不要な営業電話等の対応から解放するため利用
会社ではいわゆるコア業務とノンコア業務がありますが、電話を使う業務がメインではない企業にとって、かかってくる電話を取る業務はノンコア業務となります。
取引相手だったり、新規の問い合わせであれば大切な電話ですが、営業を目的とした電話だと貴重な時間を浪費することになり得ます。
特に、1日あたりの受電の数が多い企業はコア業務の時間が大幅に奪われることになるといえます。
確かに営業電話の中に興味深い話が含まれる可能性はありますが、大抵は興味が引かれない時間の無駄になる電話です。
そういった電話は実際に出てみないと分からないので、多くの企業の負担になっていると考えられます。
営業電話を受けている最中に大切な電話がかかってきたら大変ですし、それこそ時間ばかりかビジネスチャンスも失うことになるでしょう。
そんな悩みに応えてくれるのが電話代行サービスで、用件を確認して必要か不要かを判断したり、営業電話であれば断る手間から解放されます。
効果的な対策としての電話代行サービスの利点
電話代行サービスを利用して対応をアウトソーシングすると、電話を取る従業員の負担が軽減されます。
大切なコア業務がある従業員が電話に出るとなると負担は決して小さくありませんし、コア業務中にかかってくると集中力が途切れます。
時間が奪われる上に、何のメリットもないのが不要な営業電話なので、そういう類はある種のコストになります。
多少のコストは仕方ないと妥協して従業員が電話に出るか、料金を支払って代行サービスを利用するかは企業の判断次第です。
受電対応の業務に特化した従業員を雇う選択肢もありますが、人件費がかかるので中小企業には特に負担です。
人数を増やせばそれだけ人件費も膨らみますから、経営に余裕がない企業は取るのが難しい選択肢です。
使った分だけ支払う従量課金制の電話代行サービスは、求人を募集して従業員を雇う手間も、繁忙期に人を増やす必要もないです。
集中的に電話がかかってきても問題なく受話器を取って対応できますし、閑散期に人が余って無駄な人件費を払うこともなくなります。
営業活動が訪問からネットにシフトしている時代ですが、今でも電話を使った営業をしている企業は少なくないです。
全体の約4割が営業を目的とした電話というケースもあるので、本当に負担になりますし、何らかの対策を講じる必要があります。
あえて鳴っても取らない、出ないことも考えられますが、それだと大切な用件を逃してしまうリスクが出てきます。
取引相手とは主にメールやチャットでやり取りをするにしても、新規の顧客を獲得するチャンスが減ってしまいます。
例え相手が営業目的であっても電話に出ること欠かせませんし、ある程度は支払う必要のあるコストと考えて受け入れることになります。
しかし折角コストを支払うのであれば、従業員の貴重な時間を守ったり、負担が軽減される方法で対策するのが賢明です。
その選択肢の1つが代行サービスで、受電業務を外部に任せてしまうことによって、煩わしい営業活動の対応をせずに済みますし、時間が奪われることなく負担も減ります。
電話代行サービスを利用すると、大事な用件だけ伝えてもらうことができるので、一種のフィルタリングとして機能します。
逃すことができない用件以外はシャットアウト可能ですから、オフィスが静かになってコア業務が捗ることになるでしょう。
オフィスに鳴り響く電話の音がしなくなるだけで、従業員は心穏やかに目の前の業務に取り組むことができます。
チームで仕事をしている場合に誰かが対応する状況が発生すると、他のメンバーにも影響が出て、仕事が止まってしまうことがあります。
これはチームにとっても、会社にとっても損失になりますから、不要な用件の対応の一切をシャットアウトできるアウトソーシングは合理的です。
断ってすぐに引き下がってくれる相手ならまだ良いですが、しつこく粘るように営業活動をしてくる相手だと困ります。
時間ばかりが過ぎていきますし、対応をしている間に予定が押してしまう恐れもあるので、焦りが出てきてしまいます。
それだと従業員の心は穏やかではいられませんし、本来の仕事に集中できなくなってしまうので、代行サービスで従業員の代わりに手間のかかる対応をしてもらうのは正解です。
営業電話の対応における「代行サービスのメリット」
いくら不要であっても、ガチャ切りで終わらせることができないのが営業電話というものです。
