そもそも電話代行とは
電話代行は個人事業主にもおすすめのサービスです。近年では大きな企業だけではなく、個人事業主が電話代行を利用するケースも増えています。利用者数は増加しているものの、大きな企業と比べると浸透率が低いことには違いがありません。どのようなサービスなのか詳しく知らない人、個人事業主では利用が難しいサービスだと思っている人は、電話代行の基本的な情報から知るようにしてください。
電話代行の概要
名前から分かるように、電話に関する業務を代わりに行ってもらうことができるサービスが電話代行と呼ばれています。事業規模に関係なく、顧客や取引先と連絡を取るためには電話対応を欠かすことができません。自社に専属の電話スタッフを配置したりコールセンターをつくったりする企業もありますが、個人事業主の場合は資金をやり繰りして電話対応を任せられる従業員を雇ったり事業主自身で応対したりするケースが多いです。十分な資金や人的リソースがある場合は電話業務で困ることがないかもしれませんが、これにかける資金を抑えたい場合、人的リソースを他のことに使いたい場合は電話業務にかかるコストや手間を減らしたいと考えるでしょう。電話代行はそういった場合に便利だと言えます。
電話業務を代わりに行ってもらうと聞くと、的確に対応してもらえるのだろうかと疑問に感じるかもしれません。外部のスタッフに応対を依頼するわけですから、一緒の職場で働いている人物でなくても正しく対応できるか不安になることは当たり前だと言えます。結論から言うと、電話対応のプロが業務を遂行してくれますし、事前に円滑な応対のための打ち合わせやマニュアル作成が行われるので問題ありません。電話代行を依頼するときには、どういった電話を取ってほしいのか、具体的にどう応対してほしいのか、イレギュラーなシーンでは何をしてほしいのかなどを伝えておくことができます。要望を伝えるだけではなく、商品やサービス、顧客についての情報の引き継ぎを行ったり、複雑な内容に関してはマニュアルを渡しておいたりすることが一般的です。代行会社はヒアリング結果や提供された情報をもとにして、その依頼者に特化したトークスクリプトの作成を行います。完成したトークスクリプトは依頼者にも共有されることが多く、確認後に依頼者が納得できる形の対応であると感じられた内容であれば、そのトークスクリプトに従って電話業務が行われると知っておきましょう。顧客や取引先などの電話に対応する前に万全の準備を行うため、外部の会社に委託してもスムーズな応対になりやすいです。
電話代行の仕組み
基本的な電話代行の仕組みとしては、会社や個人事業主宛てにかかってきた電話が代行会社に転送され、代行会社のオペレーターが電話内容に応じて適切に業務を進めていきます。新たに電話番号を用意したり代行会社が貸し出している番号を利用したりする場合は、必ずしも転送というステップを経るわけではなく、直接電話代行会社へ連絡が入る仕組みにすることも可能です。行ってもらうことができる業務内容には受電と架電の両方があります。取引先から打ち合わせ日時に関する連絡が入ったときに折り返し連絡をすることを伝えてもらったり、顧客から製品やサービスへの質問があったときに受け答えをしてもらったりすることも可能です。時間外に連絡があった場合に急ぎのようでなければ時間外であることをガイダンスしてもらったり、急ぎの場合は取り次いでもらったりすることもできるでしょう。ビジネス相手である取引先や顧客からの電話以外だと、営業や勧誘の電話の対応も任せられるので便利だと言えます。企業だけでなく、個人事業主に対しても営業や勧誘の電話がかかってくることは珍しくありません。電話に出てみないと営業であるか仕事の依頼であるかなどは区別することができないため、全ての着信に対応している個人事業主が多いですが、業務に関係ないものであれば時間を無駄にすることになります。電話代行で営業や勧誘電話を断ってもらったり、要点だけを伝えてもらったりできるのでとても便利です。
電話代行のメリット
