自社が求める稼働時間を満たしているかどうか
電話代行サービスを選ぶときには、自社が求める稼働時間と合うかどうかを確かめておきましょう。
知らない人は多いのですが、全ての電話代行サービスで24時間365日の対応を行っているわけではありません。
近頃は幅広い時間帯で対応しているサービスも増えているものの、事前チェックを怠ってしまうと電話対応を行ってほしい時間帯に稼働していない可能性があるので要注意です。
自社に合う電話代行会社を選択する
基本的に、平日の日中であれば対応できるというサービスが多いと言えます。
夜間や休日の対応が可能であるかどうかは電話代行会社ごとによって違っているので、夜や土日祝日まで対応を希望する場合は特に稼働時間を細かく確認しておくべきです。
会社ごとに電話代行サービスに対応してほしい時間は違っており、決まった曜日や短時間で良いケースもあれば、なるべく24時間365日の対応を期待したいというケースもあるでしょう。
たとえば、あらかじめお客様相談センターの稼働時間を平日の9時から18時と設定しているのであれば、平日の日中だけ対応しているサービスを選んでも問題ないです。
一方で、平日だけではなく休日も同じように相談センターを稼働させたいと思う場合は休日もサービスを提供している会社を選ぶ必要があります。
住まいや車のトラブルを解決するサービスなどであれば、日時に関係なくトラブルが起こる可能性があり、早急な対応が必要となることが多いため、曜日や時間に関係なく対応してくれる電話代行サービスを探したほうが良いです。
取り扱う製品やサービスによっても必要な稼働時間は違うので気をつけておきましょう。
営業電話をかけてほしいという理由から電話代行サービスを利用することもできますが、平日だけにこれを実施したり必要架電数を満たせば電話するタイミングにこだわらなかったりする場合は、稼働時間の幅広さを求める必要はありません。
反対に自社が休日で営業していないときの電話を受けてほしいという場合は、休日だけのプランが用意されているサービスを使えば良いと言えます。
取引先からの電話を受けてほしいと考える場合で自社や取引先が土日祝日や夜間でも営業をしているのであれば、これらの時間帯にも対応可能なサービスを見つけないと電話が繋がらなかったという問題が起こりかねないです。必要なタイミングで電話が繋がらないことは致命的な問題に至る可能性があります。
事前に電話が繋がる時間を取引先や顧客に提示している場合は問題ないですが、そうでないケースでは頼りにならない会社、信用できない会社などと思われる恐れもあるでしょう。
契約を逃したり顧客満足度を低下させたりするリスクがあるので、求める稼働時間はきちんと満たしておく必要があります。
利用するサービスを決める前に自社にとって必要な稼働時間はどれほどなのか分析を行い、これを満たすようなサービスを選ばなければなりません。
電話代行サービスのプランバランスを考える
稼働時間を満たしているサービスを発見することができても、プランによっては料金が高くなってしまうのでバランスを考えて選ぶことが大切だと言えます。
基本プランは平日の日中だけれど、オプションとして追加すれば深夜や休日にも対応できるというサービスも少なくありません。
夜間や休日を含むプランであればその料金から大幅に料金が上がってしまう恐れはありませんが、オプション追加となると想像以上に高い費用となる可能性があります。時間だけを確認して料金まで細かく計算していないと、利用を開始してから思ったよりも高い請求を受けて困ることになるかもしれません。
電話代行サービスを利用する期間が一時的であれば多少料金が高くても何とかなるケースが多いですが、継続的に利用するサービスとして契約するのであれば問題です。
初めのうちは良かったとしても、次第に月々のコストが重くのしかかってくるようになるため、長い対応時間や休日や夜間といったタイミングでの対応を期待するのであれば料金まで調べておくことが大事だと言えるでしょう。
自社の稼働時間に合わせてサービスを受ける
希望する時間帯に合わせてもらうことが難しい場合は、無駄になってしまう恐れもあります。
自社にとって必要な電話対応の時間が平日の10時から15時であるのに、9時から18時までのプランしかないサービスを選んでしまうと損をする可能性が高いです。
9時から10時までの1時間、15時から18時までの3時間の合計4時間分の料金を無駄にすることになります。
