電話代行サービスがあれば固定電話は必要ない？
電話代行サービスの利用だけ、つまり固定電話がなくてもビジネスを行うことは可能です。
実際のところ携帯電話だけでビジネスをしている個人事業主もいますし、電話代行サービスで業務の効率化を高めている人は珍しくないです。
ただ、電話代行サービスを利用する場合、電話番号の社会的な信用が得にくい悩みが発生します。
これは取引相手などがこちらの電話番号を調べた場合に、電話代行サービスの情報が引っかかってしまうなどが挙げられます。
信用のある会社は総じて固定電話を使っていますし、番号も自社のものを使用するのが基本です。
確かに電話代行サービスは便利ですが、名刺や自社サイトに記載する電話番号がこの手のサービスのものとなると、信用が得にくかったり相手に不安を与える懸念があります。
勿論、固定電話の番号を重視する人ばかりではありませんし、大抵はそれほどビジネスの妨げになることはないでしょう。
とはいえ全く影響がないわけでもないので、万全の体制でビジネスに取り組みたいのであれば、固定電話を用意した方が良さそうです。
取引先の信用を得られるように固定電話を使用する
電話代行サービスを活用しつつ、固定電話を駆使して信用が得られるビジネスを展開することが大事です。
会社の登記は携帯電話番号でもOKですが、代表電話番号が固定電話ではないというのは、取引相手からすると少々不安です。
携帯電話は災害時に繋がりにくくなったり、固定電話よりも簡単に番号の変更が行えるイメージがあるので、番号の印象から受ける不安感を払拭するのは難しいです。
通常だと使用感は携帯電話も固定電話の番号もそう違いませんが、しかし心理的には違いがありますし、やはり無意識的にどこか不安を与えてしまう点は拭えないです。
会社の電話番号が固定電話の場合をイメージしてみると分かりますが、問い合わせる人にとってはどっしりとした安定感、安心感が与えられます。
固定電話・携帯電話が与える印象の違い
携帯電話は相手がどこにいるか分からない感じですし、そもそも電話に出る相手が会社の人間かどうか確かめようがないのがネックです。
その点、固定電話は実態がどうであっても、番号から安心できる印象を受けるのは確かですし、オフィスにいる人間が電話を受け取って対応する感覚で通話ができます。
この違いは誰もが思う以上に大きいですし、これから取引をしようと考えている相手にとって、判断を大きく左右する材料にもなり得ます。
だからこそ、問い合わせ窓口には固定電話を用意したり固定電話番号を設定するのが望ましいわけです。
固定電話が絶対に必須ということはありませんが、必要性は高くて重要度も軽視できないくらいには高いです。
電話代行サービスのみでは不十分ともいえますし、個人事業主がフルにビジネスを展開したいなら、固定電話すらも味方につけて武器にしたいところです。
個人的に問い合わせを受ける番号は携帯電話でも構いませんが、代表の番号については携帯電話以外にするのが無難です。
IP電話代表番号の使用は注意が必要
もっといえば、固定電話と比べて軽い印象を与えてしまうIP電話の050も代表番号には避けた方が良いでしょう。
ネットの時代に固定電話にこだわるのはどうかと考える人もいますが、今でもビジネスにおいては重要視されていますし、番号の種類で会社や個人事業主の信用を判断する人もいます。
固定電話を使用することには、ビジネスで競合するライバルに優位性を与えない、問い合わせの段階で信用が疑われにくくするといった目的があります。
つまり、個人事業主の場合は自らを守る為でもあり、ビジネスの土壌に立って成功を手にする条件だともいえます。
条件が1つ欠けてもビジネスができなくなるほどではないですが、優位性という意味では競合に譲ることになってしまうでしょう。
電話代行サービスが全てでもなければ、固定電話も全てではありませんが、ビジネス的には組み合わせや使い分けが成功の鍵を握ると言っても過言ではないです。
固定電話の使用の判断は、対外的にどう見られるかをイメージしたり社会的な信用を考えると、何を選ぶべきか分かってくるはずです。
クラウドPBXは取次方法が用意されている
固定電話を選択する際に気になるのは外出先における取次ですが、これは疑問を解消するPBXのような方法が用意されていますし、特に心配する必要はないです。
というのも今や固定電話番号で問い合わせを受けて、場所を選ばずどこでも電話対応ができる時代だからです。
着信だけでなく発信も可能ですから、会社の番号を使って電話を受けたりかけることができます。