架電は取引先や顧客に伝えたいことがあるときに利用することもできます。先方から電話に出られる時間を指定されているけれど、同じ時間帯に打ち合わせが入っているなどの事情から電話がかけられないこともあるはずです。打ち合わせを中断して電話をすることになれば、打ち合わせ中のクライアントからの印象が悪くなってしまうリスクがあります。連絡しなければならないことが事前に分かっている場合は、電話代行会社に詳細を伝えておき、指示通りに顧客や取引先へ連絡を入れてもらうことが可能です。見込み顧客を見つけるための営業電話や顧客化に向けたナーチャリングのための電話もかけてもらうことができます。個人事業主は少ない人的リソースで事業を営んでいることが多いことから、顧客を得るために重要な発掘と育成という作業を実施することが難しいです。電話代行を利用すると、渡しておいた架電リストを参考に営業電話をかけてもらうことができ、事業主が手間をかけなくても商品やサービスへの関心度を調べたり、顧客になってくれそうな人に商品やサービスを紹介する電話をかけたりすることができます。受電と架電のどちらを依頼した場合でも、情報の共有やレポート作成が行われるケースが多いです。代行による結果や詳細を伝えてもらえるので、自分で電話対応を行わなくてもどういった電話があったのか、営業結果はどのようになっているのか知ることができます。
電話代行を利用するのであれば、多忙や資金不足に悩む個人事業主でも十分な電話対応を行えるようになるでしょう。専門サービスに任せることができるため、迅速かつ質の高い応対が期待できます。顧客や取引先の電話に確実に対応できるようになりますし、サービスの利用を希望する電話を取りこぼすこともなくなるはずです。電話業務を行うだけの十分な人材を確保することが難しい個人事業主には、非常におすすめのサービスだと言えるでしょう。電話代行に興味を持ったのであれば、本格的に導入を検討してみることがおすすめだと言えます。
電話代行を利用すべき個人事業主とは
個人事業主におすすめのサービスではありますが、全ての方に電話代行の利用が向いているわけではありません。受電や架電が少ない場合、いつでも電話に出られる場合などは、利用しても十分な成果が感じられない可能性があります。あまり効果が得られなかったという失敗を避けるためには、自分にとって電話代行が向いているのかどうか知っておくことが大事です。電話代行を利用すべき個人事業主の特徴を紹介するので、参考にしてみてください。
電話に出られないことが多い個人事業主
まず、営業や外仕事などで電話に出られないことが多い個人事業主、機械などを使った商品の製造などで手が離せない時間が多い個人事業主は利用を検討すべきです。自分1人しか電話に出られる人がいなかったとしても、常に在宅で仕事をしていたり、ほとんど会議や打ち合わせがなかったりすればすぐに電話に出られます。一時的に手を止めても問題がない仕事の場合も、急な電話であったとしても柔軟な対応をしやすいです。外に出ていたり他のクライアントと過ごしたりする時間が長い場合、コア業務の最中に手が離せない場合は迅速に電話に出ることができません。不在着信を確認して折り返しを行うことはできますが、先方が急ぎの内容で連絡をしていた場合であれば、1回目の電話で対応してもらえなかったことに不満を抱かれる可能性があります。商品を購入する意思がある顧客からの連絡の場合、対応が遅れることで第2候補のサービスを利用されてしまう恐れもあるでしょう。クレームの電話であれば、待たされたことで更に顧客や取引先の怒りが溜まる可能性もあります。重要度の高い電話への対応が遅れたり、商品やサービスの販売機会、ビジネス相手からの信頼を失ったりする可能性があります。電話代行を利用する場合は、自分が電話に出られない場合でも代行会社のスタッフが代わりに電話に出てくれますし、内容に合った対応が行われるので安心です。
プライベートの時間を充実させたい個人事業主
プライベートの時間を充実させたい個人事業主も利用したほうが良いと言えます。個人事業主は自由に働けるというイメージを持つ人が多いですが、実際に仕事をしてみるとプライベートと仕事の切り分けが難しいと感じる人が多いはずです。顧客確保や売り上げアップのためには、本来仕事時間と考えていないタイミングまで業務を行わなければならないことがあります。プライベート時間中に取引先や顧客から電話がかかってくるケースも少なくありません。せっかく休みを設けていたとしても、電話対応が続いてしまうと十分にリフレッシュすることは難しくなります。個人の携帯電話を連絡先としていたり、自宅を事務所としていたりするケースも多いので、つい電話に出てしまうという人も多いはずです。電話代行を利用しておけば休み中にかかってきた電話全てを代行会社に転送することも可能であるため、仕事のことは忘れることができます。かかってきた電話を無視する場合は営業機会の損失などが心配になるはずですが、代行会社が対応してくれるので機会損失を心配して心が休まらないという問題も回避できるでしょう。