サービスによっては1時間単位から電話代行を行ってもらう時間を設定できるケースもありますが、設定できない場合はプランで決められた時間で対応してもらうしかありません。
長い時間が設定されている場合は取引先や顧客からの電話が繋がらない、必要なタイミングで対応してもらえないというトラブルは避けられますが、全く電話がない時間の料金まで支払うことになると理解しておきましょう。
プラン化されているサービスのほうが安くなるケースもありますが、希望する稼働時間が短い場合は必要な時間だけ依頼するほうが安くなりがちなので気をつけておくべきだと言えます。
最適な稼働時間を見つけ出して電話代行会社を探す
最近は電話代行サービスのプランも多様化しており、土日祝日や夜間などに特化したサービスを得意とする会社もあるほどです。
日中は必要ないという場合や、時差がある海外とのやり取りだけ代行してほしい場合などは、こうしたサービスの利用を検討してみても良いでしょう。とにかく長く幅広い時間帯で電話代行をしてくれるサービスを選べば良いわけではないです。
24時間365日のいつでも利用できるサービスであれば細かい部分で悩む必要はなくなりますが、必要な稼働時間を大幅に超えていればコストが高くなってしまうだけだと言えます。
失敗しない電話代行サービス選びにしたいのであれば、まずは自社で必要な稼働時間を洗い出すことから始めてください。
どのようなタイミングで顧客や取引先から電話を受けているか、既存のお客様相談センターの営業時間が何時から何時であるかなどを考慮しつつ、最適な稼働時間を見つけ出すようにします。その上で、自社にフィットするプランを提供している電話代行会社を探すようにすれば、納得できる会社が選べるようになるでしょう。
オペレーターの質が良いかどうか
オペレーターの質は電話代行サービスを選ぶ上で非常に重要です。電話をかけてくる取引先や顧客、電話を受けた営業先などは電話代行サービスを利用していると気づけないことが多いと言えます。
つまり、取引先や営業先、顧客などは電話の相手をその会社の人間だと認識することが多いです。自社の人間でなかったとしても、オペレーターの対応が悪ければ会社の評判が下がる可能性が高まります。
言葉遣いが悪かった、早口で何を言っているのか聞き取れなかった、トラブルに関する不満を伝えたが一切謝罪がなかったなど、不満を感じることになるポイントは数多く存在するでしょう。
電話は会社の窓口として重要なものであり、対応の品質が悪いと自社の評判や売り上げに影響が出る可能性があることを理解し、オペレーターの質が良い電話代行会社を選ぶようにしてください。
電話代行会社の品質を確かめる
事前にオペレーターの質を知ることはできないと勘違いしている人もいますが、様々な方法で通話品質のクオリティを確かめることが可能です。
最も主流な方法は公式ホームページなどの情報を参考にすることだと言えます。電話代行会社の公式ホームページには、どのようなオペレーターが在籍しているか、どういった研修を実施しているかなどが書かれていることが多いです。
コールセンターでの勤務歴が長いスタッフばかり在籍している、一定時間以上の研修を受けたスタッフのみが対応を行っているなどの情報が公開されていることがあります。
経験が豊富なスタッフばかり在籍するサービスであれば安心して任せやすいですし、経験年数が比較的短いスタッフが多くてもきちんと研修が行われているのであれば一定の品質は保証されていると考えて良いです。
採用後や新人の間だけでなく、定期的に全スタッフが研修に参加している、積極的にセミナーに参加している、ビジネスマナーに関する資格の取得を推奨しているなど、継続的な取り組みが見られる場合は高い品質が維持されている可能性が高いサービスだと言えます。
オペレーターの品質チェック
チェック体制から品質を判断することも可能です。電話代行会社ではスタッフの通話を録音し、きちんと対応することができているかどうかのチェックを行っていることが多いと言えます。
トークスキルや話し方の癖などは人によって違っていますが、改善すべきポイントを自分で知ることは難しいです。十分なチェック体制が設けられていないサービスを利用すると、オペレーターは自分の対応の問題に気づくことができず、品質の向上を期待することはできません。
チェック体制が万全の電話代行会社を利用するのであれば、随時オペレーターの通話の品質チェックが行われ、必要に応じて指導が実施されるので安心です。
