあるはずですが、その際にはすぐに相手に取り次ぐのではなく、ひとまず先程のフレーズを使って用件を確認するようにします。用件が明確でないときには詳細を求めることも大切です。尋ねたときに「サービスを紹介したくて」「ご挨拶をしたくて」などと詳しい話を濁すような返答であった場合は、詳細を求めるようにします。「具体的にどのようなご用件でしょうか」とハッキリ聞いてしまうことでスムーズな対応を実現することが可能です。営業電話や迷惑電話の場合は強く尋ねた時点で切られることがあるため、不必要な時間を使うことがなくなります。不要な連絡であることが分かったけれど相手から切る様子はないというときは、キッパリと断るようにしましょう。キッパリと断ることは大切ですが、邪険にすることはやめたほうが良いと言えます。顧客や取引先からの連絡ではなかったとしても、邪険な対応を理由に悪いイメージを広められてしまう危険性があるので注意が必要です。「恐れ入りますが、そういったご提案はお断りしております」「新規のお取引は控えさせていただいています」、「必要がありましたらこちらから連絡いたします」などの言い回しが便利だと言えます。
コールセンターをテレワーク化して低コストでの対応する
煩わしい営業電話や迷惑電話への対応にコストをかけたくない場合は、コールセンターをテレワーク化して低コストでの対応を実現することがおすすめです。このような方法を取り入れると低コストかつ効率的に不要な電話を処理できるようになりますが、成功させるためには対応の手順まで詳しく理解しておくことが重要だと言えます。述べたように、素早く用件を聞いたり詳細を求めたり、最終的にはハッキリ断ったりすることが大事です。オフィスで働いている場合は周囲に助けを求めたり、状況を見守っていた人が対応を変わってくれたりすることもありますが、テレワークとなるとそれらが難しいと言えます。ひとりひとりのオペレーターが確実に対応できる状態にしておくことが望ましいので、環境を整える際には対応の手順や断り方をオペレーターが把握できるようにしておきましょう。
ほとんどかかってこないのであれば営業電話や迷惑電話に費やす労力やコストは少なくて済みますが、企業によっては毎日何件もの不要な連絡が入ってくるケースもあります。必要のない連絡が多い場合にどのような体制をつくっておくことが望ましいのか、具体的にどのように対応していくべきなのか丁寧に確認しておきましょう。そうすることによって、自社で今まで行っていた対応以上の効果的な処理が行えるようになるはずです。
営業電話や迷惑電話を判別するコツ
不要な営業電話や迷惑電話であると明確に分かっている場合は良いですが、実際に応対したりある程度話を聞いたりしないと判別が難しいケースもあります。そこで、ありがちな営業電話や迷惑電話のパターンを理解しておくことで、スムーズに判別することができるようにしておきましょう。
取り次ぎを求めてくるものの、特定の人物を指名されない場合は要注意
取り次ぎを求めてくるものの、特定の人物を指名されない場合は要注意です。営業電話や迷惑電話はリストを使って手当たり次第に架電しているケースが多いと言えます。担当者の名前まで知られていることもありますが、それすら知らずに架電するパターンは少なくありません。特定の人物への取り次ぎが求められるのではなく、役職名で取り次ぎを依頼されるのであれば不要な連絡である可能性が高いです。取引を行っている人物が電話をかけてきたのであれば、担当者の名前を覚えているはずなので、曖昧な言い方をされるときには警戒しておいたほうが良いでしょう。社長や営業担当者などの役職名をあげてくる場合は注意が必要です。担当者の名前を忘れて役職名で取り次いでもらおうとしているのかもしれないと思うこともあるはずですが、その場合は他のチェックポイントを見て総合的に判別することをおすすめします。
社名を聞いてもきちんと答えてくれない場合も気をつけてください。とある会社の名前を出し、関連会社であると説明されるケースもありますが、この場合も営業電話であることがほとんどです。取引相手であればハッキリと社名を教えてくれるでしょう。本当に関連会社と取引をしているケースもあるはずですが、その場合は既に取引していることや明確な用件が伝えられるはずなので誤って取り次ぎを拒否してしまうという失敗をしないはずです。コールセンターでは取引のある企業名を素早くチェックできるシステムが導入されているケースも多いため、あげられた名前でサーチして営業や迷惑電話でないかどうか判別することも良いでしょう。