ガチャ切りは乱暴な印象を与えてしまいますし、何度も繰り返していると会社にそういうイメージがついてしまうので、イライラさせるしつこい相手であっても丁寧に対応するのが基本です。
とはいえ毎日毎日営業電話の対応ばかりだとストレスが溜まるので、うっかり口調が荒くなったり、無意識に大きな音を出して電話を切ってしまうことになりかねないです。
それは電話の相手に対してもそうですが、社内にも良くない印象を与えることになりますし、雰囲気を悪くしてしまうので注意したいものです。
代行サービスは電話対応そのものが仕事ですから、用件が営業ばかりでも慣れているのでイライラしませんし、丁寧な対応をしてくれるので安心です。
従業員教育が行き届いているサービスであれば、ビジネスマナーに基づく対応をしてもらえるので、どんな相手に対しても失礼な印象を与えずに済みます。
営業活動で特に厄介なのは、少しずつ小出しに情報を出すことで、相手の興味を引き出そうとする営業電話です。
完全に興味がなかったり不必要と判断できる内容なら、不要といって断ることができますが、わずかでも興味が引かれる話だと、続きが聞きたくなるので断れなくなります。
忙しいなどの理由で後日にかけ直してもらう手もありますが、それではまるで興味があると言ってしまっているようなものです。
長年の経験がある営業担当者は、興味を引きそうなワードを口にして相手が食いつきそうな話をすることに長けているので、巧妙ですし厄介です。
そのような必要性の判断が難しく、ある程度話を聞いてからでないと判断できない営業電話の悩みも、代行サービスに任せてしまえば解決します。
オペレーターが聞き取った用件を伝えてくれるので、サービスの利用者はその内容を確認して必要かどうか判断できますし、詳しく話を聞きたいと思った場合にのみ折り返すことができます。
外出先（テレワーク）での携帯転送から解放するため利用
テレワークに取り組んでいる企業では、会社にかかってきた電話を携帯転送で受けることがありますが、電話代行サービスを利用すればその負担から解放されます。
テレワークに移行しても、完全にネットにシフトできないのが電話対応というもので、携帯転送のようなサービスがあったり活用されているのもそれが理由の1つです。
留守番電話で対応すると会社のイメージが悪くなってしまいますし、大事な商談が用件だとビジネスチャンスを逃すことになります。
だからこそ携帯転送で、会社の電話を外出先で受けるわけですが、テレワーク中に電話がかかってきても出られないケースもあるでしょう。
つまり携帯転送を活用しても取りこぼしは完全にはなくならず、従業員の負担が減るばかりか逆に増えることにもなり得るわけです。
携帯転送の負担軽減とテレワークの促進
代行サービスは携帯転送で電話を受けるイメージでありながら、対応するのが外注のオペレーターなので、自社の従業員は携帯転送の対応の負担から解放されることになります。
電話代行サービスは、電話番をしてくれる専任の従業員を外部に雇うイメージですから、社内ではテレワークを含めて電話にでなくてもよくなります。
用件はオペレーターが聞いて記録してくれますし、重要性が高いと思われる場合にのみメール、チャットなどで伝えてもらえるので助かります。
その都度伝えてもらうことも可能ですが、後でまとめていつ誰からどのような用件の電話がかかってきたか報告してもらうこともできます。
携帯転送から解放された従業員は、テレワークでの仕事に集中することができますから、ポテンシャルを発揮して成果が出せる結果につながります。
まだテレワークを始めたばかりの不慣れな人も、電話に出なくても済むようになるので、短期間のうちに新しい働き方に慣れることができるでしょう。
外回りの営業中にかかってくる携帯転送からも解放されますから、商談中で電話に出られないといった状況も回避できます。
このように、代行サービスは会社で受ける電話だけでなく、携帯転送で受けるものについても解放されることが分かります。
携帯転送はすぐに出られること、折り返しまでの時間が短くなるといったメリットがありますが、それは同時に従業員の負担が増えることを意味します。
ビジネスにスピードが求められる時代ですから、待たせないスピーディーな対応が必要なのは理解できますが、テレワーク中にも会社の電話を受けなければいけないのは大変です。
