電話代行サービスとは
電話業務を企業の担当者の代わりに行ってくれるサービス
電話代行サービスは、電話業務を企業の担当者の代わりに行ってくれるサービスのことで、電話業務を部分的、あるいは大部分をアウトソーシングできるのが特徴です。電話代行サービスを利用すると、会社宛ての電話に出て企業名や部署名、氏名といったことを尋ねて記録する業務が任せられます。勿論、用件のヒアリングも行われますし、急を要するかどうかですぐに取り次いでもらったり、逆に後でまとめてメールで知らせてもらうといったことが可能です。近年はテレワークを取り入れる企業が増えていますし、小規模事業者と相性の良いサービスという認知が広まったことで、電話代行サービスに注目が集まります。また一方は電話対応が苦手という人が増えている状況もあり、電話代行サービスの注目度は右肩上がりの一方です。テレワークは推進するほどオフィスで仕事をする人が減るので、かかってきた電話を取り逃すリスクが高まっています。電話を取り逃すと問い合わせ対応ができなかったり、顧客からの電話だと信頼関係を損ねる懸念が生じます。顧客満足度の低下は会社のイメージダウンに繋がりますから、テレワークによるそういう影響を避けたい企業を中心に、電話代行サービスの導入や活用が進んでいる状況です。自社で電話対応業務の人材を新たに確保したり、雇用する選択肢もありますが、コストや手間を考えると現実的ではないです。その点、電話代行サービスは即戦力が活用できますし、人材育成コストが省けるので導入のハードルが低くて現実的だといえます。
電話代行サービスは電話対応の代行に特化しているので、それ以上やそれ以外のことは任せられないです。しかしできるできないが明確ですから、サービスの利用が検討しやすい上に、希望に合わせてサービスのリストアップや比較検討が進められます。電話対応をするオペレーターは、コールセンターや企業の問い合わせ窓口などの実務経験者で、まさに電話で受け答えをするプロです。ビジネスマナーを熟知しているのは当然ですし、丁寧で失礼のない電話対応に自信を持っているスペシャリスト揃いです。電話を苦手としていたり、対応力が低くて任せるのが不安という人は在籍していませんから、企業は安心して電話対応業務をアウトソーシングできます。人材確保が難しくて電話に出られる社員が少ない、曜日や時間帯によっては人が出払ってかかってきた電話に出られない、そんな悩みを抱えている企業にとって朗報です。電話をすべて受けて用件を確認できますし、すぐにメールで電話の着信をメールで知らせてもらうことも可能ですから、電話対応以外の業務に集中しつつ、大事な電話を逃すこともないです。これはテレワークによってオフィスを縮小していたり、元々社員が少ない小規模事業者、更にいえば個人事業主やフリーランスにとっても頼もしい味方となります。電話に出られるか分からないだけでも不安なものですが、電話のことを忘れて大事な業務に集中できる電話代行サービスを味方につければ、不安から解放されて業務の効率が高められます。
電話代行サービスの特徴
様々な規模の法人、事業者などのニーズに柔軟に対応する電話代行サービスは、オペレーターの数やサービスの提供時間なども柔軟に決められます。例えば自社にコールセンターがある企業でも、繁忙期となると人員が不足して対応に遅れが生じたり、お客様を待たせてしまうことがあります。そんな時にも電話代行サービスは利用できますし、短期の利用も可能なので、繁忙期を乗り切ることができて満足度の低下も防げることになります。閑散期も含めてアウトソーシングをすれば、オペレーターの増減にも対応できますから、閑散期の人件費が気になっている企業にも朗報となるでしょう。コールセンター自体が不要になれば、場所そのものも必要がなくなりますし、出社も必要なくなるので一石二鳥以上です。高度で専門的な対応を代行してもらおうとすれば、サービス選びをしっかりと行うことが不可欠ですし、相応のコストが掛かることは考えておく必要があります。それでもニーズや要望、予算によって選ぶことができますし、選択肢が豊富なのは確かですから、相談先を探したり見つけるのに困ることはないはずです。土日や祝日のみの利用、営業時間外の対応といった要望にも応えてもらえるので、利用を検討したり相談してみる価値は十分にあります。専門用語が飛び交う士業や不動産に特化している電話代行サービスも存在しますから、専門性が高い業界の法人、小規模事業者にとっても電話代行サービスは頼りになります。
