周囲の人が気になる
ビジネスをする上で、電話対応をしなければならないことが多くあります。しかし電話の対応を苦手と感じている方は意外と多く、その苦手意識から業務に支障をきたしてしまうこともあります。電話対応に対して苦手意識がある方の特徴として、周囲の人が気になるケースを挙げることができます。
電話対応は社内でおこなうことになるので多くの場合は、同僚や上司などが周りにいることになります。控えめな性格で、自分から積極的に人との関わりを持つことが苦手な方などは、電話の対応をしている自分を見られたり、話している内容を周囲に聞かれることが恥ずかしいと思い、ミスを引き起こしてしまいます。ミスをしてはいけないと思っていると余計に緊張をしてしまうことでミスを誘発してしまうようになります。1度電話対応でミスを起こしてしまった場合、そのミスがトラウマになって再度同じようなミスをしてしまうのではないのかといった心境になり、ますます電話対応が苦手になっていくといった悪循環が引き起こります。ミスを起こしてはならないと思えば思うほど、相手の話が頭に入ってこなくなり、重大な要件を聞き逃してしまうことにもつながることも懸念されます。
周囲の人が気になってしまう人の特徴
周囲の人が気になってしまう人の特徴は、完璧主義者や自信に高いプライドを持っている・自意識過剰な性格の方が多いといった特徴があります。完璧主義者の仕事での特徴は、丁寧に仕事をする・現状よりも高いレベルを求めて仕事をする・他人が気づかないような細かい部分にまで神経を使うなどを挙げることができます。正義感や責任感が強く、少しのミスも許すことができない性格なので、電話対応でミスを起こしてしまったらどうしようなどの心理が働いてますます電話対応が苦手になってしまうのです。
自信に高いプライドを持っている方は、ミスを許すことができない性格になるので、電話でミスを起こしてしまったら周りの同僚や上司などにその失敗を知られることが怖くなってしまいます。知られてしまうとプライドが傷つくことになるので電話対応が苦手になることがあります。自意識過剰な性格の方は、周りに常に見られているような錯覚を引き起こしているので、常に周りの目を気にしてしまう傾向にあります。
電話を取るときや電話をかけるときに、周りの人が見ているので対応しづらいなどといったことが起こってしまい、電話対応が苦手になるのです。このことから電話対応が苦手になってしまうと、取引先との打ち合わせ時間や、担当者不在時の伝言を任せられた際などに要件を聞き逃してしまうことになり、業務に支障をきたしてしまうようになるので、克服する必要があります。
周囲の人が気になってしまう人の克服方法
周りの人のことを気にし過ぎないように心がけること
克服方法は、第一に周りの人のことを気にし過ぎないように心がけることが大切になります。自身が思っているほど周りの人はあなたに興味はありません。同僚や上司も自身の仕事に集中しているので、あなたの電話の対応の仕方など気にしていないことが多いのです。自身に当てはめてみても、同僚が電話対応をしている際にどんな内容を話しているのかなど気になっていることなどあまりないのではないでしょうか。そう考えると周りの人も同じであなたの電話対応を気にしていないのです。周りにいる人のことを気にするのならば、電話相手のことを気にかけて、相手に気を配るような対応をすることに集中すると、周りの人のことを気にならなくなります。オフィスにいる周囲の人の声などがうるさくて電話対応がうまくできないケースなどもあります。新入社員など新しい環境に慣れていなくて、業務も完璧にこなすことができない場合、ミスはつきものです。
最初から完璧に仕事をこなせる人など存在しないので、上司等に電話の仕方を指摘されたとしてもあまり気にする必要はないです。その指摘を自身で消化するように心がけることが大切なことになり、恥ずかしいことではないのです。指摘されている姿を周りに見られていても、新人の場合はよくあることなので、気にしないようにしましょう。気にしないようにすることで、指摘されてもプラス思考に変換することができるようになり、次回からリラックスして電話対応をすることができるようになります。ミスを起こさないように努力することも電話対応の苦手意識を克服する方法のひとつになります。まず電話対応の基本的なルールを把握しておく必要があります。会社の電話対応の方法にはマニュアルなどがあるので、そのマニュアルを理解しておくとスムーズな対応をすることができるようになります。