一方的に話を進めようとする
一方的に話を進めようとする場合も営業や迷惑電話である可能性が非常に高いです。話す機会を与えないトークであると感じる場合は、営業電話であるケースが多いと言えます。営業をかける側は話を聞いてもらうことを1つの目標としているケースが多いので、とにかく切られることなく話を最後まですることに力を入れている人も多いです。用件などを詳しく聞くタイミングが掴めないといつまでも話に付き合うことになってしまいますが、それは問題だと言えます。本来の業務に割ける時間を減らしてしまうことになるので、強引な会話を止める必要があるでしょう。通常であれば話している相手の言葉を遮ることは望ましくありませんが、営業を目的とした電話や迷惑電話であれば話が違います。遮ってでも相手の話を止めないと、いつまでも必要のない話を聞き続けることになるでしょう。
電話口から何人かの話し声が聞こえる場合は営業電話や迷惑電話と判断できます。オフィスから連絡をしてきたのであれば、周りの人も電話をかけているような声が聞こえてくることは少ないです。周囲から多数の話し声が聞こえる場合は、周りでも電話がかけられている可能性が高いと言えます。営業を専門とするコールセンターから電話がかけられている場合が多いため、早めに不要な電話の可能性が高いと判断して良いでしょう。
会話が成り立つかどうかも重要な判断基準
会話が成り立つかどうかも重要な判断基準です。先述した強引な会話とも似ていますが、こちらの問いかけにきちんと答えることなく自分の言いたいことだけを言ってくるような場合は営業のケースが多いと言えます。営業のための架電の経験が少ない人からの電話であれば、こうした特徴を感じ取りやすいです。渡されているマニュアルを参考にして会話を進めていることが多く、イレギュラーな質問を受けたときに上手く答えられない状態である可能性が高いと言えます。不自然な会話の流れになったり、こちらの話を聞いているのか分からないと感じられたりする場合は、取引先や顧客である可能性は低いでしょう。
電話番号を検索できるシステムを取り入れておくことも判別のためにおすすめです。紹介したようなポイントを知っておけば、営業や迷惑電話であることに気がつける可能性が高まります。けれども、少しでもこれらの電話にかける時間を減らしたいと考えているのであれば、よりスピーディーな判別方法を用意しておくと良いです。顧客や取引先のリストと連携しているシステムやツールで検索ができるようにしておくと、本当に取引がある相手であるかどうかを瞬時に判断できます。必ずしも顧客や取引先がリストに登録されているわけではなく誤って判断しそうだという場合は、インターネットで電話番号を検索できるようにしておくことも良いでしょう。営業電話や迷惑電話はクチコミサイトに電話番号とどのような相手であるか書かれていることが多いため、書き込みが見られた電話番号であれば必要な電話であるかどうかの探りを入れずに早めに断ることができます。
フリーダイヤルからかかってきている
フリーダイヤルからかかってきている場合は、営業電話である可能性大だと覚えておきましょう。顧客や取引先の社員がかけてくる場合は、携帯電話番号であったり市外局番であったりするケースが多いです。フリーダイヤルが使用させることはほぼないので、番号を見て疑うことができるようにしておくことをおすすめします。多くのコールセンターでは電話のために便利なシステムが備わっており、受け取った電話の番号が瞬時に確認できるようになっているはずです。フリーダイヤルであることが判明したときには、他のポイントを一緒に確認することで必要な連絡か不要な連絡か判断しましょう。
営業電話や迷惑電話のかけ方が巧妙化していることも多く、コツを知らないまま対応してしまうと長い時間をかけなければ不要であるとジャッジできないケースもあります。しつこい営業電話や迷惑電話に時間を割くことは勿体なく、自身の仕事効率低下や会社全体の業務効率低下などを招くことになるかもしれません。判別のためのコツを十分に理解し、なるべく短い時間で適切に判断できるようにしておくことが大切だと覚えておきましょう。
営業電話に対応するリスク
自社にかかってきた電話を無視することはできませんが、営業電話が多すぎると様々な問題が発生します。たくさんの営業電話に時間をかけて対応することには深刻なリスクがあるため、どういったリスクを孕んでいるのか確認しておきましょう。
営業電話に対応する６つのリスクとは？