電話代行サービスと一口に言っても、不特定多数からの問い合わせに対応したり、取引先との商談に関することを取り次ぐといったサービスもあります。電話がかかってきたら指定の番号に転送したり、専用の電話番号で一手に問い合わせを引き受けて、柔軟に対応してくれるサービスも珍しくないです。このように、新規顧客にも既存顧客にも対応することが可能で、電話が繋がらないという状況を回避して、不安や不満を解消できるのが共通点となります。顧客満足度が低下すると、電話が繋がりにくいという噂が広まってしまったり、取引の継続をやめてしまう既存顧客が出る恐れがあります。それはビジネスチャンスの機会損失を招くことになるので、企業や小規模事業者にとっては何としても避けなくてはいけないです。電話代行サービスを利用すれば、電話が繋がりにくかったり誰も出ないという状況が回避できますし、機会損失に怖がることもなくなります。なぜこのようなサービスが増加していたり、利用を始める企業が増えているかといえば、時代とそれによる働き方の変化によって、ニーズが高まったからに他ならないです。どの業界や業種でも分業が進んでいますが、分業によって比較的重要ではない業務をアウトソーシングする企業が増え始めています。ノンコア業務を外部委託すると言い換えられますが、いずれにしても電話対応がコア業務ではない法人、小規模事業者にはアウトソーシングできる電話代行サービスが魅力的に映るわけです。賢く使うことで様々なメリットが得られますから、興味を持ったらメリットを知って利用の検討をおすすめします。
電話代行サービスを利用する5つのメリット
1.顧客からの信用やビジネスの機会損失を防げる
電話代行サービスを利用するメリットといえば、顧客からの信用やビジネスの機会損失を防げることが挙げられます。電話に出られないというだけでも、実はビジネスにおいて信頼を損ねたり、貴重なチャンスを逃すことになります。折角、企業や商品、サービスに興味を持って問い合わせがあっても、忙しさを理由に電話に出られなければそこで関係が生まれずチャンスが途切れます。新規顧客の中には、改めて電話をかけるケースもあるでしょうが、全ての顧客がそうとは限りませんし、諦めてしまえば顧客獲得の機会を失ってしまいます。しかも、新規顧客が競合する他の企業に問い合わせをして、関係を構築することも考えられます。端的にいえば、新規顧客を得るチャンスが競合他社に取られてしまうので、それを防げる電話代行サービス利用のメリットはかなり大きいです。既存の顧客にとっても、繋がらない電話は不安や不信の元になりますし、何度も不在でかけ直す羽目になれば、取引を考え直すことになってもおかしくないです。電話代行サービスの利用は、既存顧客との関係を保ったり守ることにも繋がるので、コストを掛けて利用する検討の余地もまた大きいといえるでしょう。
2.人件費が削減できる
電話代行サービスを導入する目的にもよりますが、人件費が削減できることも大きなメリットの1つです。自社で電話対応をする場合は、人材を確保したり人材教育などで、何かとコストが掛かってしまいます。出社による電話対応業務だと交通費もコストに加わりますから、多くの人材を雇用するのが難しくなります。一度雇用すると、閑散期に人員が過剰になっても簡単には辞めさせられませんし、逆に繁忙期に不足するのは困るので、常に一定のコストを払い続ける形になるでしょう。電話代行サービスは、従量課金のように利用した分だけ支払う料金体系が主流ですから、余分なコストを支払わずに済みます。オペレーターの増減にも柔軟に対応するので、閑散期は必要最小限の利用が可能ですし、繁忙期になっても人員を増強して電話の取り逃しが避けられます。電話代行サービスにアウトソーシングをすると、電話対応業務に掛かるコストが浮くので、その分を他の業務に回すことができます。自社の社員はコア業務に集中できるようになるので、生産性が高まって利益が増加しますし、増加した利益をコア業務に集中させられますから、会社が成長する好循環が生まれます。
3.対応の柔軟性の高さとサービスの選択肢の豊富さ