わざわざ出社して、オフィスで電話を待機したり受けて対応するのと比べればまだマシですが、いずれにしろ場所を問わず電話対応の負担は無視できないです。
電話代行サービスを利用すれば、従業員は携帯転送でかかってくる電話に出ずに済みますし、用件を尋ねてすぐに取次いでもらえば対応のタイムラグも最小限になります。
現代人は、特に仕事用の携帯電話は常に持ち歩くのが常識ですが、それは四六時中電話がかかってくる可能性があること、縛られることの裏返しでもあります。
代行サービスはその負担、手間を肩代わりしてくれるサービスなので、携帯転送の対応を負担に感じたら前向きに利用を検討したり活用するべきです。
テレワークに移行する上でネックとなる電話を携帯転送、ひいては電話代行サービスに置き換えれば、完全移行も夢ではなくなります。
完全とはいかなくてもオフィスを縮小できますし、オフィスを縮小すればコストが抑えられます。
オフィスが不要になったり、そこに常駐する担当者も必要なくなるので、人件費も削減できる可能性があるでしょう。
携帯転送の煩わしさから解放されることに加えて、コストも圧縮できるチャンスが生まれますから、電話代行サービスを利用する価値は思った以上に大きいといえそうです。
電話の相手からすると、会社の番号にかければすぐに出てもらえる状況のままなので、代行サービスによる対応に移行しても、従来と変わらない対応が実現します。
電話をかけてもなかなか出ない、何度もかけ直す必要があるとなるとストレスが溜まりますが、スピーディーに電話に出られるので顧客満足度が低下することはなくむしろ向上させられます。
合理的なコスト削減と効率化の実現
電話代行サービスを選べば携帯転送サービスは不要になるので、毎月の費用が抑えられますし、何よりあれもこれも利用するサービスを検討したり契約する手間が省けます。
代行サービスに一本化すれば、比較検討して選ぶサービスは1つで済みますし、契約もシンプルになるのでスッキリします。
利用中の負担がなくなることが魅力ですが、これは従業員の業務の負担だけでなく、料金や契約面においても同様ということが理解できます。
つまりは会社にとっての負担が軽減されるので、とても合理的だといえますし、多くの企業が利用を検討したり実際に利用を始めているのも頷けます。
FAXと同様に電話もネット全盛の時代においては見直すタイミングにありますが、FAXと違って完全には廃止できないので、こういった合理的なサービスの活用が正解となるでしょう。
代行サービスなら対応の質を落とすことなく、コスト削減が両立しますから、まさに合理的という他ないです。
テレワークが進んでも従来と同じような対応が企業に求められているのは、誰もが実感している紛れもない現実です。
会社の顔となるオフィスは必要ですし、オフィスがあれば電話も必要ですから、結局のところテレワークにシフトして携帯転送で業務をしても、本質的な部分は変わらないわけです。
働く場所が変わるだけで、テレワークでやることはこれまでと大きく違いませんから、外出中でもまるでオフィスにいるかのような感覚です。
携帯転送でオフィスにかかってくる電話を手元で取る場合は特に、業務が効率化しているかといえば疑問符がつくでしょう。
代行サービスによる携帯転送からの解放は、働き方が変わる上に業務の効率化が可能となります。
余裕がある時はその都度、忙しい時にはまとめて受け取った電話の用件を確認したり、1つ1つ対応しておくことができます。
秘書的な性質があるサービスを選べば、細かく希望を伝えて対応してもらえますから、痒いところに手が届く快適な利用が実現するでしょう。
休日や時間外の電話対応のため利用
休日や時間外にかかってくる電話も、携帯転送で受けているところが多いですが、これも昨今の状況からするとあまり望ましいとはいえないです。
働き方改革が推進され、これまでの働き方の見直しが進められていますから、休日や時間外も対応となると従業員の反発を招きかねないでしょう。
また対外的にも、休日に従業員を働かせている会社、時間外も働いている今どき古い非効率な会社と思われる恐れがあります。
しかし、電話代行サービスを利用して休日や時間外の電話対応を外部に委託すれば、従業員の反発を招いたり、企業のイメージが悪化することが避けられます。
労働時間とプライベートの調和を実現する利点
対外的には、営業時間外は折り返し対応に限定とすることができるので、電話対応ができなくなるわけではありませんし、大事な用件も逃さずに済みます。