しかもこのような仕組みの利用は導入のハードルが低く、短期間で簡単に利用が始められるようになっています。
電話代行サービスの利便性を損ねるどころか、逆に相乗的な効果に期待できますから、取次ができる仕組みを含めて固定電話の導入を検討するのがおすすめです。
電話代行サービスはビジネスに役立つ機能が充実ですし、個人事業主にとっては強力な武器が手に入るチャンスとなります。
法人や個人事業主の第一印象の重要性
電話は問い合わせ対応に加えて営業、打ち合わせや商談の取りつけなど、何かと重要なシーンを担うことになります。
個人事業主の生命線というと大げさですが、それでもネットだけでビジネスに取り組んだり、携帯電話のみで活動するのと比べれば大違いです。
人は第一印象が大事だといわれますが、それは法人だったり個人事業主にもあてはまります。
法人や個人事業主の場合は、営業担当の身だしなみや振る舞いの他に、名刺の作りや代表の電話番号の種類も印象に影響する材料となります。
たかが番号されど番号ですから、第一印象の重要性を理解してしっかりと整えたいのであれば、固定電話を軽視せずに活用するべきです。
利便性は電話代行サービスが保証してくれるので心配無用ですし、固定電話に縛られたり不便に感じることはないです。
電話代行サービスをベースに固定電話をプラスする、そう考えるとメリットが見えてきますし、前向きに導入を検討する切っ掛けとなるでしょう。
080や090ではなく、03や06から始まる番号で電話を受けられるとしたら、問い合わせの電話対応に自信が持てます。
中には0120の番号が使えるサービスもあるので、携帯電話や市外局番以上に問い合わせの心理的なハードルが下げられます。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXは、ビジネスフォン時代から存在するPBXをクラウドで実現する仕組みのことです。
従来のPBXは装置の設置が必要で工事をしないと使えませんでしたが、クラウドPBXなら工事不要なので利用の開始が早いです。
PBXを簡単に説明すると、会社の電話番号を使って外出先でも着信を受けたり、発信する仕組みとなります。
つまり固定電話を使えばまるでオフィスにいる感覚で電話対応をしたり、電話をかけて営業活動や取引先との約束ができるわけです。
その進化したものがまさにクラウドPBXで、インターネットが使える環境であれば場所を問わず、どこでもそこがオフィス代わりになります。
クラウドPBXを使い分ける
電話の発着信は携帯電話で可能ですから、1台の端末で携帯電話の番号と固定電話が使い分けられます。
固定電話を使用するやり取りに関してはアプリで行う形なので、違和感なく使い分けることが可能です。
一方の番号は電話代行サービス、もう一方はクラウド電話が使えますし、コア業務中はオペレーターに対応してもらうことで業務に集中できます。
すぐに問い合わせに応じたい場合はクラウドPBXによる電話転送、それ以外はオペレーターによる秘書代行という形で対応が行なえます。
オペレーターが電話に対応する場合は、かかってきた電話の用件をメールで伝えてもらえるので、着信音を気にしたり音が鳴る度に集中力を途切れさせずに済みます。
クラウドPBXが活躍するシーンでは、電話対応の重要性が高まっていることが多く、いかに確実に早く電話に出られるかが問われます。
電話の取りこぼしはビジネスチャンスを逃すことに繋がりますし、個人事業主には大きな痛手となるでしょう。
そのようなリスクに備えるのがクラウドPBXの目的の1つで、一人で何でもこなさなくてはいけない個人事業主の心強い助けとなります。
クラウドPBXとCTI機能の関係性
PBXは社内の電話回線とそれに繋がる内線電話などを管理、運用する為の機械です。
クラウド化によってPBXは物理的な装置の設置が不要になり、非常に導入しやすくなりました。
携帯電話を内線化したり、PCも内線に組み込むことができるので、外線の通話だけでなく社内の通話もしやすくなります。
クラウドPBXにはいわゆる顧客情報を扱う、CTI機能が搭載されていることが多いです。
着信時に、登録されている顧客情報が自動で画面に表示されますから、それまでのやり取りを思い出してスムーズに通話を始めることができます。
無駄のないやり取りは業務効率化に不可欠ですし、使える時間が限られる個人事業主には効率アップに繋がる仕組みの重要性が思いの外高いです。
このCTI機能が使えるようになることも、クラウドPBXのメリットの1つで導入を検討する理由になります。