電話代行サービスは、対応方法が1つではなく多様ですし、カスタマイズが可能なサービスもあるので、希望する電話対応のアウトソーシングが実現します。問い合わせがあったらすぐにメールで知らせる、あるいは後でまとめて1回で知らせるなど指定できますし、特定の用件の電話のみすぐに取り次ぐといったことも可能です。オペレーターの判断で対応が決められないケースについては、一度電話を切って折り返すという柔軟な対応ができます。電話の内容をメールではなく電話で教えてもらったり、チャットで報告が受けられるサービスもあるので、対応の柔軟性の高さとサービスの選択肢の豊富さがメリットとなります。大規模で営業時間が長いコールセンター型、個人の業務のサポートに特化しているタイプ、電話番号を提供して企業の問い合わせを引き受けるサービスもあります。複数のタイプのサービスを提供する会社もありますし、特定のサービスを専門的に提供しているところも存在します。事務所の電話番代わりになるサービスもあれば、営業などで外出中の電話を受けてもらえる電話代行サービスも選ぶことができます。
4.電話対応品質の向上と安定化
電話対応品質の向上と安定化もまた、電話代行サービスの見逃すことができない1つのメリットです。電話窓口はある意味で企業の顔ともいえますが、対応がいまいちだと企業全体のイメージダウンになります。人材に時間と手間を掛けてしっかりと電話対応の教育をしたり、豊富な経験を持つ即戦力を雇用する方法もありますが、いずれも無視できないコストが発生します。しかし、人によって得意不得意がありますし、惜しまずに育てても期待通りの人材に育つ保証はないです。即戦力の雇用には相応の給与や待遇を提示したり、働く魅力がなくては雇おうにも雇うのが難しいです。というのも、今はどこも人手不足で人材の確保に苦労している時代ですから、自社で雇用して育てて一定以上のレベルに育てるのは困難だからです。即戦力ともなれば引く手あまたなので、求人情報を出しても簡単に興味を持って来てもらえませんし、かなりのコストを積まなければいけなくなるでしょう。人手不足と人材育成のコストは企業の悩みの種ですが、電話代行サービスを利用すれば一気に解決します。それも一定以上の経験や実力を持つオペレーターによる安定的で高品質な対応が実現しますから、顧客の満足度もそうですが、サービスを利用する側の満足度も高まること間違いなしです。
5.コア業務に集中できる
他に大事な業務があるにもかかわらず、かかってきた電話にも出なければいけないとしたら、業務効率の低下を招きます。コア業務の効率を低下させるノンコア業務というのは案外多いもので、電話対応はまさにその代表的な業務です。コア業務の最中に電話が鳴ると集中力が途切れますし、電話が鳴らなくても、かかってくるかもしれないと考えてしまえば同じです。実際に電話が鳴れば誰かが取らなくてはならず、チームで仕事をしていた場合は、他のメンバーの業務も中断することになります。電話の問い合わせには、重要性の低いものが多数を占める一方で、その中に即対応する必要がある重要度が高い案件も含まれることがあるのが厄介です。電話代行サービスは、膨大な初歩的な内容の問い合わせを捌けるだけでなく、用件の重要性を判断して、重要度に合わせて対応を変えることができます。つまり、重要かつすぐに対応が求められる用件だけを取り次いでもらえるので、コア業務に集中できるようになり、業務の効率化が図れるわけです。不規則に事務所の電話が鳴ってコア業務に集中できず困っている、そのような企業にとって電話代行サービスは頭痛の種を取り除く方法になりますし、簡単に悩みが解決するでしょう。
電話代行サービスを利用している業種や職種は？
テレワークに取り組む企業
電話代行サービスを利用している業種、職種は幅広いもので、近年はテレワークに取り組む企業の導入が進んでいます。テレワークは、推進すると出社する社員が減少することになり、電話対応が難しくなるというジレンマがあります。電話に出るためだけに出社するのは本末転倒ですし、電話対応を廃止するのも難しいので、それを理由にテレワークに踏み切れていない企業も少なくないです。ただ電話代行サービスを利用すると電話対応業務がアウトソーシングできますし、問い合わせなどの窓口を一本化可能なので、テレワークに力を入れる企業の増加が増えているわけです。全ての業務をまとめて一度に在宅に切り替えるのは困難ですが、電話対応業務を電話代行サービスで切り離せば、他の業務に集中可能なので比較的楽に移行できます。