代行サービスの中には営業時間中だけでなく、営業時間外や土日祝日に対応しているところもあるので、休日や時間外に利用できるのかという心配は無用です。
休日に従業員に電話対応をさせると、休日に出る電話は労働時間にカウントされるのではないかという声が出てきます。
近年は労働時間に関してシビアになっているので、曖昧な形で従業員に電話対応をさせていると、後々時間外対応の給与が請求されることになります。
営業時間を過ぎてからの電話対応となれば、今度は残業代が請求されてもおかしくないでしょう。
手当という形でコストを負担することにもなり得るので、時代に合った休日、時間外の電話対応を見直すのであれば、代行サービスの利用検討をおすすめします。
代行サービスなら利用する曜日、時間帯を決めて契約をしますから、後々あれこれ追加料金が請求されることがないです。
残業代や手当と利用料金を天秤にかけて比較すれば、どちらがコストを抑えられるか簡単に分かります。
実際のところはコストダウンを図れる企業が多く、大幅にコストが下がるケースも珍しくないので、検討してみる価値は思いの外大きいです。
休日の電話対応から解放された従業員は、自分の時間を過ごすことができるようになります。
自分の時間、つまりプライベートの時間が増えることで、休日が充実したものに変わります。
趣味に打ち込んだりダラダラと過ごすのも自由ですから、日々の拘束から解き放たれた解放感が満喫できるでしょう。
休日にリフレッシュすることができれば、仕事もまた頑張れるようになりますし、メリハリがついて仕事もプライベートも本気で取り組めるはずです。
電話がかかってこないという解放感は小さくありませんし、誰にも邪魔されないという安心感は誰にとっても嬉しいものです。
勿論、休日だからといって問い合わせがなくなるわけではないですし、休日も連絡がつく手段を用意しておくことは肝心です。
従業員の負担軽減と取りこぼしの回避を両立できる電話代行サービスはまさに、ニーズに応えてくれる理想的で現実的な選択肢となるでしょう。
休日中は取次や報告をしないこと、報告は後日まとめてと希望すれば、休日を邪魔するものはなくなります。
時間外の電話対応も従業員にとっては負担で、可能な限り電話に鳴って欲しくないところです。
就業時間間近の電話もあまり楽しいものではありませんし、長引きそうな用件や内容となれば、いつ帰ることができるかということが頭の中を駆け巡ります。
代行サービスの利用による経営効率と柔軟性の向上
確かに電話対応は大事ですし、誰も受話器を取らないとなると困りますが、従業員の負担が大きいのは確かなので、経営者は従業員の立場で考えて配慮する必要があります。
会社の問い合わせ番号は、営業時間内の対応ということが多いですが、急用などが営業時間外に飛び込んでくることは珍しくないです。
お互いの連絡先を知っている取引相手なら、直接かけて話をすることも可能ですが、問い合わせレベルの用件だとそれは難しいです。
大抵は翌営業日まで待つという選択になりますが、急を要する問い合わせだとそうもいかないです。
このような状況に直面した顧客は、他社に問い合わせるといった形で流れてしまうので、顧客を掴んで離さないためにも電話対応は不可欠です。
そして代行サービスこそが、営業時間外に飛び込んでくるビジネスチャンスを逃さない手段となります。
警察や消防、病院といった特殊な職業でない限り、休日や時間外の電話対応はなるべく減らすべきです。
業種によってはいつ電話があるか分からなかったり、夜間や早朝を問わず呼び出されることもあります。
それは緊急性が高くて、代わりが利かないからこそそのような運用が行われているわけです。
しかし一般的な企業にそういった運用が必要かといえば、必要性は高くないといえるでしょう。
休日は休むもので時間外はプライベートタイムですから、企業は従業員に干渉せずに済むように配慮するのが理想的です。
電話代行サービスは、経営者の悩み解消と従業員の負担軽減を実現してくれるので、広く認知されていて今では当たり前のように活用されています。
従業員の負担を考えないのは経営者の怠慢ですし、残業代や手当もなくかかってきた電話には必ず出るようにという指示は横暴です。
そんなやり方だと従業員は我慢できずに離れてしまいますから、人材を確保するコストを考慮しても、電話代行サービスの利用による負担軽減策は合理的でしょう。