アナログなやり取りを好むクライアントがいる場合
アナログなやり取りを好むクライアントがいる場合にも使ったほうが良いです。最近では、メールやチャットなどを活用してクライアントと連絡を取る個人事業主も増えています。メールやチャットは時間に関係なく送ったり確認したりすることができるため、便利な連絡手段だと言えるでしょう。全ての顧客や取引先がこれらの方法で連絡を取れると良いのですが、現実問題としては難しいです。アナログな方法から切り替えられない、メールやチャットは嫌いという人も少なくありません。そうした場合は電話による対応を避けることができないです。電話代行会社を利用すれば、アナログ派のクライアントへのフォローが可能となるので、こういった顧客ともやり取りや取引が行えるようになります。
仕事での負担が大きいと感じている場合は、早急に導入することがおすすめです。個人事業主は自分1人で何でも行うケースがほとんどなので、毎日忙しく働いている人が多くなります。プライベートとのメリハリがなくなるどころか、寝るとき以外はほとんど仕事をしているという場合もあるでしょう。オーバーワークが続くと身体を壊してしまう恐れがあります。身体を壊してしまうと元も子もないので、負担が軽減できる工夫を取り入れるべきです。電話代行サービスは負担軽減に大きく貢献してくれるものであり、これまで行っていた業務を大幅に減らせるチャンスがあります。電話対応が多くて負担が大きいのであれば、利用したほうが良いです。
電話対応が苦手な場合
電話対応が苦手な場合も利用するべきだと言えます。自分しかやる人がいないから仕方なく電話対応をこなしている人も多いはずです。顔の見えない相手と話すことが苦手、電話のマナーや最適な話し方が分からない、聞き返すことや聞き返されることが多くて嫌など、様々な理由から苦手意識を持っている人は多いと言えます。電話代行を利用すればその道のプロが代わりに対応してくれるので、嫌な思いをしてまで電話対応をする必要がなくなるでしょう。電話に対する不安や不満をなくすことができますし、高品質な対応が期待できるようになるのでクライアントからの評価が高まる可能性もあります。強い苦手意識を持っていたり嫌々対応したりすると、それが相手に伝わってしまう恐れもあるので、最初から電話代行を利用しておいたほうが良いです。
色々な事情から電話に出ることが難しい、プライベートも大切にしたい、アナログ派の顧客とも取引したい、身体を壊したくない、苦手な電話対応をやめたいなどの考えがある場合は、電話代行の利用がピッタリだと言えます。現在抱えている問題や悩みを解決することができるので、前向きに導入を検討したほうが良いです。取り入れるべきか迷っている場合でも、当てはまるものがあれば電話代行を利用することをおすすめします。苦手意識がある、休みを取りたいなど、電話に絶対出られない理由がなければ使えないわけではありません。多様なシーンで利用できるサービスであることを知り、充実した経営やプライベートと仕事の両立を目指すために取り入れてみると良いでしょう。
個人事業主が電話代行を利用するメリットとは
電話代行を利用するメリットはたくさんありますが、個人事業主が利用する場合は企業が得られるメリットとは違う部分もあります。多くのことを事業主が行わなければならない個人事業主だからこそ感じられるメリットもあるので、具体的な内容を確認しておきましょう。
人件費削減を実現しやすい