クラウドPBXの保留や転送のメリット
ビジネスフォンの流れを汲むクラウドPBXなら、通話の保留や他の人に転送するのも容易です。
電話を繋いだまま一旦保留にして他の担当者に取り次げるので、最初に電話を受けた人が忙しくて手があいていなくても大丈夫です。
クラウドPBXの保留や転送のメリットは、特定のオフィスや事業所内に限らず、サテライトオフィスや外出先でも転送したり転送が受けられることです。
音声案内機能も使える場合は、取次そのものの削減が可能になりますし、少ない手間でスムーズな電話対応ができるようになります。
クラウドサービスなので最短の契約期間が短く設定されていることが多く、お試しで利用しやすいことも従来のPBXに対してクラウドに軍配が上がります。
クラウドPBXは取次・内線の転送も可能
端末は既存の携帯電話やPCが使えるので、固定電話を用意したり導入する手間もないです。
内線同士は通話料が抑えられますし、外線は通話料が全国一律になったりするので、内線も外線もお得になります。
ビジネスフォンではできなかった社外にいる人に対する取次、内線の転送もクラウドPBXがあれば実現します。
従来は外出先だと携帯電話で電話を受ける必要がありましたが、内線と携帯電話の垣根がなくなるので、使い勝手が大幅にアップします。
クラウドPBXの利用によるビジネスフォンと法人携帯の相違点
クラウドPBXの利用に法人携帯は不要ですから、別途契約して導入を行ったり、毎月費用を負担する必要もないです。
法人携帯は会社の番号で電話対応ができないといった、案外不便な側面がありますから、この点も比べればクラウドPBXに優位性があるのは明らかです。
既に持っている携帯電話を使うことができて、会社の番号で電話を受けたり発信できるなど、今では当たり前ですがこれもクラウドPBXのおかげです。
他にも携帯電話やPCでFAXの送受信が可能となったり、従業員同士の社内チャットや通話の録音機能が提供されることもあります。
起業したてでこれから電話を使う機会が多くなる、あるいは今後起業予定でビジネスフォンの導入を検討しているといった場合に、クラウドPBXが期待に応えてくれます。
ビジネスフォンは、契約方法がリースだと審査に通らないケースもあるので、起業前後の個人事業主には無視できない問題です。
クラウドPBXの費用と重要性
クラウドサービスは月額の料金体系が多く、審査を受けずに利用を始められることが殆どです。
起業済みで成長の軌道に乗っているケースでも、電話機の増加に伴う追加に対応しやすいクラウドPBXを導入するメリットが大きいです。
個人事業主の場合はあまりピンとこないかもしれませんが、スタートアップ企業にとっては意外と重要なことです。
従来のPBXだと、高頻度で装置を入れ替えたり電話機を増やさなくてはいけないので、柔軟に対応できないと大変です。
この大変というのは費用が発生することもそうですが、工事をする必要があることも含まれます。
ビジネスフォンを導入していてそろそろ買い替えという場合も、クラウド化してシフトすることにメリットがあります。
クラウド化以降は装置の入れ替えが不要になりますし、機能的にはプラスアルファとなりますから、乗り換えを検討する価値は十分にあると思われます。
新しい機能が追加されればすぐに使い始められますし、装置を更新しなくても機能の追加、拡張が実現するのもクラウドならではです。
インターネット環境があって通信できる状況が利用の前提となりますが、常時接続が常識の現代では導入や活用のネックにはならないです。
クラウドPBXの電話代行サービスとは？
クラウドPBXの電話代行サービスは、名前のように場所を問わずに発着信できるPBXと、電話対応をオペレーターが代行する仕組みを組み合わせたサービスを指します。
組み合わせによって期待できる相乗効果の1つには、着信があった電話の重要性を判断して、その後の対応が可能になることがあります。
個人事業主の場合は、かかってくる電話に対応する時間がより貴重ですし、なるべく営業などの重要性が低い電話には出たくないものです。
反対に問い合わせや商談といった電話は逃したくないですから、その判断と時間や労力の削減に繋がるクラウドPBXの電話代行サービスは魅力です。
時間の価値が高くて、ノンコア業務に奪われる時間が大きい個人事業主は、どれだけコア業務に取り組む時間を作れるかが課題となります。
電話代行サービスにクラウドPBXを組み合わせるとメリットが得られる