通話品質のバラつきをなくすための工夫が施されているかどうかのチェックも大事だと言えます。オペレーター歴が長いスタッフばかり在籍している場合でも、放任主義のサービスであればオペレーターごとに対応がバラついてしまうはずです。
サービスの利用を開始する前に自社で用意したマニュアルなどを電話代行会社に渡しておくことになりますが、マニュアル通りに電話をかけたり受けたりしてもらっても品質にバラつきが発生する可能性はあります。
先述したように社内できちんとチェックが行われたり、品質のバラつきを減らすために電話代行会社内で情報の共有が行われたりしていないと意味がないです。オペレーターごとに対応の差が出ないようにするための工夫は調べづらいことが多いため、問い合わせの際などに尋ねてみることをおすすめします。
サンプル音源を確認する方法で品質を確認
サンプル音源を確認する方法で品質を知ることも可能です。電話代行会社の中には、実際に対応している音源をサンプルとして用意している会社が多いと言えます。
サンプル音源を確認してみれば、その会社に在籍しているオペレーターがどのような電話をしてくれるのか知ることができるでしょう。注意が必要なのはサンプル数が少なければ実態が分かりづらいところです。
サンプル化されるのは電話代行会社が自信のあるオペレーターの通話なので、必ずしもそのクオリティが再現されるとは限りません。複数の人物の通話サンプルを聞き、全てのオペレーターの通話品質が良いと感じられるのであれば、満足度の高い対応をしてくれるスタッフが多いだろうと判断することができます。
電話代行会社のクチコミ
オペレーターの質はクチコミで確認することも可能です。
電話代行会社を実際に利用した人の声、比較サイト内での利用者の感想などを参考にすると良いでしょう。公式ホームページに利用者の声を掲載しているサービスも多いですが、電話代行会社が集めた声なのでポジティブな意見が多くなる傾向があります。
電話代行会社の公式サイトのクチコミ情報からは正確な情報が得づらいので、全く関係のない個人のSNSやブログ、比較サイトなどを活用したほうが偏りのないクチコミを集めやすいと理解しておきましょう。
電話代行サービスお試しを利用する
お試しを利用して電話対応品質を調べる方法もあります。事前に録音してあるサンプルや他の利用者の意見だけでなく、サービスを直接体感してから決めたいと感じる方もいるはずです。
電話代行サービスの中にはお試しが利用できるケースもあるため、顧客や取引先になりきって電話を行い、どのような対応が受けられるのかチェックしてみると良いでしょう。自ら体感しておくのであれば、品質で失敗する可能性がかなり低くなります。
サンプル通話やクチコミでは気づくことができなかった良し悪しが分かるケースが多いため、可能であればお試しを利用するようにしてください。
電話代行会社を利用したいときには、オペレーターの質を厳しくチェックしておくことが重要だと言えます。
悪い対応が行われてしまうと取引先を怒らせてしまったり、顧客にネット上で会社の悪評を流されたりする可能性が高いです。
営業機会の損失や取引先からの信用失墜、世間からの評判低下や売り上げの低下を始めとする色々な悪い影響が想定できます。
良い対応を行ってくれる電話代行会社を利用することができれば、取引先や顧客からの自社に対する印象が良くなったり好感度が高まったりする可能性が高いです。とても重要な要素なので、選定時には質のチェックを忘れないようにしましょう。
料金・価格の費用対効果はどうか
電話代行サービスを探すときには料金・価格に関しても細かくチェックする必要がありますが、単に安ければ良いというわけではありません。
安いか高いかで判断するのではなく、その料金で利用した場合の費用対効果がどれほどのものなのか考慮することが大切です。
営業電話をかけなければならない会社を例にして考えてみましょう。自社でオペレーター1人を雇い、月々の人件費が200,000円かかるとします。電話代行会社を利用するのであれば、1か月の利用料金が50,000円から150,000円ほどで済むことも多いです。
もちろん、架電数によってコストは大幅に変動します。電話代行サービスでは1コール当たり100円から150円に設定されていることが多いため、自社雇用のオペレーターが月に2,000件以上の営業電話をかけるのであれば、自社雇用のほうがお得になる可能性がありますが、実際に2,000件以上かけるとは考えにくいです。