コストを削減したいなら、電話代行サービスが期待に応えてくれます。
代行サービスは月額料金で利用できたり、従量課金制で使った分だけ料金を支払う仕組みとなっています。
1ヶ月あたりのコール数が100や200程度であれば、毎月の負担はそれほど大きくならないです。
平日の営業時間中は自社の従業員、それ以外は代行サービスにアウトソーシングすれば、限られた予算でも無理なく利用できます。
期間を決めて利用することも可能ですし、反対に24時間365日の利用も考えられます。
出払っていてオフィスに人がいない時が多い、外回りの営業が多くていつ誰がオフィスにいるか分からない、こういうケースでも電話代行サービスにお任せです。
24時間365日対応のサービスなら、曜日や時間帯に関係なく利用できますし、人手不足が発生した時に助けてくれるので頼りになります。
他者への取次対応からの解放するため利用
自社の従業員が電話に出ることができても、出たのが担当者ではない場合は取次が発生します。
この他社への取次というのは無駄が多く、担当者に電話があったことを伝える必要がありますし、相手を待たせてしまうことにもなり得ます。
電話代行サービスの業務効率化と負担軽減
担当者が外出中なら折り返す必要が出てきますし、電話を受けた人も席を離れることになれば、メモを残して担当者に伝えることになります。
うっかり伝達を忘れてしまえば対応は更に遅れることになるので、電話の相手はフラストレーションが溜まる一方となるでしょう。
このように取次は手間やミスが発生しやすいのがネックで、できれば担当者本人が電話を受けて対応するのがベストです。
担当者ではない人が電話に出ると、コア業務から離れて対応することになるので、業務の効率が低下するという問題もあります。
電話代行サービスはオペレーターが従業員の代わりに対応しますし、用件の記録を残して伝えてくれるので、取次の対応から解放されます。
電話を受けることと取次対応から解放されると、従業員は自分の業務に集中することができます。
用件を尋ねて誰が対応するのかを判断したり、自分で対応できないとなれば対応できる人に代わってもらう取次は、コア業務を中断させたり遅れを生じさせる要因です。
相手が急ぎだとこちらも焦ってしまいますし、焦りを感じると聞き取りや伝言のミスにつながるので、コア業務をしながら電話も取る兼務は好ましくないです。
理想をいえば電話対応は専任が望ましく、電話番に特化した従業員がいた方が、他の従業員にとってもかなり楽になります。
ただ、従業員を追加するとなると人件費が発生しますし、中小企業にとっては1人増やすだけでも負担が馬鹿にならないです。
そもそもそれほどかかってくる電話が多くなかったり、取次も頻発しないのであれば、人件費をかけるだけの意味があるのか疑問が出てきます。
従業員にとっては、例え日に数回の電話でも負担は負担なので、専任の担当者に取次対応も含めて任せることができればだいぶ肩の荷が下りるでしょう。
取次を受ける人にとっても、なるべく自分が直接電話を取って対応したり、自分で完結できるようにしたいと思うのが普通です。
これは相手とスムーズにやり取りをしたい、他の従業員の負担になりたくないといった考えによるものです。
とはいえ、常に自分の席にいるとは限りませんし、取り込んでいて電話に出られないことも少なくないので、積極的に電話を取るように心がけても限界があります。
取次が発生しても気兼ねせずに済むとしたら、それは電話代行サービスを利用している場合でしょう。
専任のオペレーターがかかってくる電話を一手に引き受けてくれますし、必要に応じてすぐに取り次いでもらえたり、先に内容を報告してもらい後から折り返すことも可能です。
これなら他の従業員にも負担をかけずに済みますし、相手に対してもスムーズに対応することができます。
費用はかかるものの現実的な料金ですから、経済的な負担もそれほど大きくはなく、前向きに導入して積極的に活用できるでしょう。
電話の取次というものを改めて考えてみると、鳴った電話を取って相手の名前や用件を尋ね、誰と話をしたいかを確認して担当者を呼び、到着を待って代わるプロセスがあることが分かります。
電話を取った人は仕事の手を止めて対応する必要があるので、業務に遅れが生じますし、時間も使うことになってしまいます。
担当者が同じ部署の人なら、行動を把握しているので取次も折り返しも難しくはありませんが、他部署となると話は変わってきます。