電話代行サービスを使うと、コア業務の時間中にかかってくる電話はオペレーターが対応して、重要と思われる電話の内容だけをメールで伝えてくれます。
これは、ノンコア業務に浪費する時間が減らせることを意味しますし、同時に重要な電話については逃さないということになります。
電話代行サービスにクラウドPBXを組み合わせると、メールではなく即時取次の形で電話の転送が受けられます。
転送を受けた個人事業主はそのままオペレーターに代わって、電話に出たり対応をすることができます。
どういった電話を取り次ぐか、メールで済ませるかは利用者次第ですし、その点に関しては予め打ち合わせて運用してもらうことが可能です。
折り返しの電話をする場合は固定電話番号が使えるので、相手は誰からの電話かすぐに分かりますし、身構えることなく安心して電話に出られます。
こういう、利便性と安心感を与えてくれるのがクラウドPBXの電話代行サービスで、強みのある2つの仕組みを組み合わせて活用できることが新たなメリットを生み出しています。
取次可能な時間については、電話代行サービスに電話で伝えることなく、管理画面などから指定できます。
いつでも業務の状況に合わせて対応を変えられるので、業務が一段落ついた場合は自分で電話に対応する、特定の時刻を過ぎたら今日はもう電話に出ないといった切り替えが実現します。
大事な商談を控えている日であれば、商談相手の電話番号のみ取り次いでもらうようにして、それ他は全部メールで済ませるのも容易です。
内線に限り通話料が無料で受けられる
クラウドPBXの電話代行サービスには、取次に内線が使えるメリットとそれによるお得な効果があります。
内線は社内での通話に用いられる仕組みで、社内の従業員同士の通話に関しては通話料がかからないものと一般的に認識されます。
クラウドPBXも内線を内包していますから、内線に限り通話料が無料になる恩恵が受けられます。
それはクラウドPBXに登録して使用する電話番号もそうですし、オペレーターから携帯電話で受ける転送にもあてはまります。
クラウドサービスなので、複数の拠点を内線で結ぶこともできますし、勿論無料で通話をすることが可能です。
外出先でも携帯電話が内線代わりになりますから、どこにいてもオペレーターとのやり取りは通話料を気にせずに済むでしょう。
重要性が低い営業などの電話は取次をせず、メールで内容が分かるので無駄な費用を支払うことがなくなります。
全ての電話に出ると時間も手間もかかりますが、クラウドPBXの電話代行サービスを導入すれば一挙に悩みが解決します。
オペレーターは有人で対応力が優れていますから、希望する形で柔軟に対応してもらえます。
どういう電話を重視しているか、取次を求めたり折り返したいかその理解が得られるので、まるで秘書を雇ったかのような電話対応の快適性が手に入ります。
クラウドPBXはビジネスフォンも法人携帯も不要
ビジネスフォンは便利ですが、法人携帯とは内線で繋がらないことから、従業員同士の通話であっても通話料が発生します。
ビジネスフォンか法人携帯のどちらかに統一すれば解決しますが、その手間と費用の負担がかかることは否めないです。
クラウドPBXはビジネスフォンも法人携帯も不要になる上に、個人の携帯電話を内線に組み込むことができます。
固定電話は勿論、携帯電話にPCも内線化可能ですし、サービスによってはブラウザによる着信や保留などにも対応しています。
音声をテキストに起こしてくれるオプションが用意されていることもあるので、クラウドPBXが使える電話代行サービスは、個人事業主の目にもかなり魅力的に映るでしょう。
クラウドPBXの電話代行サービスの特徴をまとめると、オペレーターによる電話対応が利用可能で、取次は通話料無料の内線になることが魅力だといえます。
そして折り返しは会社の番号で発信可能と、何から何まで痒いところに手が届く、個人事業主が欲しい機能が満載だと分かります。
電話代行サービスとクラウドPBXの併用によって費用の無駄も抑える
営業電話や間違い電話などは、電話代行サービスが重要な問い合わせから外してくれるので、個人事業主のもとに余計な電話が届かなくなります。
コア業務が忙しかったり休憩中、業務時間外で電話に出られない時はオペレーターが対応します。
オペレーターは、自分の代わりに電話に出て用件を尋ねたり、判断して取り次ぐ役割を担ういわば専属の秘書です。
電話対応や取次に関することなら何でも相談できますし、希望を伝えてその通りに対応してもらうことができます。