コア業務の効率がアップするのは、従来のオフィス業務と同様ですし、社員同士の社内のやり取りはチャット、メールなどに切り替えられるので更に効率が上がります。テレワークには、書類の確認と押印といった他にもオフィス業務の課題がありますが、電話代行サービスの利用で少なくともテレワークへの移行が加速するのは確かです。このように業務の大部分が在宅でできる業種にとって、電話代行サービスはテレワークの普及拡大の助けになることが分かります。活用できる職種の範囲も広いですから、電話代行サービスによって一気にテレワークが拡大することもあり得るでしょう。
ECショップ運営
ネットで問い合わせや注文を受けるECも、電話代行サービスの利用が多い業種に数えられます。ECショップの運営は、問い合わせをネットだけでなく電話でも受けることが多くあります。中には電話で注文を受け付けているECショップもあるので、電話対応を軽視できませんし、コストを削減するのも難しいです。しかし電話代行サービスを利用することで、ECショップは本来の業務に集中できるようになります。問い合わせといっても商品やサービスの質問、アフターサポートにクレーム対応など様々です。これらを自社で対応するとなると大変ですし、社員が対応している場合はコア業務に支障をきたします。チャットボットの導入でネットからの問い合わせは減らせますが、電話対応について完全に機械任せにできるのはまだまだ先のことです。そこで、電話対応業務を電話代行サービスに任せると、時間やコストが掛かる業務の負担が大幅に軽減できます。コア業務に集中できれば、ECショップの運営に社員のリソースを集中できますし、取り扱う商品やサービスについても質を上げることが可能となります。これはECショップにもそうですが、お客様にとっても決して小さくないメリットがもたらされることを意味します。問い合わせ対応もクレームも、電話代行サービスなら専門知識と経験を併せ持つオペレーターが対応してくれるので、安心してお客様の対応を任せることができます。商品やサービスをしっかりと頭に入れた上で運用が開始しますから、自社の社員が対応するのと比べても、遜色のないアウトソーシングが実現します。
起業したばかりの企業、ベンチャー企業
起業したばかりの企業、ベンチャー企業なども電話代行サービスを利用しています。新興の企業は思いの外、電話対応業務が負担になりますし、社員が少なくてこれから事業を軌道に乗せるベンチャー企業にとっても電話対応に割ける時間やコストは限られます。とはいえ問い合わせや取引先からの電話は無視できませんし、かといって貴重な人材に電話対応させるのも難しいです。そんなお手上げ状態の企業の助けとなるのが電話代行サービスで、人材を温存しつつ電話の対応力を高めることができます。個人事業主は自分だけだったり、少数の人員で業務を回す必要がありますから、電話がひっきりなしにかかってくる業種だと大変です。自分で電話に出て対応することもできなくはありませんが、対応に時間が掛かる案件だとコア業務に使える時間が激減してしまいます。後日改めて折り返すことを伝えるのにもコストが掛かりますし、先送りにするだけなのでいずれ時間を使って対応することが必要です。電話対応に人材を一人雇えば楽になるでしょうが、一人だけだと同時に2件以上の対応はできないです。個人事業主はともかく、ベンチャー企業となると事業に興味を持った企業や取引先から独自に電話がかかってくる可能性があります。電話代行サービスは複数人のオペレーターで同時に対応することができるので、電話番を一人雇うよりも優れた対応力が手に入ります。従量課金なら余分なコストを支払わずに済みますから、人材を雇用するのと比べて合理的だといえます。
営業職