個人事業主が電話代行を使うことには、人件費削減を実現しやすいというメリットがあります。なるべく経費を抑えて事業を行いたいと考える人は多いはずですが、人件費は経費増加に繋がりやすい項目です。1人だけであったとしても、人を雇うとなるとそれなりのお金が必要となります。月々の報酬だけでなく福利厚生のための費用、募集や採用、教育などにもコストが発生するでしょう。正社員ではなくパートやアルバイトという形態であってもある程度の人件費が必要です。電話代行を利用するのであれば、人件費よりも安く電話対応スタッフを確保することができます。サービスごとに相場価格は違うものの、利用量が少ない場合は月々5,000円程度から利用できることも多いです。幅広い時間帯での対応、たくさんの受電や架電への対応を期待する場合でも、個人事業主向けプランであれば100,000円以内におさまることが多いと言えます。人を雇う場合は安くても月に80,000円ほどかかることが多いですし、休日出勤や夜間対応まで頼むとなると200,000円以上の人件費になってもおかしくないです。幅広い時間帯での対応やたくさんの営業電話の実施などを理由に複数人を雇う場合は、更に高い人件費となることもあります。同じ費用をかけると考えたとき、電話代行を利用したときのほうがたくさんの仕事を高品質でこなしてもらえる場合が多いと知っておきましょう。人件費が減らせる上に高品質な電話対応が実現できるので、経費の削減やサービス品質の向上を大切にしている個人事業主にとって魅力的なサービスだと言えます。
クライアントの信頼をアップさせやすい
クライアントの信頼をアップさせやすいこともメリットです。電話対応の品質で印象は大きく変わります。たとえば、時間がなくて早口で説明してしまうと不親切だと思われかねませんし、自分はフランクに話しているつもりでも相手からすれば失礼だと思われてしまう恐れもあるでしょう。電話がかからない、繋がりにくい、すぐに折り返しがないなどの品質の悪さも評価低下に繋がりがちで、クライアントから信頼を失いやすい傾向があります。個人事業主が電話対応をする場合、その道のプロではないので上手く対応できないという問題が発生したり、多忙で丁寧に対応できないという問題が起こったりするケースが多いです。対応自体は丁寧でも迅速な応答が難しいなどの理由から品質低下が起こることもあります。電話代行会社に依頼しておけば、迅速かつ丁寧にクライアントに対応してもらうことが可能です。顔の見えない通話に関するノウハウをしっかりと持っているスタッフが対応してくれるので、クライアントから聞き取りやすかった、丁寧に話してもらえて助かったなどの評価が得られる可能性が高くなります。常に自分で対応を行っていると、精神的な余裕のなさから対応が雑になってしまうこともありますが、その場合は個人事業主には致命的な顧客の損失に至ってしまう恐れがあるでしょう。電話代行の場合はいつでも同じ品質での対応が実現されるので、自分で行うときのように対応の質がバラついてしまうこともありません。電話対応の良さで顧客からの信頼を高めることができれば、安心して取引が行える、商品やサービスを買うことができると思ってもらえる可能性が高いです。好感を持ってくれたクライアントが他者へもサービスを伝えてくれたり、継続して取引や購入を行ってくれたりすることもあるので、イメージアップや売り上げアップまで目指せるようになります。
電話対応に関する勉強や教育の必要がない
電話対応に関する勉強や教育の必要がないことも大きなメリットです。自分自身が電話対応を行う場合、必要に応じて勉強が必要となります。上手く応対できないと感じている場合やクライアントの機嫌を損ねていそうだと感じる場合、電話でのマナーを十分に知らない場合などは勉強が必要です。書籍を読むことでも知識は身につきますし、今ではインターネットで調べながら学習することもできます。けれども、納得できる対応を実現できるほどの実力を身につけるためには、たくさん勉強したり練習を行ったりする必要があるでしょう。スキルアップが目指せる点は魅力的ですが、これによってコア業務に支障が出ると意味がないです。電話代行サービスを利用すればスキル獲得のために勉強をする必要がなくなり、コア業務に取り組める時間をたくさん確保することができます。人を雇えば自分で学習する必要はないと思うかもしれません。ですが、実際には教育の手間がかかります。仮にオペレーターとしての経歴を持つ人物を雇用することができたとしても、仕事やクライアントのことを十分に知らないと最適な対応ができないです。想定される電話や必要な対応をマニュアル化したり、あらかじめ伝えておいたりする必要があります。電話対応の経験が浅い人であればまずは研修を受けてもらうことになるケースもあり、外部セミナーの手配などの手間が発生することもあるでしょう。人材の育成に成功したら安心して電話業務を任せることができますが、たくさんの労力や時間がかかることを考えると、教育の必要がない電話代行を利用したほうが便利だと言えます。情報の共有などの事前準備は必要になるものの、教育は必要ないので貴重な時間を無駄にすることがなくなるでしょう。