呼ばれる側も手を止めなければいけませんし、移動して用件などを確認してから、ようやく電話に出ることになります。
一連のプロセスから分かるのは、取次はとても無駄が多く、業務効率化を図ろうとすれば真っ先に対策しなければいけないということです。
電話を終えて本来の業務に戻ろうとしても、集中力が途切れた状態から少しずつ感覚を取り戻すことになるので、対策して改善を図らなければ生産性の低下は免れないです。
この課題の解決に役立つ代行サービスはいわば顧客と企業の橋渡し役で、取次の手間を代わりに負ってくれる便利なサービスです。
取次の問題点と電話代行サービスのスマートな対応
取次は複数人で伝達して相手に対応するやり方なので、伝達に問題があれば相手の失礼となったり、トラブルを引き起こすことになります。
電話対応には人によって得意不得意がありますが、聞き取りが苦手でよく聞き間違いをするという人は案外多いです。
名前を聞き間違えてしまうと失礼ですし、担当者との間でも上手く伝達ができなくなるので、電話を苦手としている人にとって取次は大変です。
名前の他にも発音が似ている言葉を聞き間違えたり、誤った理解に基づいて対応してしまうことも考えられます。
受注に関することで商品名や発注数に関わることだと、聞き間違いが致命的になるケースもありますから、このような問題は速やかに対処すべきです。
しかし、現実には人手が足りておらず手が空いている人が電話に出るという企業ばかりで、人を雇おうにも人件費を考えて躊躇している企業も少なくないです。
代行サービスは人件費ほどのコストをかけずに、取次対応が苦手な人の悩みもまとめて解消できます。
折り返しで対応する場合は、相手や相手の会社にも負担をかけることになるのがネックです。
その場で取次ができないケースだと、改めて折り返しの電話をする必要がありますが、折り返しの際に相手が離席していると手間が増えます。
折り返しで相手がすぐに出るなら新たな手間は発生しませんが、入れ違いに相手がその場にいないとなれば、今度はこちらから取次や折り返しをしてもらうことになります。
スマートに対応をするなら、在席している時間を尋ねてもう一度かけ直すやり方がベストですが、もっとスマートな方法があります。
それがまさに電話代行サービスで、最初の取次そのものの発生を回避したり、発生してしまっても折り返しを避けることができるのが魅力です。
折り返しが避けられない時は、オペレーターに都合の良い日時を尋ねてもらえますから、相手に合わせて電話をかけ直すことができます。
日中の電話受付作業からの解放するため利用
電話代行サービスを利用することによって、日中の電話受付作業から解放されます。
1日数件程度なら従業員が対応できますが、コール数が数十や100を超えるとなればそうも言っていられなくなります。
そこまでのコール数の電話を毎日のように受けるのであれば、従業員の負担は計り知れませんし、コールセンターのように専門の部署を設置して対応する必要が出てきます。
コールセンターがあれば他の部署の従業員は電話に出ずに済むので、確かに日々の電話受付作業から解放されますが、問題はやはりコストです。
小規模でもコストが馬鹿にならないのがコールセンターというものですし、センターの設置とオペレーターの雇用、教育も考えると頭が痛くなってきます。
電話代行サービスの利点と従業員の負担軽減
コールセンター並みの対応ができる代行サービスは、部署の設置も求人や採用、教育も含めて全て不要となります。
即戦力としてオペレーターの力を借りることができるので、毎日膨大な電話がかかってくる状況も短期間にすぐに解決します。
日中の電話受付作業で負担となるのは、コール数もそうですが、自分の業務とは関係のない電話にも対応しなくてはいけないことです。
それは営業電話だけでなく、間違い電話や迷惑電話といったものもあてはまりますし、1つ1つに時間をかけて対応することは難しいです。
重要性が低い電話を受けている間に、取引相手や案件につながりそうな電話がかかってきてしまうと、無駄どころか機会損失も生じます。
これは誰にとっても望ましくありませんし、従業員の個人レベルでは対処できないので、経営者が企業レベルで対策を検討するべきです。
その検討に値する現実的な選択肢となるのが電話代行サービスで、コール数や用件の内容を問わず、まとめて日中の電話受付作業から解放してくれます。