営業は電話が仕事と言っても過言ではない職種なので、電話代行サービスの利用もまた多い傾向です。営業職の人は多くの顧客を抱えていてやり取りをしたり、新たに顧客を開拓する時にも電話を使います。メールによる問い合わせにも応じなくてはいけないので、頻繁に電話がかかってきたり電話をかけるとなると負担が大きくなります。外回りで営業をする人は移動だったり商談など、電話に出られないこともしばしばです。営業に理解がある取引先の担当者なら、これらの状況を察して早く電話を切ったりかけ直してくれることもあるでしょう。ところが急ぎの用件ですぐに話がしたい取引先の担当者は、切らずにずっと電話をかけ続けたり、出るまで何度も連続してかけ直そうとします。分かっているのに出られないもどかしさは、営業職であれば誰もが経験したことがあると思われます。そのようなもどかしさの解消と、ビジネスチャンスを逃さずに済むようになる電話代行サービスは、営業職との相性が抜群です。本人が対応する必要があるケースでは、折り返して電話をすることになりますが、用件の重要度を把握してから折り返せるのが魅力となります。急を要しないなら取引先に待ってもらえますし、反対に優先順位が高ければ、移動を後回しにしたり、商談が終わり次第すぐに折り返しの電話をすることができます。こういった判断ができるのも、オペレーターがしっかりと対応してくれる電話代行サービスならではの良さです。他にも、士業や不動産を含む様々な業種、職種に電話代行サービスの利用と活用が見られます。
電話秘書代行サービスとは
電話秘書代行サービスの特徴とメリット
電話代行サービスと似ているものに、電話秘書代行サービスというものがあります。電話秘書代行サービスは電話代行サービスの一種で、電話対応の他にも様々な業務を代行しています。
秘書とつくだけあって、スケジュールの管理だったり書類の作成も電話対応業務に付随します。実は秘書代行のルーツは、電話が日本に導入された時に既にあったので、かなり長い歴史のサービスだといえるでしょう。現在の電話代行サービスが存在感を増し始めたのは、電話が本格的に普及して、更にアウトソーシングが珍しくなくなってからのことです。元々は別々だった電話と秘書代行が1つになったサービスなので、電話対応が頼りになるのは勿論、業務の範囲が広いので忙しい人にこそ助かります。例えば、商談で使いたいお店がある場合に、電話秘書代行サービスに依頼すると予約の手続きをしてくれます。電話対応だけでも柔軟なニーズに応じるカスタマイズに対応しているので、取引先や問い合わせの用件に合わせて、希望通りの対応をしてもらえます。コールセンター代行のように、複数人が同時に対応している電話秘書代行サービスもありますから、1日あたりの電話が多い人も安心です。コンシェルジュのようなイメージもありますが、電話秘書代行サービスはアシスタント的な立ち位置で、秘書業務をしてくれるサービスと捉えることができます。専任ではないので、社外秘の機密情報を任せる用途には向きませんが、複数の依頼者の秘書業務を並行して行っていますから、その分コストが安くなるメリットがあります。
秘書業務に特化している電話秘書代行サービスだと、専任で依頼者の秘書として専属で業務を行っているところもあります。遠隔で業務をするというだけで、業務の取り組み方自体は秘書そのものですから、安心して任せることができますし、高品質なサービスに期待が持てます。こういう秘書業務に強みを持っていたり自信があるサービスは、実際に秘書の経験がある人材が在籍しているものです。経験を活かして電話対応やサポート業務をしてくれるので、利用者自身も品質に納得したり、満足感を得ることができます。今や携帯電話全盛の時代ですが、企業の問い合わせ窓口といえば固定電話番号というイメージが根強く残っています。自社に固定電話番号がないと、対外的に信用を損ねたり、問い合わせを遠ざけることになりかねないです。そこで電話秘書代行サービスの中は固定電話番号を貸し出していたり、比較的信頼性が高い東京03や大阪06で始まる番号をレンタルしていることが多いです。本社や事業所が東京や大阪になくてもこれらの番号が使えるので、固定電話で企業の信頼性を評価する相手に対し、番号で信頼を証明することができます。電話番号がレンタルでも、使い勝手に違いはありませんし、丁寧で柔軟性のある秘書に対応してもらえます。また秘書とのやり取りが内線で行えるサービスもあります。内線なのですぐに繋がりますし、電話代を気にせずに必要な時に秘書に依頼することができます。これもサービスの一部に過ぎませんから、改めて電話秘書代行サービスの凄さ、魅力というものが分かります。
電話秘書代行サービスの導入