個人事業主が電話代行を導入するのであれば、人件費削減や顧客からの信頼獲得、時間の確保などが叶えられるようになります。導入にはコストがかかりますが、自分で雇用する場合の人件費と比べると安価であることが多い上に、かけた費用以上の効果が得られることが多いです。メリットの多さや効果の大きさを実感し、継続してこのサービスを利用する個人事業主はたくさんいます。経営成功のために活用できるサービスの1つなので、メリットを踏まえて導入を前向きに考えてみると良いでしょう。
個人事業主が電話代行を選ぶときに確認すべきポイント
サービスの利用を決めたのであれば、依頼する代行業者を見つける必要があります。電話代行業者は多数存在していますが、個人事業主に特化したものもあればそうでないものもあるので注意が必要です。個人事業主に向けたものでも、業者ごとに料金プランや依頼できる内容に違いがあります。個人事業主が電話代行業者を選ぶときにチェックしておくべきポイントがあるので、これを知った上で最適なサービスが見つけられるようにしておくと良いでしょう。
個人事業主向けの料金であるか
最初に確認しておくべきポイントには、個人事業主向けの料金であるかどうかがあげられます。電話代行サービスには企業を対象にしたものと個人事業主を対象にしたもの、特に明確に対象が決まっていないものがありますが、個人事業主向け以外のものを選ぶと費用が高くなりがちです。相場価格はインターネットでも調べられますが、個人事業主に特化したサービス以外の相場であれば、かなり高い費用が当たり前だと勘違いしてしまう恐れもあるでしょう。個人事業主用の場合は月々数千円から利用できるケースも多くなっており、初期費用が含まれる初月でも10,000円前後で済むことが多いです。受電数と架電数がかなり多い場合はもっと高いプランを利用することになりますが、多くの場合はこの程度の料金で済みます。気をつけておかないといけないのは、単純な安さだけで選んではいけないことです。個人事業主に特化したプランは基本プランのコール数が少なく設定されていたり、シンプルなプランであったりすることで安くなっている場合が多いと言えます。そういった理由もないのに異様に安い場合は何か裏があるかもしれないと考えるべきです。品質が悪かったりオプションを半強制的に追加されたりする可能性もあるため、安いだけでなく個人事業主が安心できる料金設定となっているかどうかの確認が重要だと言えます。
どのような環境で電話代行が実現されるのか
どのような環境で電話代行が実現されるのかというポイントも確認しておくべきです。電話代行会社では貸し出し用固定電話番号の発行を行っていることが多いですが、必ずしもこれが利用できるとは限りません。レンタルサービスがない場合は自分で番号を用意する必要があるので、電話番号の取得に時間やお金がかかる可能性があります。電話番号の貸し出しを行っているサービスの場合でも、どのような市外局番を割り振ってもらうことができるのかなど、気になる点を事前に確認しておくべきです。転送することになるのか直接代行会社にかかることになるのか、取り次いでもらう場合のプロセスなども確認しておいたほうが良いと言えます。サービスごとに環境の構築方法は異なっているため、絶対に理想としていた方法になるとは言い切れないです。場合によっては電話番号や携帯電話の用意などが必要になることもあるので、きちんと確認しておきたいポイントだと言えます。
受電や架電後の情報共有