電話対応に特化した社員を雇用するのであれば、電話代行サービスに外注したほうが同じ回数の営業電話を安い料金でかけてもらえる可能性が高いと言えます。
月額利用料金が150,000円と提示されたときに高いと感じる人もいるはずですが、実際に自社にオペレーターを配置する場合を想定すると電話代行会社を利用したほうが費用対効果が高いことが分かるはずです。
費用対効果と初期費用を考慮する
コール数や料金の比較で費用対効果を考えることもできますが、初期費用を含めて考えることも大切だと言えます。
もしかすると、自社で設定している給与や希望するコール数によってはオペレーターを自社で雇ったほうが安く済む計算になったかもしれません。注意しておかないといけないのは、自社にオペレーターを配置する場合は導入費用が高くつくことです。
コールセンター業務を既に行っており、人員を増やすだけであればそれほど費用はかかりませんが、新たに設置するのであれば通話や情報を記録するための機器、電話回線の契約などが必要となります。
スタートアップ企業などでは初期費用の負担が重くなりやすいです。初期費用を抑えやすい電話代行サービスを選んでおくのであれば、総合的に考えたときに費用に対して得られるものが大きくなりがちだと言えます。
費用対効果が高いかどうか判断する
オペレーターの質まで考慮して費用対効果を考えることも大事です。
コール数が多くて料金が安かったとしても顧客獲得に繋がるような電話が行われていない場合、対応時間が長くても顧客が満足するような対応を行ってくれていないという場合はコストを無駄にすることになります。
コール数の多さや対応時間の長さと料金だけを重視するのではなく、品質が伴っていることが何よりも大切です。
1か月のコール数がそれほど多くなかったとしても、品質の良い通話対応のおかげで見込み顧客がたくさんゲットできたという場合は費用対効果が良いと言えます。
問い合わせ対応は営業電話よりも利益に結びつきづらい内容ではありますが、こちらに関しても顧客満足度が高まる品質であれば自社の印象アップに繋げることができ、費用対効果は十分だと判断することができるでしょう。
単純な料金や対応数と時間だけでは費用対効果を探ることができないです。利用したときにどれほどの恩恵がもたらされるのか考えることによって、費用対効果が高いかどうか判断できるようになります。
公式ホームページやクチコミサイトなどで公開されている実績、費用対効果に関する感想などを参考にすることから始めてみると良いでしょう。料金に見合った成果が得られそうだと感じる場合は、トライアルを利用してみることもおすすめです。無料もしくはお得な料金で電話代行を試すことができるサービスも多いと言えます。
トライアルを行ったときに期待していたほどの成果が得られたのであれば、安心してそのサービスを利用できるはずです。
費用対効果は念の入りにチェック
本格的に利用を開始する前に費用対効果を把握することは簡単ではありません。継続して利用しないと判断が難しいケースもありますが、単純な価格の安さだけで選ぶと失敗しやすいことは間違いないと言えます。
リーズナブルな価格のサービスは、コストカットのために色々な部分を削っていることが多いです。
格安サービスは研修やチェック体制が不十分で対応品質があまり高くなかったり、特定の時期だけ対応時間を延ばすといった柔軟な対応が期待できなかったりすることもあります。一見すると高く感じられるサービスであったとしても、内容が充実していたり品質が高かったりすれば、利用時には高い満足度を得ることができるでしょう。
判断が難しいからといって費用対効果を考慮しないことは危険だと言えます。
電話代行サービスへの問い合わせをする
自分で料金や価格、サービスの内容や質に関するクチコミなどを確認して総合的に判断することもできますが、電話代行会社に直接問い合わせて尋ねることも可能です。
きちんとしている電話代行会社であれば、自社が提供するサービスによってクライアントがどれほど満足しているかの調査を行っていることが多いと言えます。
問い合わせを行ってみると、何人の見込み顧客を獲得することができた、1日当たり何人からの問い合わせに対応することができたなどの情報を教えてもらえることがあるでしょう。ハッキリとした数字で効果を知ることができれば、自社で利用した場合の費用対効果も想像しやすくなります。