電話秘書代行サービスは、電話代行サービスと同様に起業したばかりの会社や、秘書の導入を検討している企業にも向いているサービスです。個人事業主が利用できるサービスもあるので、従業員を雇う余裕や予定がなくても秘書が欲しい、そういうニーズに応えられます。当然ながら電話は企業名や屋号で受け取ってくれますし、自社の社員のように扱える上に対外的にもそのような印象を与えることができます。不在時の着信の際にはそのように相手に伝えられるので、要望を聞いて折り返すか、かけ直してもらうことが可能です。一般的な電話代行サービスでも、導入することで企業イメージのアップに繋がりますが、秘書となれば更なるイメージアップに期待できるでしょう。一部の業務が被るので、秘書がつく電話代行とそうでないサービスの違いは若干分かりにくいです。電話秘書代行サービスを一言で表すなら、秘書クオリティの高いレベルのオペレーターによる電話対応といえます。電話対応のプロ中のプロが代わりに対応してくれるので、大事な電話を取り逃したり、失礼な対応で印象を悪くしてしまう懸念とは無縁です。伝言があれば聞き逃さず正確に伝えてくれますし、折り返しなら相手の電話を聞いて、復唱してから電話を切るので、やり取りの全てがスマートで安心感が得られます。一般企業のみならず、官公庁に対応しているサービスもありますから、レベルの高さを窺うことができます。かかってきた電話を電話で伝えてくれるサービスは、まるで本物の秘書からのように感じられるでしょう。
電話秘書代行サービスの利用を検討するのであれば、秘書検定のような資格を持つオペレーターが在籍するサービスが望ましいです。有資格者は秘書に必要な知識や技術が認められているので、ミスが許されないより高度だったり専門性が高い業務も任せられます。こういったサービスの良いところは、依頼者が1日のスケジュールを予め伝えることで、その通りに対応をしてくれることです。外出の予定があればそのように伝えられますし、帰社の時間が近づいていればもう少しで戻ってくるというように伝えてくれます。帰社がもうすぐなら電話の相手も安心ですし、しばらく折り返しの電話を待つといった判断の材料が提供できます。留守番電話でも、スケジュールに合わせてメッセージを発信することは可能ですが、対応には限界がありますし秘書には到底及ばないです。有人オペレーターの秘書なら血が通うやり取りが実現しますし、取り次ぎや折り返しの要望を取りこぼすことなく引き継ぐことが可能となります。外出が長期間に及んだり、急用や体調不良で電話に出られないと、取引先などは不安を覚えたり信頼を懸念することになり得ます。電話秘書代行サービスに代わりを任せることで、本人が電話に出られず本当に申し訳ないという気持ちが伝えられますから、取引先との信頼関係を傷つけずに済みます。丁寧な対応が必要な時にこそ、プラスアルファの付加価値が感じられるので、電話秘書代行サービスを味方につけると心強さが得られます。
サービス開始までの流れと導入時の注意点
電話代行サービスの導入するためにするべきこと
電話代行サービスの利用はまず、利用を検討するサービスを選び、問い合わせて説明を受けたり相談して利用を決めることになります。問い合わせは電話やメールで受け付けていることが多く、オペレーターが要望を尋ねたり説明を行うので、納得次第詳しい提案や見積もりを受ける段階に進みます。カスタマイズや予算の相談なども、この段階で行うことになります。場合によっては資料を取り寄せて目を通してから、利用するサービスやプラン、オプションを選択する形となるでしょう。いずれにせよ、料金は正式に契約して利用が始まるまでは発生しないので、それまでは費用を気にせずに相談できます。具体的に利用するプランやオプションなどの詳細が決まったら、いよいよ契約を結ぶ段階に進みます。法人向けのサービスなら代表者、個人事業主向けであれば本人の確認書類の提出が求められます。他にも必要書類が設けられている場合がありますから、サービスの利用に必要な書類を予め確認しておきましょう。書類に不備がなければ、契約を締結してサービスの利用開始となります。オーダーメイド型だったり、秘書代行のようなサービスの場合だと、サービスの開始前にマニュアルの作成やオペレーターの教育が行われます。マニュアルはヒアリングの内容に合わせて、オペレーターはマニュアルを使って対応の確認と練習をします。電話番号のレンタルがあるサービスでは、契約の前後に番号の発行が行われることになります。