オペレーターは社名を名乗って受付をしてくれるので、対外的にはまるで自社の従業員やコールセンターのオペレーターのように思われます。
オペレーターとはチャットなどを使い要望が伝えられますし、在籍中なら即取次、外出中であれば折り返しの対応をしてもらえます。
日中は決まった時間の中でコア業務に集中する必要があるので、従業員の生産性を向上させようと思えば、電話受付作業を廃止するのが手っ取り早いです。
ただ現実的にはそうもいきませんから、企業の多くが悩みを抱えていたり、悩みを解消する方法を検討しているわけです。
あれこれ考えても結論が行き着く先は決まっていますし、人手が不足していれば従業員を増やすか、アウトソーシングを考えることが必要です。
人員の拡充は従業員1人あたりの負担軽減につながりますが、電話受付作業そのものがなくなるわけではないので、根本的な解決には至らないです。
一方、アウトソーシングは業務を丸ごと外注できるので、真の意味で文字通りの解放が達成できます。
電話代行サービスはオペレーターの教育が行き届いていますし、ビジネスマナーも熟知しているので、安心して任せることができるでしょう。
社外の相手に対しても、社内の従業員にとってもやり取りしやすく、忙しい従業員の頼もしい味方になってくれます。
電話受付作業が当たり前の企業では、従業員がコア業務以外のことも抱えたり、そのことを考える時間が少なからず発生します。
受けた電話の内容が気になってしまったり、折り返しをする必要があって、忘れないように気をつけなければいけないなどです。
その日のうちに解決していない案件は翌日に持ち越しですから、従業員はそのことについて朝から考えることになるでしょう。
抱える案件が増えるほどコア業務に支障をきたしますし、対応の優先度が高い案件を抱えてしまえば、コア業務が止まり停滞することになります。
繁忙期の忙しい時にこのような事態に陥れば、頭が混乱してしまったりミスが発生し始めます。
疲労が蓄積する一方で気持ちが落ち着く暇もないとなれば、従業員のパフォーマンスどころか仕事に対する意欲の低下を招くことにもなり得ます。
こういった状況は放置すると悪化するので、電話代行サービスにアウトソーシングする形で従業員の負担軽減を図るのがおすすめです。
アウトソーシングによる時間と負担の軽減
アウトソーシングは、電話受付作業を丸ごと委託するか、一部を任せるか選ぶことができます。
具体的には前者はコールセンターを外注する形で、後者は日時や期間を限定して外注するイメージです。
毎日100件単位の問い合わせがあるような規模の企業は、丸ごと外注してしまった方が従業員は負担から解放されます。
予算が限られている場合は難しいですが、それでも問い合わせが集中する時間帯だったり、繁忙期に限って利用すれば現実的です。
最初から電話受付作業の一部をアウトソーシングするつもりの場合も、従業員の負担軽減に効果的と思われる時に活用するのが良いでしょう。
しつこい営業や迷惑電話があれば番号で着信をブロックしてもらえますし、本当に重要な用件だけが従業員のもとに届くようになるので、快適にコア業務に集中できます。
煩わしいノンコア業務から解放された時に感じられる解放感は恐らく、格別なものになるはずです。
日中に仕事が終わらないと残業が必要になったり、期日が迫っている仕事については持ち帰りが発生することになります。
帰る時間が遅くなるのでプライベートに影響しますし、折角の週末や休日の予定が狂ってしまうこともあるでしょう。
それらの原因の1つといえるのが平日の日中の電話受付作業で、問い合わせの件数が多い日は特に、なかなかコア業務が進まない、終わらないということになると思われます。
1件あたりの所要時間が5分や10分程度であっても、日に何件も発生すれば影響しないわけがありませんし、その日に終わるはずの仕事が終わらなくなります。
そうしたケースは、従業員数が多くて問い合わせが頻繁にある企業に見られますし、企業全体に及ぶ影響が大きいので効果的な対策が欠かせないです。
電話代行サービスを導入して活用すると、塵も積もれば山となる従業員の時間を守ることができて、集中力を途切れさせず予定通りに仕事が終えられる環境が整備できます。
受付作業以降は従業員が対応することになりますが、数が多く負担になりやすい受付から解放されるだけでも、従業員はかなり楽になるでしょう。