こういった調べ方を選ぶとある程度の時間が必要となりますが、継続して利用するサービス選びで失敗しないためには避けて通れない道だと理解しておきましょう。
電話代行会社ごとに料金も品質も差があります。各社の料金表だけを見比べてみても費用対効果という実態まで知ることはできません。多角的な視点から調べることで料金に見合ったサービスを提供してもらえるか判断しなければなりませんし、より詳しい情報を知りたいのであれば電話代行サービスへの問い合わせが必要となります。
蔑ろにしてしまうと毎月コストが発生しているのに十分な効果が得られていない、自社で人員を確保したほうがお得という失敗を引き起こしかねないです。十分な成果が得られずに後悔することを防ぐためにも、費用対効果は入念にチェックしておきましょう。
柔軟なプラン変更は可能かどうか
導入を考えるときには、その時点で最適なプランを選ぶことになります。
しかしながら、経営を続けていく中で最初に決めた内容では対応が不十分になってしまうことも多いです。
事前にプラン変更の柔軟性を確かめておかないと、必要なタイミングで最適な内容への切り替えができないので注意が必要だと言えます。
規模に応じてプランが選べる電話代行会社を利用する
長くサービスを利用する意向がある場合は、プランを変更する必要はないと思うかもしれません。
けれども、実際には様々な事情からプラン変更が必要となる可能性があります。会社の規模に変化があった場合は、利用するサービスも縮小や拡大を検討しなければならないことが多いです。
今まで以上にたくさんの問い合わせを受けるようになった、たくさんの営業相手を抱えることになったとして、従来と同じプランのままでは十分な対応を期待することができません。
コール数などの上限を超えた場合は追加料金が加算されていくこともありますが、プラン変更ではなく追加料金の加算となるとコストが高くなりやすいことも理解しておく必要があります。
規模に応じたお得なプランが用意されている電話代行会社を選んでおけば、事業規模が変化したときにも利用料金が割高になることなく、お得にサービスを利用できる可能性が高いです。
業務内容の変化に対応してもらえるかどうか
規模の変化だけではなく、業務内容の変化に対応してもらえるかどうかも重要だと言えます。電話営業に力を入れていた企業が、営業はメールやチャットで行うようになるケースもあるでしょう。
そうした場合は電話代行会社に営業電話をかけてもらうのではなく、営業に成功した顧客からの問い合わせの対応を行ってもらうという変化が考えられます。選んでおいた電話代行会社が営業電話に特化しているサービスであれば、後に問い合わせ業務に切り替えてほしくても対応してもらうことができません。
特定の対応に特化したサービスは高品質な対応を期待することができたり、そのときの自社に合ったプランを選びやすかったりします。特化型サービスを選ぶことには素敵な魅力がありますが、その一方で業務内容が変わったときには対応してもらえない恐れがあると覚えておきましょう。
色々な業務内容に対応しているサービスを利用しておくのであれば、依頼したい内容に変化があったときでもプラン変更で解決できる可能性が高いです。
柔軟性を確かめておくことも大切
規模や業務内容の変化があったときに変更できるプランがあるかどうかだけでなく、柔軟に切り替えられるかどうかのチェックも重要だと言えます。
タイミングに関係なくプラン切り替えを実施できるケースもあれば、翌月からでなければ新しいプランは利用できないなどの制限が設けられているケースもあるので注意が必要です。
多くの場合は切り替えが必要になったタイミングでプランを変えることができますが、制限がないサービスもあることを理解しておかないといけません。制限がなかったとしても、契約しているコール数や利用日数に達していなくても他の月と同様に1か月分の請求がされるなど、プラン変更の際に日割り計算などによる返金がないケースもあります。
プラン変更が可能であるかどうかと一緒に、柔軟性を確かめておくことも大切だと言えるでしょう。
カスタマイズ性の高いサービスを選ぶ
頻繁にプランを変えたい場合、利用しながら自社に最適な内容に変化させていきたいと考える場合は、初めからカスタマイズ性の高いサービスを選んでおく方法もあります。
ほとんどのサービスではパック化されたものが用意されており、これをそのまま利用することも多いです。パック化されたものだけでなく、