メモと復唱を徹底しておこなう
まず一番大切なことは、メモと復唱を徹底しておこなうようにします。電話対応をする際にはメモをとることは非常に大切なことになります。相手の内容の要点を書き出すことで、後から内容をすぐに把握することができたり、伝言など間違わずに伝えることができるようになります。メモをとらないと相手が指定した日時などに間違いがある場合があって、大変なことになってしまう恐れがあります。内容をメモをとらずに覚えておくこともできますが、記憶力に自信がない方などは特にメモに取るように心がけましょう。
また相手の内容を復唱することも大切になります。復唱することで、間違いがないか確認することができるのでミスを防ぐことに繋げることができます。また電波の関係などで聞きとりにくいことがあった際には、電波の状況が悪く聞きとれない部分があったので、もう一度お聞かせくださいなどと伝えて、繰り返して聞くようにしましょう。聞きとれない部分をそのまま聞き流してしまうようなことがないようにすることが大切なことになります。
特定の業務でよく電話を使うならば、一連の流れが決まってくることが多いので、自身でマニュアル化するようにしたらスムーズな対応をすることができるようになり、苦手意識を払拭できるのでおすすめです。また自分からかけた場合は、用件がわかりやすく伝わるように、話すように心がけると良いです。話すスピードも早口にならないように相手が聞き取りやすいスピードで話すようにして、声の大きさも大きすぎず小さすぎないほど良い程度の大きさで話すようにしましょう。
人と会話をする
電話対応が苦手な方の特徴
ことが苦手 電話対応が苦手な方の特徴として、人と会話をすることが苦手なケースを挙げることができます。家族や友人とは楽しく普通に会話ができのに、初対面の方や仕事上で接する方などとなると急に緊張してしまって、何を話せば良いのかわからなくなって言葉が出なくなる人は多いのではないでしょうか。電話での相手は初対面のことが多いので、話すことが苦手な人の場合、どのような対応をとれば良いのかわからなくなってしまうことが多くあり電話対応の苦手意識に繋がってしまう傾向にあります。
会話をすることが苦手な方の性格の特徴は、人見知りの方や、内向的な性格・自信がない方などがあてはまります。内向的な性格や自信を持てない性格の方は、電話対応に限らず人間関係を上手く築くことが苦手なことが多いです。人の目を見て話すことが恥ずかしい場合や、自身の容姿に劣等感を抱いている場合など内向的な性格の方に多いといった特徴があります。仕事の電話の場合は、世間話や楽しませるような話をする必要がなく、事務的な話のみで終わるにどうしても顔を知らない人と話すことが苦手などと悩んでいる方など多いのではないでしょうか。
内向的な性格の方の場合、人の顔色をうかがって話をする傾向にあり、どうしても人に話を合わせてしまって自分の意見を伝えることが苦手な人が多い傾向にあります。そのため、仕事を押しつけられたりして損をしてしまうことが多いです。しかし内向的な性格を克服することで、コミュニケーションがとれるようになり、仕事のパフォーマンスをアップさせることに繋がります。このことから仕事をおこなう上では、内向的な性格や人見知りの性格を克服する必要があるのです。このような性格の人の特徴として、リアルで人と接することが苦手の他に、電話対応も苦手だという場合が多いです。内向的な性格の方や人見知りの性格の方の多くがなぜ電話対応が苦手になるのかというと、電話の場合相手の顔が見えないことを挙げることができます。
ただでさえ顔が見えている相手に対しても話しかけたりすることができないのに、顔は見えない電話口の相手の場合、なおさら会話をすることができなくなってしまいます。相手の声だけで相手の心境などを汲み取る必要があるのですが、実際に怒っていないのに口調が強い人の場合だと怒っているように聞こえてしまうこともあります。このことからこちらの言い方が悪いせいで怒らせてしまったのではないのかや、なにか気に触るようなことを言ってしまったのではないかと思って会話がぎこちなくなってしまうのです。
人と会話をすることが苦手な克服方法
マニュアル化をすること