電話代行サービスはそれだけでも大きな魅力がありますが、クラウドPBXとの組み合わせで魅力は更に増します。
使い勝手は従来のPBXの延長線上で、そこに柔軟な対応の電話代行がつくわけですから、余計な出費や煩わしさから解放されます。
豊富な機能が1つのサービスに集約されているので、電話代行サービスを利用し始めるだけで、業務が格段に楽になるでしょう。
本当に集中するべき業務に時間と労力といった限りあるリソースを注げますから、業務効率が向上すること間違いなしです。
個人事業主は人手が限られていてリソースも多くないので、業務効率化は避けて通れませんし、むしろ法人などよりも積極的に取り組まなければいけないです。
無駄なことに時間や労力を使う余裕はありませんから、電話代行サービスの活用は実質的に必須で、クラウドPBXの併用によって費用の無駄も抑えることが大切です。
イニシャルコストを抑えて導入することが出来る
電話代行サービスの良いところは、イニシャルコストを抑えて導入が行えることにあります。
従来のPBXは導入だけでも数十万円はかかりますし、個人事業主にとっては無視できないほどに負担が大きいです。
クラウドPBXは装置不要で工事も省けることから、その分のイニシャルコストが浮きます。
より多くのビジネスに活用してもらったり、導入のハードルを下げる為に、イニシャルコストを抑えているクラウドPBXの電話代行サービスが多いです。
イニシャルコストはサービスによって異なりますし、内線の数に応じて変動するところもあります。
イニシャルコストを削減したクラウドPBXの電話代行サービスを検討する
初期費用の相場といえるのは3万円前後の金額で、5万円やそれ以上のコストがかかるサービスはどちらかというと少数派です。
中規模以上の法人向けのサービスとなるとまた事情は変わってきますが、個人事業主向けの電話代行サービスはこのような傾向です。
月額費用も様々ですが、こちらは初期費用よりもお得な料金設定なのが普通ですし、1内線あたり1ヵ月数千円で済むケースはザラにあります。
新規顧客の獲得はどこも重要ですから、お得な割引などで通常よりも安く導入できるチャンスが少なくないです。
具体的なお得の内容は電話代行サービスとタイミングにもよるので、ケースバイケースとなります。
特にお得な電話代行サービスでベストなタイミングに契約をすると、初期費用無料で導入したり利用を始められることがあります。
通常でも従来のPBXよりイニシャルコストは桁違いにお得ですから、クラウドPBXの電話代行サービスはいつでも導入を検討する価値ありです。
その上で、キャンペーンを活用すれば更にイニシャルコストが抑えられますし、負担を減らして業務を始めることができます。
個人事業主はリソースだけでなく資金も多くない傾向なので、節約できるところはチャンスを逃さずにしっかりと節約したいものです。
個人事業主もフリーランスも、電話対応業務を外部委託となるとコストが気になるところです。
確かに、全く負担なく電話対応を代行サービスに任せることはできませんが、電話対応の従業員を雇わずに済むのは確かです。
秘書並の対応力や品質を求めると、従業員のコストも必然的に上がってしまいますが、電話代行サービスは秘書品質でも驚くほどコストが安いです。
これはイニシャルコストに加えて、ランニングコストも同様ですから、長い目でみても負担が抑えられることになります。
電話代行サービスでクラウドPBXと固定電話を申し込む
利用者はコア業務に集中できる環境が得られますし、しかも他の方法よりもお得に高品質な電話対応サービスが利用できるメリットは見逃せないです。
電話代行サービスなら、クラウドPBXと固定電話番号の取得もまとめて申し込めることが多いので便利です。
対応の柔軟性が高いオペレーターに内線通話料が無料のクラウドPBX、そして信用してもらいやすい固定電話番号がセットで手に入るので申し分ないです。
これらが破格ともいえるイニシャルコストの負担で実現するわけなので、導入を考えたり検討しないのは勿体ないと考えられます。
PBXの設備は電話代行サービスが用意済みですし、簡単かつスピーディーに導入、運用が開始できるように配慮されているので、申し込みから短期間で利用が始められます。
電話は手元の携帯電話が使えるので、これといって追加費用が発生したり費用を負担する必要もないでしょう。
導入検討の際に気にするべきはほぼイニシャルコストに集約されますから、電話代行サービスの比較検討は容易ですし、安さを重視すれば絞り込むのも難しくないです。