依頼者の希望や利用状況に応じて料金やサービスを柔軟にカスタマイズすることができる電話代行会社を利用しておくのであれば、常に最適な内容で電話代行サービスを利用することができます。
自社の状況が変わってしまった場合でも、必要に応じてカスタマイズ内容を変化させられるので、期待するサービスが利用できなくなったという問題が起こりづらいです。
問い合わせに対して迅速な対応であるか
問い合わせに対して素早く対応してもらえるかどうかも確かめておく必要があります。
トラブルが起こったときなどにも対応のスピーディーさは重要ですが、プランを変更したいときにもスピード感が重要です。
一刻も早くオペレーター数を増やしてほしい、今までとは違った業務内容を依頼したいと思っていても、スムーズに対応してもらえなければ迅速に話を進めることができません。
オペレーターが土日や夜間に対応を行ってくれるサービスでも、プラン変更などの問い合わせは平日の日中しか行えないというようなケースも多いです。
平日だけでもすぐに対応してもらえると安心ですが、問い合わせメールを送ってもなかなか返信がないなどのサービスであれば素早く内容を変えることができません。
最初に契約を行うまでの様子から対応のスピーディーさが分かるはずなので、初めての契約の段階で円滑に手続きが進まない場合は注意が必要になります。
将来的に依頼内容を変更するときにも柔軟かつ迅速な対応が期待できないことがあるので、気をつけておきましょう。
違約金や解約金の発生を確認する
違約金や解約金などが発生しないかどうかも確認しておくべきです。同じサービス内でプランを変えるだけなので、基本的にはこれらが発生しないと考えておいて良いと言えます。
ですが、キャンペーンなどを利用して契約を行った場合は要注意です。一定期間が経過する前にプランを変更しようとすると、違約金や解約金を請求される可能性があります。
特に高いものから安いものへの変更となると、電話代行会社側の利益が小さくなることから違約金などが請求されるリスクが高くなるでしょう。
プラン変更の柔軟性はとても大切な選定ポイントの1つです。ずっと同じサービスを利用し続けるつもりでも、自社にどのような変化が起こるのかは分かりません。
あらゆる変化に柔軟に対応できるプランがあるサービスを選んでおくと、状況が変わっても問題なくサービスを利用することができます。同時にプラン変更の対応のスピード、違約金や解約金発生の可能性まで調べておけば、変更を希望するときにトラブルが起こる可能性が低くなるでしょう。
先のことまで考え、柔軟にプランが変えられる電話代行会社を探してみることをおすすめします。
電話内容の共有ツールはどうか
電話代行サービスを利用するときには、電話内容の共有を行ってもらうことが基本です。
従来は電話もしくはメールで共有が実施されるケースが多かったのですが、現在では利用されるツールが多様化しています。
そのため、どのような共有ツールが採用されているのかチェックし、自社に合っていると感じる共有方法があるサービスを選ぶべきです。
オペレーターの電話対応情報を共有する
まだ電話代行サービスを使ったことがない場合は、どのような流れで情報を共有するのか知らないこともあるでしょう。
オペレーターにどのような電話対応を行ってもらう場合でも、取引先や営業先、顧客などに行った対応の内容を伝えてもらうことが可能です。営業電話をかけたり問い合わせを受けたりするオペレーターは、電話しながら、または電話終了後に話した内容について情報をまとめることが多いと言えます。
オペレーター個人によってまとめられた情報がほとんどそのまま電話やメールで伝えられることもあれば、電話代行会社側でレポートがつくられることも多いです。
かけた電話やかかってきた電話の内容、実際に行った対応などだけでなく、内容ごとに問い合わせ件数が計算されていたりすることもあります。まとめられたレポートがメールなどで送られてくるケースも少なくありません。
少し前までは電話やメールを使ったこのような流れでの共有方法が一般的でしたが、現在では情報共有用のシステムやアプリなどが活用されることが増えています。
情報共有システムを採用している電話代行会社
チャットアプリを利用する方法は、電話やメールでの連絡と似ているでしょう。
連絡ツールが変わるだけで、添付されたファイルや資料、送られてきたメッセージから情報を確認するという点は同じです。システムを利用する場合は、従来と共有方法が大きく違っていると感じる可能性が高いと言えます。