克服方法のひとつにマニュアル化をすることを挙げることができます。電話対応で一番大切なことは、相手の話している内容を把握して正確に聞き取ることと、自分の話を正確に伝えることになります。内向的で人見知りの人の場合は、この2つのことを重点に意識して対応することで、苦手意識を取り除くことができます。最初は機械的な受け答えになるのですが、数をこなしていくと、コミュニケーションも取れるようになり、要領を掴むことができるようになっていくので、スムーズな電話対応が可能になります。できることなら、こちらから電話をかける際は、自分が伝えなければならない内容をあらかじめまとめておいておくことがベストになります。
伝えなければならない用件のポイントを自分なりに整理したりして、事前に準備をしておくことで、焦ることなく冷静に会話をすることができるようになるのでおすすめです。電話を受ける場合は、相手によって受け答えの対応方法を変える必要がありますが、最初の挨拶や、相手の社名・名前・担当者・用件など必ず確認しなければならない内容事前にメモして用意しておくことで、スムーズな対応をすることができます。なるべくコミュニケーションを積極的に自身からとるように意識することも重要になります。会社にはたくさんの人が働いていて、それぞれ性格なども異なるので人見知りの人などは、なるべくコミュニケーションを取りたくないと思っているのではないでしょうか。しかしプライベートの自分と仕事モードの自分は別だと割り切って人との関係を克服するようにする必要があります。
電話対応のみならず、周囲の方と挨拶は必ずするようにしましょう。実際に人は自分が思うより他人のことを意識していないので、変に緊張をする必要がないのです。人との接点を多くすることで、おのずと他人と話すことへの不安感や抵抗感がなくなっていくはずです。同僚など顔見知りの方との会話を多くすることで、人との接し方などがだんだんとわかってくるようになります。電話の相手は顔が見えないので、特に緊張をしてしまうのことになるのですが、相手も人間です。おどおどとした対応をしてしなうと相手にも伝わることになり、不安感を抱かせることにもなりかねないので、会話がスムーズにおこなえるように苦手
意識を克服する
意識を克服する必要があります。電話が上手な人の真似をすることもおすすめの克服方法になります。社内にいる周りの中で電話対応が非常に上手な方は社内に1人は存在するものです。その人の電話対応を参考にすると良いです。相手との話の受け答えや、声のトーン・大きさ・話すスピード・表情などやよく使われているフレーズなどを取り入れて見るのも良いです。電話対応が上手人の言いまわしや間の取り方などは非常に参考なり、自身に欠けていることが見えてくるようになります。
人見知りの場合、内向的な性格から、声が小さく聞こえづらい傾向にあるので、電話をかける際には、最初に自分の会社名と部署名、名前を伝えるはきはき話すように心がけることも大切です。明るいトーンではきはきと話すようにすると、相手に与える印象も良くなり話がスムーズに進むようになります。いままで人との関わりを避けていた方でも、自身から変えていくことで、人とのコミュニケーション能力がアップさせることができ自分に自信をＴけることができます。電話の相手に対しても、緊張することなく、対応できるようになるので、積極的に人との会話を自らするように意識するようにしましょう。
電話に苦手意識を持っている
電話に苦手意識を持っている方の特徴
電話に苦手意識を持っている場合も、電話対応が苦手になってしまう1つの要因になります。会社に勤めていると、取引先や顧客などたくさんの方々から電話がかかってきます。いつ誰からどのような用件で電話がかかってくるのかわからない状況になり、スムーズな対応ができるのか不安に思ってしまって電話対応が苦手になってしまう場合があり電話自体を苦手になってしまうことがあります。対面ではスムーズに会話をすることができるのに、電話になると苦手意識が出てしまう場合は、電話そのものが苦手なのかもしれないです。
電話自体が苦手になってしまった理由にひとつに、過去に操作ミスで怒られたことがある経験がある人や、機械音痴で、機械を使いこなすことが苦手な方などを挙げることができます。また電話を使いこなせていない人も電話を苦手に感じてしまうようになることが多いです。最近では携帯電話の普及の拡大に伴って、自宅に固定電話を引かない家庭が増えてきています。携帯電話と固定電話の操作方法はまったく違うので、固定電話を触ることに抵抗がある若い人が多くなってきているのです。