1.本業に使う時間が減ってしまうこと
本業に使う時間が減ってしまうことが、深刻なリスクの1つだと言えます。会社によって誰が電話に出るかということは違っているはずですが、コールセンターを配置している場合は顧客や取引先の電話に対応する時間が減ることになるでしょう。コールセンターを配置していない場合は手が空いている社員や事務職の従業員が対応するケースが多いですが、本来なら他の業務に使えた時間を電話対応に費やすことになります。本業に使える時間が減ってしまえば、他の業務を期限までに終わらせることが難しくなっていい加減な作業になってしまったり、期限までに仕事を終わらせるために残業が必要になったりすることもあるはずです。質の悪い作業やたくさんの残業は、投入した人件費を無駄にすることになります。無駄にしてしまうだけでなく、人材が足りずに雇用を増やすようなことがあれば、人件費高騰という課題を抱えることになりかねません。
2.機会損失に繋がるリスク
営業電話に対応してしまうことには、機会損失に繋がるリスクも考えられます。暇なタイミングを狙って営業電話がかけられるわけではありません。営業電話に対応しているときにも顧客や取引先から電話を受けている可能性は十分にあります。かかってきた電話全てに対応することができるほどの環境が整っている場合は、数多くの営業電話があったとしても顧客や取引先の連絡をスルーしてしまう可能性が低いです。十分に対応できるだけの体制を整えられていないのであれば、無駄な営業電話への対応で困っているときに顧客や取引先から電話をスルーしてしまっている可能性があります。顧客と取引先からの連絡の全てが利益に結びつくものではありませんが、商品やサービスへの問い合わせであったり受注であったりする可能性もあるでしょう。商談成立のチャンスを知らず知らずの間に逃しているリスクがあるので、機会損失が起こりにくい状態にしておくことが重要です。
3.従業員のモチベーションを低下させる
従業員のモチベーションを低下させるというリスクもあります。大量の営業電話に対応するとなると、社員のやる気が下がってもおかしくないです。営業を目的とした連絡であったとしても邪険にすることができないので、取引先や顧客からの連絡に対応しているときには感じなかったストレスが感じられる場合もあります。不要な電話に対応することで自分の仕事に割ける時間が減ってしまうと、生産性が低下したことにストレスを感じ、やる気まで下がってしまう可能性が高いです。
4.社内環境が悪くなるというリスク
社内環境が悪くなるというリスクもあります。無駄な営業電話や迷惑電話の相手をする時間が多いと、社内の人間関係が悪くなることもあるでしょう。厄介な相手の電話を受けてしまったときに上手く立ち回ることができずに対応に時間がかかっている社員がいる場合、周りの社員が災難だと思ってくれるケースもあれば、何故そんなことに貴重な仕事時間を使っているのだと思われてしまう場合もあります。直接指摘が行われた場合だけではなく、陰口を叩いている人がいるような場合も社員同士の関係悪化を招くことになるでしょう。営業電話への立ち回り方が明確化されていなかったり、経験が少なかったりすると上手く対応できなくてもおかしくないです。仕方がないことですが、対応を行わなかった他の社員から批判的な態度が出ないとは限らないため、営業電話にも時間をかけて対応せざるを得ない状況となっていると危険だと言えます。
5.離職率が上がる可能性も大きなリスク
離職率が上がる可能性も大きなリスクです。モチベーションが低下する可能性や社内環境が悪くなる可能性について触れましたが、これらは従業員満足度を下げる要素だと言えます。継続的にモチベーションが下がってしまうとその会社で働くことの意義を見失ってしまったり、他の環境へ移りたいという気持ちがわいたりすることもあるはずです。社内環境が悪くなった場合、職場の人間関係を重視する人であればあっさりと退職を決めてもおかしくありません。直接営業電話が理由になるとは言い切れませんが、これによって離職の要因を増やしてしまうことは理解しておく必要があります。
6.重要な情報が漏洩してしまうというリスク