電話代行サービスのクラウドPBXの導入はコストを抑えられる
物理的に設置する装置がないクラウドPBXは、装置を取り外す工事や処分に要するコストも不要です。
導入だけでなく使用を終えた後のコストも抑えられるので、クラウドPBXの電話代行サービスは安心して利用を始めたり使い続けられます。
契約期間という縛りはあるものの、従来のPBXよりも利用の継続を検討したり判断しやすいのは間違いないです。
不要な機能が多くて無駄に感じたら乗り換えを検討できますし、選択肢が豊富で決めやすいのもメリットです。
PBX装置がその足かせになりませんから、心理的にもコスト的にもハードルがかなり低くなります。
導入のコストが抑えられるのは誰にとっても嬉しいことですが、利用中も利用後も負担を最小限に抑えられることは決して小さくないです。
こういったメリットがあることを理解すると、従来のPBXから乗り換えたり、クラウドPBXを選択する人が増えて主流になっているのも頷けます。
合理的で無駄がなく、豊富なメリットは明らかでイニシャルコストの負担が小さく済むとなれば、クラウドPBXの電話代行サービスが優位なのは当然です。
利用の検討やサービスの選択に注意点がないわけではありませんが、結論が電話代行サービスを積極的に検討すべきということには変わりないです。
個人事業主であればなおさらそうですし、資金が潤沢でないなら優先して早めに検討を始めた方が良いくらいです。
個人事業主に適したイニシャルコストが明確になる
電話対応にばかりコストをかけてはいられませんから、イニシャルコストが抑えられるサービスの導入検討は必然となります。
資金を節約しつつ電話対応の負担軽減、業務効率化が実現するので、導入して不満をいえばバチが当たってもおかしくないです。
それくらいお得で利便性が高く、一度利用を始めればもう手放せなくなるわけです。
人件費の抑制と電話対応のスマート化、メリハリのある働き方の実現など、イメージすると魅力的に感じられるメリットが豊富です。
費用対効果という言葉だけでは魅力を語り尽くすのが難しいほどに、電話代行サービスは洗練されていますし、クラウドPBXのコストパフォーマンスも優れているといえるでしょう。
個人事業主にこそ適していますし、利用を開始するとまるで従業員を雇ったかのような仕事のしやすさが実感できると思われます。
コストの計算に難しい部分はありませんし、毎月の負担と年間の費用についても容易に算出が行なえます。
イニシャルコストも明確で複雑な料金体系とは無縁ですから、不安なく電話代行サービスをリストアップしたり、比較して希望するサービスを見つけて決めることができます。
電話代行を選ぶ気をつけるポイントと相場は？
電話代行サービスを選ぶ時に気をつけるべきポイントには、初期費用や月額費用といった料金に加えて、実績をあらわす導入件数などがあります。
導入件数は具体的な数字を公開しているところが多いですが、中には非公開のサービスも存在します。
初期費用の相場は1～3万円の範囲に収まる傾向ですが、初期費用が安くても月額費用が高めに設定されていることがあるので注意です。
月額費用は5千円前後が1つの目安ではありますが、ワンコインから利用できたり1内線あたり1千円、2内線まで3千円など実に様々です。
まとめて複数の内線を使いたい法人向けに、10内線単位で提供している電話代行サービスもあります。
個人事業主が使う内線はせいぜい数回線ですから、1内線から契約できるサービスに絞って検討した方が良いでしょう。
優先順位をリストアップして検討する
使える電話機の種類は携帯電話が当たり前で、固定電話番号も殆どの電話代行サービスが提供していますが、PCに関してはサービスによって対応が分かれます。
傾向的には半々といったところなので、PCでも電話代行や内線を利用したい場合は、対応しているかどうか忘れずに確認が必要です。
いわゆるブラウザフォンは対応しているサービスの方が少ないので、この機能を重視するなら候補をリストアップしやすく比較検討も容易となります。
音声のテキスト化も同様の傾向ですから、電話代行サービスを比較する時はまず、使いたい機能を挙げたり優先順位をつけて検討を始めることをおすすめします。
インターネットFAX、チャット機能も採用しているサービスはどちらかというと少数派です。
ただし、導入件数が充実する大手が提供していることが多いので、マイナーな機能を使いたい場合は必然的に大手を比較したり検討することになりそうです。