最近の若い人は、SNSの発達によって通話自体をすることが少なくなっている傾向にある点電話を苦手になっている理由になります。そのことから固定電話に慣れていない若い層が多く、操作のしかたが解らないや、内線のつなぎ方などあまり把握できていない場合、電話をとることが億劫になってしまうのです。聞くやメモを取るといった作業と会話を同時おこなえない人なども、電話に苦手意識を持っていることが多いです。電話に苦手意識を持っている人の性格の特徴は、完璧主義者や内向的な性格の人が多い傾向にあります。完璧主義者の場合、電話の操作ミスで、間違ったとりかたをしてしまうことが怖くて、できるだけ電話をとりたくないといったことなどが引き起こってしまいます。内向的な方の場合、電話の操作がわからないのに、同僚などに聞くことができない為、電話が苦手になっていることもあります。
電話に苦手意識を持っている克服方法
電話機の操作を完璧に覚えること
電話に苦手意識を持っている克服方法は、電話機の操作を完璧に覚えることです。新入社員の場合、社内の設置されている電話の機種がわかならいといったことは当然のことです。外線はいくつあるのかや、内線の方法・保留の方法など機種によって操作の仕方が異なるので、電話器の説明書を読んで把握したり、先輩や同僚に操作の方法を聞いて教えてもらうようにしましょう。また転送するときも手順があるので操作には十分注意する必要があります。
まだ不慣れな場合は、メモなどに外線のつなぎ方や内線のとりつぎ方法・保留の方法などまとめて書き出して置いて電話の近くに置いておくことで、電話が鳴った際やかける際に、焦らず対応することができるのでおすすめです。最近ではネット回線を利用してPC上で受発信するIP電話を導入している会社も多くあり、固定電話とは操作方法が違うので、しっかり操作を覚えておかないと手際良く電話を取り扱えなくなってしまいます。電話の操作方法は1度覚えると簡単なので、覚えるまで何度も練習するようにしましょう。
先輩などにお願いして電話応対の実践的練習をおこなってもらうことも有効になります。内向的な性格の人は先々のことを考えても得策です。先輩に実践練習の依頼をすることに引け目を感じてしまって言い出しづらい場合もあるのですが、そのまま電話の操作があいまいなまま過ごすと業務に支障をきたすことになるので、ここは思いきってお願いするように勇気を出すようにしましょう。
とにかく電話に慣れることが一番効果的な克服方法
また完璧主義者の方は人に物を聞く行為を恥ずかしいことだと思いこんでいるケースがあるのですが、聞かないでミスをするよりも、恥を忍んで聞いた方が電話に苦手意識を持っている場合は、とにかく電話に慣れることが一番効果的な克服方法になります。電話をとる前や、かける前から上手に対応することができるのか不安になるよりもとにかくぶっつけ本番で電話の対応をすると良いです。数をこなすことで、嫌でも電話の操作の方法や、電話の対応の仕方などが身につけることができます。鳴った電話をとる・営業電話をかけるなど、自ら積極的に進んで電話に接するようにして、自信に繋げましょう。また電話対応で心がけたいことのひとつに、過剰にミスを怖がらないようにすると良いです。
間違いが起こっても、素直に謝罪するなどその後の対応をしっかりとすることが大切になります。あまり深刻に考えてしまうと、電話への苦手意識を克服することが難しくなります。操作ミスがあった場合は、なにがいけなかったのかを自分なりに把握して、次はきちんとした対応がとれるように意識することが大切です。また電話に苦手意識が強い場合早く通話を終了させたいといった心境になることが多いのですが、マナー的には、相手が切ってから電話を切るようにしましょう。相手よりも先に電話を切ってしまったことで、相手に与える印象が悪くなってしまう恐れがあります。
特に大切な取引先や顧客との電話の場合、先に切ってしまうことによってクレームなどのトラブルに発展する可能性もあるので注意する必要があります。このような小さなことがミスに繋がって上司から指摘されてしまうこともあり、ますます電話対応が苦手になってしまいます。電話のマナーとしては、一般的にはかけた側が先に切るという認識がありますが、実際には相手との関係性によって変わることもあります。相手先が取引先や顧客・上司などにかけた場合は、先に切るのではなく相手が切るのをまってから受話器を置くようにしましょう。
新入社員の場合は、会社と相手との関係性がまだわかっていないことが多いので、このような場合には難しいことを考えずに相手が電話を切ってから切ることを徹底すると良いです。万が一間違えて先に切ってしまったとしても、会話の中の言葉づかいなどがしっかりできていると相手に悪い印象を与えずに済むので、日ごろから最低限の電話のマナーを守るように心がけましょう。先輩方の電話対応をしっかりと見てその対応を習得することで、イレギュラーなことが引き起こっても慌てずに対応することができます。