重要な情報が漏洩してしまうというリスクもあるでしょう。営業や迷惑電話であることが見抜けなかった場合、対応した者が口を滑らせてしまう恐れもあります。相手は営業担当者の名前を知らずに連絡しているのに、対応者が「鈴木は会議中です」「佐藤は出張中です」のように名前を明らかにして対応してしまうこともあるかもしれません。名前を出してしまうと、それ以降は担当者の名前宛てに電話を受ける恐れがあり、営業電話に気づくことができなくなるはずです。商品の案内を受けたとき、類似する商品を使っていることを理由にお断りすることができますが、その際に利用している商品名などを伝えると懇意にしている会社を知られることになります。次回からは懇意にしている会社と勘違いさせるような連絡をしてくる可能性もあり、営業電話であることを見抜きづらくなるかもしれないです。早い段階でキッパリ断っておけば情報を漏えいするリスクが低くなりますが、長々と話に付き合っているとつい情報を漏らしてしまう危険性があると理解しておきましょう。
いろいろな営業電話のリスクに注意しよう
たかが営業電話だと思うかもしれませんが、これに対応してしまうことには色々なリスクがあります。些細なことに感じられるものもあるかもしれませんが、リスクの積み重なりにより大きな問題に繋がる可能性は十分に考えられるでしょう。リスクを回避したいのであれば、気を遣いながら対応をするのではなく、迅速に処理していくことが重要だと言えます。時間がかかればかかるほどトラブルに繋がるリスクが高まることを理解し、適切に処理していけるようにしておくことが重要です。思わぬトラブルに繋がってしまうこともあるので、営業電話や迷惑電話に対応する可能性がある人は考えられるリスクを頭に入れておいたほうが良いと言えます。
しつこい営業電話を事前に防止する方法
しつこい営業電話や迷惑電話は電話がかかってきたときに対応するしかないと考えている人が多いはずです。基本的には電話を受けた後に対処しなければなりませんが、実は防止のためのアイデアを取り入れておくこともできます。不要な電話を事前に防止するための方法がいくつかあるので、取り入れてみることがおすすめです。4つの方法があるので詳しい内容をチェックしておきましょう。
社内対応マニュアルは絶対に用意
社内対応マニュアルは絶対に用意しておいたほうが良いと言えます。迷惑電話の場合は無作為に抽出した番号にコールしていることもありますが、営業電話の場合はリストが存在しているケースがほとんどです。営業リストに登録されてしまうと何度も電話を受ける可能性があるので、初回の連絡で断ることに成功しても、後日別の社員が担当して上手く断れない恐れもあります。複数の担当者が登録されているケースもあるため、その場合も何度も電話がかかってくることになるはずです。何度も繰り返されるしつこい営業電話を撃退したいのであれば、社内対応マニュアルの存在が必要不可欠となります。社内対応マニュアルには営業電話や迷惑電話への基本対応を掲載しておくことが大事です。口頭で説明しただけでは覚えてもらえない可能性が高いですし、いざ電話の対応をすることになったときに想像していたようには上手く立ち回れない可能性もあります。基本対応の記載は最低限であり、不要な電話の見極め方や上手な断り方、理想的な言葉遣いなども記載しておくと安心です。あまり電話対応をしない人が不要な電話の処理を行うことは大変であるため、実際の会話を想定してロールプレイモデルで対応を記しておけばスムーズな処理を期待しやすくなります。マニュアルによって毅然とした態度で対応できる社員が増えると、取り次いでもらうことや営業をかけることが困難だと判断され、次第に連絡が減っていく可能性もあるでしょう。
着信拒否の設定
着信拒否の設定も防止に役立つはずです。初回の電話では拒否することができませんが、2回目以降の電話であれば拒否することができます。営業リストに名前が載ってしまうと何度も電話がかかる恐れがあると述べましたが、着信拒否によって再度電話がかかってくることを避けられるようになるでしょう。設定した番号から電話がかかってくることが一切なくなるため、頻繁にかけてくるようなしつこい営業電話や迷惑電話に効果的です。有効な対策の1つですが、相手が非通知でかけることを徹底している場合、複数の番号を使っている場合は効果が得られなかったり薄くなったりします。非通知でかけてきた相手を着信拒否にすることはできませんし、複数の番号を持っている場合は拒否されたときには他の番号で電話をかけてくる恐れもあるでしょう。後者の場合は着信拒否が行われたことで強く拒絶されていると気づき、それ以降は営業リストから外されることもありますが、気にせずにあの手この手で接触しようとするケースもあることを覚えておく必要があります。
電話番号区分の活用