受電や架電後の情報共有に関することも確認しておきましょう。代行会社が受けた電話の内容やかけた電話の結果を教えてもらうことができますが、共有方法や速度、頻度などは利用するサービスで違っています。電話・FAX・メール・チャットアプリ・情報共有ツールの5つの手法のうちのどれかが採用されていることが多いですが、それぞれに良し悪しがあるでしょう。電話であれば忙しいときにはすぐに情報が確認できませんし、FAXも出先で確認することができません。メールやチャットアプリ、情報共有ツールが用いられている場合は外出先でも確認できることが多いですが、これらの取り扱いになれていなければ不便さを感じるはずです。どの方法が良いかは利用者の好み次第なので、利点と問題点の両方を考慮して最適な共有方法を見つける必要があります。共有の速度と頻度については、急ぎの内容や重要な内容だけリアルタイムで共有されて他の情報は後からまとめて報告されるケースもあれば、全ての情報がリアルタイムで共有されることもあるでしょう。時間が空いたときに情報を確認したいのであれば全てリアルタイムで共有してもらえるほうが便利ですが、頻繁に通知や連絡を受け取りたくない場合はまとめて報告のほうが良いこともあります。これに関しても好みによるところが多いので、快適に使えると感じられるサービスを選ぶ必要があるでしょう。
サービスの内容
サービスの内容についても詳しくチェックしておくべきです。一般的に利用できる基本機能は決まっていますが、全てのサービスで共通しているわけではないと言えます。あるサービスでは基本機能に含まれていたものが、別のサービスではオプションとなっているケースもあるので、詳細を見ておかないと必要な機能を使うために別途料金が発生することになるかもしれません。また、オプション利用を考えている場合は、どのようなサービスがあるか確認しておいたほうが良いです。夜間や休日の対応、通話録音サービスなど、利用したいものがある場合は用意されているかどうか調べておくと安心だと言えます。最初からオプションを使う必要はなく、シンプルなプランだけを希望している人もいるはずです。使用している間にオプションを追加したくなることもあるはずなので、シンプルなプランだけでオプションもほとんど用意されていないとなると、後々不便さを感じるリスクがあることも理解しておきましょう。
個人事業主が電話代行会社の選定を行うときには、個人事業主向けの料金やサービスであるかきちんと確かめておく必要があります。企業の利用を想定したサービスでも契約できることがありますが、費用が高くなったり使い勝手の悪さを感じたりする危険性があるでしょう。あらかじめ、こういったポイントを意識しながら選んでおくようにすれば、契約後や利用開始後に不満を抱えにくくなります。契約してしまうと解約や乗り換えの際には違約金や新たなサービスを探す手間が発生するので、最初から最適な電話代行業者を利用できることが理想的です。失敗を避けるためにもチェックポイントについて理解を深めておき、問題なく利用できそうなサービスであるかどうか吟味して選定していくことが大切だと覚えておきましょう。
個人事業主が電話代行を利用した事例を紹介
便利なサービスに感じられるけれど、利用するかどうか決めかねているという方もいるはずです。サービスの特徴やメリットを知っても、利用した際の具体的なイメージを持っていないと導入に踏み切ることが難しいと感じられるでしょう。導入を迷っているのであれば、個人事業主が電話代行を利用した事例をチェックすることで、利用シーンや得られる成果についてハッキリとイメージできるようにしておくことをおすすめします。
利益アップの事例
とある個人事業主の場合、電話代行の利用が利益アップに繋がったことを知っておくと良いです。事業を始めたばかりのある個人事業主は、電話対応が十分にこなせないという問題を抱えていました。独立したての頃はやることが多い上に業務体制が整っておらず、かかってきた電話を取ることができなかった、丁寧に対応することができなかったケースが多かったと言えます。不在着信があったときにはかけ直すようにしていましたが、かけ直しても相手が電話に出てくれず、結局どのような電話だったのか分からなくてモヤモヤすることも多くありました。本当は依頼をしようとしてくれた人で、かからなかったから利用をやめられてしまったのではないかなどと考え、不安になることもあったほどです。電話対応が満足にこなせないまま仕事を続けていたところ、取引先に折り返し連絡をすると伝えておいたのに電話を忘れてしまったことがありました。慌てて電話をかけたところ、叱られてしまいこのままではいけないと思うようになります。そこで、その個人事業主は対策方法を調べ、色々な対策を検討する中で電話代行の利用を検討するようになりました。お金はかけたくないと思っていたものの、取引先の機嫌を損ねるという致命的な失敗を繰り返さないためにも電話代行サービスを使い始めたと言えます。すると、電話対応に焦っていたときが嘘のように業務が上手く回るようになりました。頻繁にかかってくる電話の対応を毎回行う必要もありません。業務効率がアップしてからは利益拡大を目的として顧客を増やしたいと考えるようになり、電話代行サービスに架電も依頼するようになりました。自分で営業をしなくても見込み顧客を探してくれるようになり、1人で事業を営んでいるにも関わらず大きな利益を出せるようになったという事例があることを知っておきましょう。