電話相手に気を遣っている
電話相手に気を遣っている人の特徴
電話相手に気を遣っている場合も電話対応が苦手になる理由になります。電話をする際に今のタイミングでかけてしまっても良いのだろうかや、電話をしたことで相手に迷惑になってしまうのではないだろうかなど気をまわし過ぎてしまってかけることに躊躇してしまう場合があります。電話は相手の状況を目で見ることができないので余計にこのような心境になりがちになります。相手の顔や状況を把握することができないので、気を配ることは大切なことになるのですが、過剰に気をまわし過ぎてしまうと、早急に伝えなければならない大切な事柄を伝えることができなくなってしまい業務に支障が出ることも考えられます。気を遣いすぎてやらなければならないことができなくなってしまい抱え込んでしまうこともあります。このことから必要以上に気を使わないで電話をかけることがなにより大切になります。また過去に電話で失敗した経験があると、それが頭から離れずにトラウマとなり、電話への苦手意識が強くなってしまうこともあります。
電話相手に気を遣ってしまう性格の人にありがちな特徴は、人の顔色を気にする人や、心配性の性格の人があてはまります。顔色を見てしまう人の特徴は、人に嫌われたくないといった心理があります。どのような人にも好かれたいと思っているので、変なタイミングで電話をかけてしまった場合、相手の機嫌をそこねてしまうのではないのかや、嫌われてしまうのではないのかなどといった心境に陥ることが多々あります。しかし実際には電話のタイミングが悪くてもそのような悪い印象を持たれてしまうようなことはあまりないので、過剰に他人の目を気にすることは避けるようにしましょう。心配性の人の場合電話対応自体が大きなストレスになっていることが多いです。精神的な負担がかかることで、体調を崩してしまって出社することができなくなるケースもあります。
心配性の人の場合、相手に用件をきちんと伝えることができたのかや、間違わずに相手の用件を聞くことができたのかなど些細なことでも心配になってしまうのです。小さなことでも過剰に反応してしまい、電話対応をすることが嫌になってしまうこともあります。このような人は心の優しい人が多く、他人の立場にたって物事を考えることができる人になるので、長所でもあるのですが短所になることもあります。小さなミスでも大きなことにとらえてしまう傾向が強く、ますます電話をかけることにストレスを抱えるようになってしまいます。
電話相手に気を遣ってしまう人の克服方法
タイムスケジュールを把握しておく
電話相手に気を遣ってしまう人の克服方法は、タイムスケジュールを把握しておくと良いです。こちらから電話をすることが多い場合、1日のタイムスケジュールを決めておくようにすることをおすすめします。電話をする時間が決まっていることで、たとえ気を遣ってしまう性格の人でも、必然的にその時間に電話をかけなければならなくなるので、相手に気を遣うことでかけることができないような事態を防ぐことができます。
仕事の場合に避けた方が良い時間帯があります。それは昼休み休憩の時間帯です。通常の会社の場合、12時から13時まで昼休憩になっていることが多いので、その時間帯はなるべく避けるようにしましょう。せっかく電話をしても相手がランチで外出していることが多く、電話がつながらないことになり二度手間になってしまいます。昼休憩の時間を過ぎた頃を見計らって電話をするようにしましょう。また昼休みの時間は、相手が休憩しているので、休息をとっている最中に仕事の電話を入れることは相手に迷惑がかかることもあるのであまり好ましくないです。
業務時間内の場合は相手も仕事をしているわけなので、いつ電話をしても良いのです。あまり気を遣わずに電話をかけても良いということを頭に入れておくと、心配性の人や、相手の顔色を気にする人でも電話をかけやすくなります。また電話をかける際に「今お時間を頂いてよろしいでしょうか」などといった一言を言うだけで、その後の会話がスムーズに進めることができます。万が一相手先が忙しくて電話対応ができない場合は、何時頃にかければ都合が良いのかを聞いて、後から再度かけるようにすると良いです。必要以上に相手に気を遣ってしまう人は、このような一言を言うだけで心が軽くなって電話をかけることに躊躇しなくなるのでおすすめです。