電話番号区分の活用もおすすめです。代表電話の番号を区分分けしておくことで、営業や迷惑電話を回避しやすくなります。既存顧客や取引先用の代表電話とそれ以外の代表電話を別の番号に設定しておくと、後者は得意先からの着信ではないと判断することが可能です。もしかすると、顧客が後者の番号にかけてくることもあるかもしれませんが、営業電話の疑いがあると分かった上で電話対応ができるので心構えをつくった上で対応できるようになります。気をつけておくべきことは、顧客や取引先用ではない番号に電話があったときに失礼な態度を取らないことです。営業や迷惑電話の場合は多少強気な態度で対応しないといけないこともありますが、初めから強気な態度で対応することは好ましくありません。見込み顧客や専用の代表番号を知らない顧客の可能性もあり、その場合は印象を悪くしてしまう恐れがあります。企業のイメージダウンを引き起こさないようにするためにも、どちらの電話に対応するときでも丁寧な態度であることが大切だと言えるでしょう。
IVRを導入
IVRを導入することもおすすめです。自動音声応答のことをIVRと呼びます。使ったことがなければ具体的な仕組みが分からないかもしれませんが、IVRを使うと着信と同時に機械による自動音声ガイダンスを流せるようになるので便利です。企業や店舗へ問い合わせをするときに、「サービスに関する内容であれば1」「料金に関する内容は2」「解約手続きは3」など、指示された経験がある人は多いでしょう。電話で聞くことができる音声ガイダンスがIVRの機能であり、営業電話や迷惑電話を回避するためにも活用することが可能です。明確に目的がないセールスの場合、基本的にはガイダンスの最後に案内が行われる「その他」に分類されている番号を押すしかありません。電話番号区分を活用する場合と同様に、その他の番号で電話を受け取った場合は営業電話かもしれないという心構えを持っておくことができます。営業電話をかける人はなるべく多くの架電数となるように短時間でたくさんコールするケースが多いです。IVRが設定されている場合、音声ガイダンスを聞いた上でオペレーターに案内され、そこから取り次いでもらうことになるので、設定がない場合よりもターゲットに取り次いでもらうまでのステップが多いと言えます。非効率的だと感じてIVRの設定があると分かった瞬間に電話を切るケースも多いため、オペレーターが対応する営業電話の数も減らせる可能性が高いです。ウェブサイトへの誘導を音声ガイダンスで実施することもでき、ウェブサイトから問い合わせを行ってもらう場合は用意しているテンプレートからお断りのメールを送ったり、相手にする必要がないものはスルーしたりすることができます。
しつこい営業電話がかかってきたときに適切な処理を行うことも大事ですが、着信数を減らすための工夫も重要です。4つの方法を取り入れることによって、自社にかかってくる必要のない電話の数を減らしていくことができるでしょう。1つだけ取り入れることも複数を組み合わせることも可能なので、自社に最適な組み合わせで導入することをおすすめします。
電話代行サービスを利用
営業電話や迷惑電話を上手く処理する方法が分かったはずですが、様々な工夫を取り入れても大変さを感じることが多いはずです。煩わしさから完全に解放されたい場合や、自社の社員に対応をさせたくない場合には電話代行サービスを利用することがおすすめだと言えます。電話代行サービスは自分たちの代わりに電話を受けて取り次いでくれるものだと認識している人が多いはずですが、ただ取り次ぐだけのサービスではありません。知らない人は多いですが、営業電話や迷惑電話への適切な対処まで行ってもらうことも可能です。営業目的や迷惑電話に悩まされている会社にとって便利で心強い存在だと言えるので、特徴や魅力について確認しておくことがおすすめです。
電話代行サービスで営業電話を処理してもらう場合、事前に営業や迷惑電話であることを判断する基準となるポイントを伝えたり、既存顧客の連絡先情報を共有したりすることから始まるケースが多いと言えます。判断基準だけでなく、受け答え内容まで細かく指示しておくことも可能です。毎回会議を理由に断ってもらうことも可能ですし、必要ないからとキッパリ断ってもらうことも問題ありません。細かい対応を指示することが面倒に感じられる人もいるかもしれないですが、対応内容はお任せにできるケースもあります。契約に当たって多少の打ち合わせは必要になるものの、最初にサービスを利用するための基盤を整えておけば、それ以降は自分たちが手間をかけなくても営業電話に対応し続けてもらえるでしょう。