家庭崩壊を防ぐ事例
電話代行の導入で家庭崩壊を防ぐことができた例もあります。個人事業主として働くある男性は、家族に不自由な思いをさせないために仕事に熱心に取り組んでいました。正社員よりも安定しないと言われることが多いため、稼げるときにしっかり稼いだり、継続して事業を行える仕組みをつくったりしておこうと考え、プライベートを犠牲にしてまで仕事に励んでいたと言えます。帰りが遅いことや休みの日でも仕事が多いことを家族は少々不満に感じていましたが、自分たちのためだと理解していたのでお父さんをいつも労っていました。滅多にないフリーの日に遊びに行っても仕事の電話がかかってきたり、家族で団欒している最中に電話がかかってきたりしても大目に見ていたと言えます。男性自身も家族には我慢させることが多いけれど、何とか上手く回っていると考えていました。事件が起こったのは子供が習いごとの発表会でソロ演技を披露することになり、男性は仕事を調整して演技を見る時間を確保し、家族で会場に入ろうとしていたときのことです。会場に入る前に携帯電話の電源を切っておこうとしたところ、重要なクライアントからちょうど電話がかかってきました。家族に先に会場に入ってもらうことにし、電話対応を始めたのですが、深刻なトラブルで電話が長引いてしまい、急いで会場に入ろうとしたものの演技中なので扉を開けられないと係員に止められてしまいます。どうすることもできずに呆然としていたところ、演技が終わって会場の外に出てきた家族から責められることになりました。遊びのときなどは我慢していたけれど、子供にとって大切な日まで仕事を優先するのはあり得ないと妻から言われ、見てくれることを楽しみにしていた子供には泣かれてしまいます。発表会以降、家族関係がギクシャクするようになったことをきっかけに仕事環境を見直すことにした男性は、新たな取り組みとして電話代行の導入を検討しました。電話代行を取り入れて夜間や休日は専属スタッフに対応を任せるようにしたところ、きちんと家族と向き合う時間が取れるようになります。家族からも喜ばれることが増え、自然と関係が良いものになっていったという事例です。
精神的なストレスがなくなる事例
電話代行のおかげで精神的なストレスがなくなったという事例もあります。個人事業主としての仕事が軌道に乗り始めていた方の例ですが、この方は自分の手がけるサービスの人気や利益の拡大を有難く思う一方で、クライアント全てにきめ細やかな対応ができないことが気がかりでした。問い合わせを受けてもすぐに対応できなかったり、手が離せない業務中に対応が後回しになってしまったりすると、クライアントから悪く思われたのではないかと不安になってしまい、集中も途切れてしまうという状況です。忙しくなればなるほど自分は不甲斐ないと感じるようになり、少しずつ仕事に対するストレスが大きくなっていきます。そんなときにたまたま電話代行の存在を知り、これを利用すればクライアントに細やかな対応ができると考えました。急いで取り入れたところ、自分が思うような丁寧なクライアントへの対応を実現することができ、精神的に大きなストレスを抱えることがなくなり、安心して仕事に打ち込めるようになったという例です。
個人事業主が電話代行を利用し、成功している事例はたくさんあります。業務効率化や利益拡大、クライアントへのきめ細やかなフォローなどを達成しているだけでなく、プライベートを充実させたり、仕事が原因で起こった家庭不和を解決したりすることもできていると知っておくと良いでしょう。事例を確認すれば、具体的に効果をイメージできるようになったはずです。
多彩なパターンで電話代行の活用が成功しているので、事例を知った上で自分の場合はどのような成果に結びつけられそうか考えてみると良いでしょう。