情報共有システムを採用している電話代行会社を選ぶのであれば、リアルタイムで情報の共有が行われることが大きな特徴です。
オペレーターによる営業電話の件数、問い合わせ内容の総数などが自動的に集計されていくことも多く、いつでも現在どのような状況であるのか確認することができます。非常に便利なシステムだと言えるでしょう。
自社や担当者にとって都合が良い情報共有を選ぶ
主に電話・メール・アプリ・システムによる情報共有が想定されますが、選定時には自社にとって利便性が高いものを選ぶことが大事です。
担当者が時間を割いて電話に出ることが難しいと感じる場合は、電話連絡による情報共有を選ぶべきではありませんが、電話代行会社のスタッフから直接情報を伝えてほしい場合は電話が最適だと言えます。
添付された資料を時間があるときに確認したいという場合は、電話以外の方法が便利です。普段から業務でメールやチャットアプリなどを活用している場合は、これらの方法に対応しているサービスを選ぶと良いでしょう。
自社で業務効率化ツールなどを積極的に取り入れており、デジタル化が進んでいる場合はシステムによる情報共有が行われているサービスが良いと言えます。
便利ではありますが、チャットアプリやシステムを導入したことがない企業がこれらによる情報共有しかないサービスを利用すると、情報の確認が煩わしく感じられてしまったり、本来なら素早く確認できるところに時間をかけることになったりする恐れもあるでしょう。
世間一般的なツールの評価を参考にするのではなく、自社や担当者にとって都合が良いものを選ぶようにします。
情報共有を行ってもらえる環境の構築は必要
チャットアプリやシステムに対応しているサービスを選択する場合は、自社でもアプリやシステムを導入しなければならないことを理解しておく必要があります。
自分でアプリやシステムの契約を行う必要はありませんが、担当者のパソコンにアプリをインストールしたり、システムを稼働させるためのソフトウェアをインストールしたりすることになるケースが多いです。
近年はクラウドサービスが利用できることも多いので、インストールしなくても電話代行会社から伝えられたIDやパスワード、URLなどを利用すれば情報共有システムにアクセスできることもあります。
自社で契約を実施して料金を支払う必要はないものの、情報共有を行ってもらえる環境の構築は必要になることが多いと覚えておきましょう。
簡単な作業ではありますが、環境の構築を避けたいのであれば電話やメールに対応しているサービスを選ぶことになります。
情報共有が可能であるか問い合わせをする
電話内容の共有ツールが自社にフィットするものであれば、手間をかけることなく電話対応の状況を確認することが可能です。
せっかく電話代行サービスを利用したとしても、チェックに時間がかかってしまうと意味がありません。迅速に必要な内容だけをチェックできるような共有方法が採用されているサービスを利用するのであれば、少ない時間で電話対応のチェックを済ませることができます。
実際にどれほどのチェック時間がかかるのか、選んだ共有ツールが本当に便利であるか知りたいのであれば、レポートのお試しを希望してみることがおすすめです。サービスの利用開始後に実施される方法でレポートを受け取ることができ、問題ないかどうか確かめることができます。
情報共有を試すことができるかどうかはサービスごとに違っているため、問い合わせの際に確認してみることがおすすめです。
電話内容を共有することで商品やサービスを改善出来る
電話内容を共有しておくことは大切だと言えます。オペレーターが取引先の社員から聞いた内容が引き継がれていなければ、次に取引先の人と会うときに話が噛み合わないという問題が起こるかもしれません。
顧客からの電話に対しても共有は重要で、頻繁に受ける問い合わせ内容を把握できなければ商品やサービスを改善しなければならないと気づくことができないでしょう。
しっかりと情報共有が行われるのであれば、取引先や顧客の要望を自社でも把握することができますし、電話内容を踏まえた上で商品やサービス、営業方法などを考えられるようになります。
充実した情報共有が叶えられるかどうかは、採用されている共有ツールの種類によっても違ってくるはずです。
自社に最適なツールでの共有を行ってくれる電話代行会社を選ぶことで、スムーズかつ充実した情報共有となるようにしておくと良いでしょう。