100％営業や迷惑電話がかかってくるとは言い切れないため、電話代行サービスのオペレーターが顧客や取引先の電話を受ける可能性もあります。電話番号区分を活用する場合でも営業目的の着信だけを代行サービスに引き受けてもらうことは困難であるため、顧客や取引先への対応も任せなければならない可能性が十分にあることを知っておかないといけません。自社で対応できないことに不安を感じるかもしれませんが、代行サービスに顧客対応を行ってもらうことで心配を抱える必要はないです。そもそも、代行サービスは顧客や取引先の対応を目的として使用されることも多く、働いているオペレーターの対応の質は非常に高いと言えます。自社で電話を受ける経験が少ない社員に任せたり、応対研修が不十分な新人社員に任せたりするより、はるかに安心感があることを理解しておくと良いです。営業電話を想定して強い態度で応対されるわけではなく、顧客である可能性を考慮して丁寧に対応してもらえるので安心することができます。事前に打ち合わせしておくことで顧客や取引先からの電話は指定した番号に転送してもらえますし、転送を希望しない場合は折り返し電話ができるように着信があったことを伝えてもらうことも可能です。
報告が受けられることも便利なポイント
電話代行サービスを利用する場合、報告が受けられることも便利なポイントだと言えます。営業は一切不要だという人が多いですが、自社に有用な案内であれば詳細を知りたいと思っている人もいるはずです。希望すれば営業電話の件数をカウントしてもらえるだけでなく、営業で案内された内容をメモしておいてもらうこともできます。メモされた内容は即日やその日のうち、事前に決めておいた情報共有日などに伝えてもらうことが可能です。電話で報告を受けられるケースもありますが、メールやオンラインシステムでの情報共有が多いことから、手が空いたタイミングで着信の内容を確信できることも便利なポイントだと知っておきましょう。内容によっては商品を購入したりサービスを使ったりしても良いと思っている場合は、普段から必要性を判断するためにある程度営業マンの話を聞くことになっているはずですが、代行サービスの利用で案内を受ける時間を節約することができます。自社の社員が長い時間をかけて説明を聞かなくても、委託している代行サービスのオペレーターが聞いておいてくれるので非常に便利です。
こういったサービスを使うことに対して、コストがかかることで積極的になれない人もいるでしょう。初期費用や月額利用料、オプション料などの様々な費用が発生することになるので、確かにコストはかかってしまいます。それでも、電話代行サービスを利用したほうがお得になるケースは多いです。営業電話を含む着信数が多いことを理由にコールセンターのオペレーターを増員したのであれば、人件費が高くなってしまいます。代行サービスを利用する場合と自社で人を雇う場合は、前者のほうが月々の出費が抑えられることが多いです。思い切って電話業務全てを代行サービスに依頼するようにすると、コールセンター業務を一切なくすことができるので人件費を大幅にカットできるようになります。実感はしづらいかもしれませんが、社員が営業電話の相手をしなくて良くなることによって、電話に業務を邪魔されることが減るはずです。邪魔が入らなくなると作業効率アップや業務品質の向上も期待できるので、結果として会社にとってプラスになってくれるでしょう。
コストは発生するものの十分な費用対効果となるケースが多いので、積極的に利用することを検討したほうが良いと言えます。
まずはできることから始めてみることも良い
営業電話への対策は色々とあるため、まずはできることから始めてみることも良いでしょう。ですが、現実問題として対策を取り入れたからといって全ての営業電話を回避できるようになるわけではありませんし、企業によっては対策に手間がかかって結局業務効率が下がってしまうという問題が起こることもあります。電話代行サービスを活用するのであれば、最初に対応範囲や対応内容の打ち合わせを行っておくだけで、基本的には社員がノータッチでも営業電話を処理することが可能です。既に電話代行サービスを利用しているのであれば、オプションで営業電話や迷惑電話への対応を追加できるケースが多いので申し込むことをおすすめします。まだこのサービス自体使っていないのであれば、様々な電話の取り次ぎを行ってくれるようなサービスを選ぶことで、営業電話だけでなく顧客対応の手間も省けるようになると知っておきましょう。