電話代行サービスはサービスの内容、品質を知ってもらうために、トライアル期間を設けていることがあります。トライアル期間中は無料で利用できたり、契約済みであっても解約できることが少なくないです。トライアルの期間は様々ですが、1週間から2週間ほど利用できる傾向です。利用できる機能が制限されることもありますが、品質そのものは本番と変わらないので安心です。提供会社が自信を持っているサービスだと、全ての機能がフルに使えることがあります。注意が必要なのは、トライアルが無料でも解約しないと自動で本契約に移行したり、本契約中は解約できないケースがあることです。最低契約期間を設けている電話代行サービスは、その期間中の解約が制限されたり、解約しようとすると解約金が請求される可能性が高いです。トライアル期間は、納得してから本契約をするための期間ですから、本契約の後に利用者の都合で解約できないのは当然です。後々解約金が発生するとは知らなかった、負担したくないといった言い訳や要求は通用しないので注意です。契約書が作成されなかったり渡さないのは論外ですが、契約書が発行されたのに内容を把握していないのもNGとなります。そもそも、契約は締結する前にお互いが内容を把握して、共有する状態で結ぶものですから、知らないということはあり得ないわけです。
安心して利用したり、納得して費用を支払う意味でも、自分が選んで利用する電話代行サービスの内容、契約条件は隅々まで確認するべきです。
電話代行サービスの導入と検証に注意しよう
レベルの高いオペレーターが対応する、英語などの多言語対応を謳うサービスは、本当にレベルが高くて言語能力も優れているか確認をおすすめします。秘書検定などの根拠があれば信用できますし、多言語対応に関しても具体的な実績、評判があるなら納得してサービスを選ぶことができます。しかし、表現が曖昧だったり主観的に自称しているだけなら、根拠に乏しいので具体的にどこが優れているのか尋ねましょう。注意点といえばもう1つ、料金体系は様々で時間帯や曜日によって単価が変わったり、通常料金と比べてかなり高いケースもあることです。複雑な料金体系を採用していたり、時間帯などで細かく価格が分けられている場合は、料金体系全体を把握したり他社との比較が困難になります。知らずに追加料金が請求されるような事態になると、まるで騙されたかのような気持ちになってしまうので気をつけたいところです。見積もりは内訳も含めてしっかりと出してもらう、複数の候補から電話代行サービスを選ぶのであれば、同一条件でそれぞれから見積もりを出してもらうのが正解です。これなら比較検討しやすいですし、複雑な料金体系に惑わされたり、高額な請求に困ってしまうこともなくなります。高額といっても、相応の理由があれば決して高いわけではいですし、夜間対応や専門的な対応を要する電話代行サービスが比較的高めなのは普通のことです。電話代行サービスもオペレーターに人件費を支払っているわけなので、夕方以降の時間帯に専門用語や専門知識が必要な電話対応はコストが掛かるものです。
電話代行サービスの導入時には、導入によって本当に期待する効果が得られるか、コストに見合うかどうか検証することが大事です。丁寧な対応を求めているのにその水準に達しなかったり、他社の方が安いということになれば無駄になります。中途解約できる契約なら乗り換えられますが、そうでなければ満了まで利用を続ける必要が出てくるでしょう。要望と実際のサービスのギャップが大きくなるのは、ヒアリングが不十分だったり、本当に求める要望を伝えきれていないのが主な原因です。ヒアリングは簡単に済ませるのではなく、納得できたり情報共有がしっかりできていると実感するまで、妥協せずに何度でも繰り返した方が良いです。口頭で要望を伝えても相手に十分に伝わっていないと感じる場合は、理解に役立つ資料を集めたり、具体例を挙げるなどして伝わる努力をするべきです。運用の開始後はオペレーターが電話対応、自分は取り次ぎや折り返しの形で連携して業務にあたることになるので、共通の認識に必要な情報共有の重要性が高いです。このサービス開始までの準備が不十分だと、サービスに不満を覚えることになり得ますが、オペレーターにあたるのはお門違いなので気をつけましょう。比較的料金が高い秘書代行は柔軟性も高いですが、一般的な電話代行サービスに自社の社員並の対応を求めるのは難しいです。マニュアルにはない対応は流石にできませんから、電話対応で発生すると思われる様々な状況を想定して、全てに対応してもらえるか確認してから利用を決めることが大切です。