保守対応のようなサポートはほぼ提供されていませんから、提供している方が珍しいですし迷わずに選べます。
オプションに気をつける点や種類と費用
電話代行サービスの選択で気をつける点には他にも、用意されているオプションの種類と費用の確認が挙げられます。
通話録音や音声案内のIVR、受付システムなどはオプション扱いで別料金が発生することがあります。
通話録音の費用相場は3千円くらいですが、初期費用が別にかかったり、容量によって金額が上がることも珍しくないです。
電話代行サービスの中には、通話録音機能を標準で提供しているところもあるので、その場合は基本料金に費用が含まれることになります。
IVRも初期費用と月額費用が発生したり、標準搭載で追加費用が不要なケースがあります。
IVRの費用は通話録音よりも高めの傾向で、初期費用と月額費用がそれぞれ5千円ずつ発生することもあるほどです。
しかし標準搭載しているサービスが多いですから、IVRは割りと追加費用なしで使えることが少なくないです。
受付システムは採用しているサービスの方が少なく、あっても利用には数千円の費用が発生します。
会議通話機能も受付システムと同じく、採用していないサービスはどちらも提供がありませんし、提供しているサービスは有料となります。
電話代行サービスの選び方は、結局のところ何を重視するかで決まりますし、費用負担を重視すれば初期費用、月額費用が安いサービスの中から選ぶことになるでしょう。
利用したい機能が標準搭載されているか、オプションでも用意されているかについても要確認です。
オペレーターとのやり取りもどのような方法が提供されているか確認する
柔軟に電話対応や取次をしてもらえるかどうか、不在時や電話に出られない時に、どういった形で通話の内容が記録、提供されるかに関してもチェックしたいところです。
オペレーターの質は言うまでもありませんし、オペレーターとのやり取りもどのような方法が提供されるか確認すべきです。
電話代行の対応は、利用者の印象を左右することに繋がるので、低品質なオペレーターによる電話対応の代行サービスは利用を避けたいものです。
口コミなどの評判や比較のレビューなどは参考になりますが、これらはあくまでも第三者による客観的な評価に過ぎないです。
大切なのは自分がどう感じたり満足できるかですから、客観的な情報は参考に留めておき、なるべく自らアクションを起こして情報を集めた方が良いです。
具体的には問い合わせ窓口に電話やメールをしてみたり、資料を請求してサービスの詳しい説明に目を通すなどです。
電話がフリーダイヤルなら相談しやすいですし、メールフォームに対応していれば営業時間外にも問い合わせできることが分かります。
資料の提供がない電話代行サービスは候補から外せますし、提供があるサービスは資料に目を通して、更に分からないところを質問することができます。
電話代行サービスを選ぶポイントまとめ
電話代行サービスを選ぶポイントをまとめると、基本や月額、オプションなどの料金体系、標準機能やオプションの種類が重要となります。
導入件数や口コミといった客観的な情報を参考に、実際に問い合わせたり資料請求をして詳しく自分なりに評価するのが望ましいでしょう。
業務のイメージを頭に思い描き、効率化が実現するサービスの提供が受けられるか否かを念頭に、機能に合った電話代行サービスを選びたいところです。
基本料金には何コール分の費用が含まれているか、コール数を超える分の料金はどうなっているかも要チェックです。
平日と土日、祝日で異なる料金体系を採用しているサービスもあるので、営業日時を想定して料金を比較することも忘れてはいけないポイントです。
電話代行サービスは24時間営業とは限らず、法人向けは平日の9～17時、18時頃まで対応しているサービスが大半です。
法人の営業時間外の対応に力を入れているサービスは、土日祝日も休まずに営業していたり、24時間年中無休で対応しています。
個人事業主も法人が営業する時間帯に活動することが多く、平日電話代行をしてもらえれば十分というケースも少なくないでしょう。
ただ、営業時間外や土日祝日の電話対応を重視するのであれば、営業時間中の法人向け以外の電話代行サービスを候補に挙げたり比較した方が良さそうです。
一般的な電話代行サービスのオペレーターは、基本的なビジネスマナーやトークのスキルを身につけているものです。
専門用語を理解したり対応できるかどうかはサービス次第なので、専門性の高い業種の個人事業主は、ここも忘れずにチェックしてサービスを選ぶ必要があります。