心配性の人や、相手の顔色を気にする人の特徴として、自己肯定感が低いといったことがあります。このような人の場合はメンタル面を自身で鍛えるようにすると良いです。過剰に気を遣ってしまう人は、自分のことよりも相手のことを優先して物事を考えてしまうことが多いです。自分の意志を無視することになるので、知らず知らずのうちにストレスがかかってしまうことになり、精神的なダメージが大きくなってしまいます。自分を大切に自分のことを好きになることで、必要以上に人に気を遣わなくなります。
実際自分のことを好きで自分中心に考えている人は、ストレスが少ないと言われています。自分のことを好きになるためには、自己肯定感を高めることが大切になります。自己肯定感を高めるためには、他人と比較しないことが大切です。何かと他人と比較して劣っていることを探しては、自信を無くしてしまうといった負の連鎖が起こるので、自分は自分、他人は他人でまったく別の人間だということを解る必要があります。自分を肯定するためには、毎日寝る前に自分を褒めてあげることが大切です。仕事でがんばったことや、ノルマを達成することができた等書き出すことで自分自身を認めることができるようになります。またネガティブなことをすぐに口に出してしまうことが多いので、ポジティブなことを考えたり口に出すようにすると自己肯定感をアップさせることができます。自身を尊重することができれば、他人への過剰な気遣いがおのずと減ってくるので、電話対応もスムースに自分のタイミングでおこなえるようになります。
仕事をする上では、他人気を遣いすぎると、損をすることもあるので、相手のことばかりではなく、自身がおこなわなければならないことを優先にすることが大切です。
ビジネス特有の言い回しがよくわからない
ビジネス特有の言い回しがよくわからない人の特徴
ビジネス特有の言い回しがよくわからない場合も、電話対応が苦手になってしまうケースのひとつになります。仕事の電話ではプライベートの電話とは違ってビジネスでしか使わない用語などがたくさん出てきます。このビジネス用語を理解していないと、話の内容を把握することができなくなったり、相手側に失礼にあたる場合もあります。ビジネス特有の言い回しがよくわからないことで、きちんとした対応ができなくなり、電話対応が苦手になってしまうことがあります。
特に新入社員に多く、一度失敗すると、また失敗するのではないかという心理になり、電話をとることに苦手意識が出てしまうことも考えられます。ビジネスの電話対応の言い回しの中で多いミスが、社内の人物に敬称をつけてしまうことを挙げることができます。ビジネスの世界では上司であっても敬称はつけないことがマナーになります。これは間違いやすいので、しっかりと頭に入れておく必要があります。ビジネス特有の言い回しがよくわからないことによって、電話対応が苦手になってしまう性格の人は、完璧主義者やプライドが高い方などがあてはまります。これらの人達は、知らないことは恥ずかしいことだと思いこんでいるので、ビジネスで出てくる特有の言い回しがわからないとプライドが傷つくことになります。
わからない用語があってもプライドの高さが邪魔をして聞き返すことができないので、わからないまま話が進んでしまうことになり、さまざまな業務に支障がでてしまう可能性もあります。このことからこのような性格の人は、電話への苦手意識が強まってしまうといったことが引き起こります。電話というものは、今自分が話している相手がどのような人なのかわからないので、ビジネス独特の言い回しを理解していると思って話が進んでいきます。それが新入社員の場合でも同じで、相手は新入社員かどうかかわらないので理解していると見なして話をすることが通常です。新入社員であっても、電話の受け答えをしている時点で会社の人間になるので、できるだけ早くビジネス特有の言い回しを覚える必要があります。
ビジネス特有の言い回しがよくわからない人の克服方法
特有の用語を覚えること
ビジネス特有の言い回しが理解できない場合の克服方法は、特有の用語を覚えることが先決になります。最初のうちは言い回しに慣れないので戸惑うことも多いのですが、良く使う用語などをメモにして書き留めておいて電話の近くの目の届く場所に貼っておくと電話がかかってきても安心して対応することができます。先輩の電話の対応も参考になり、先輩が使用している用語などを真似するのも良いです。また電話がかかってきた際に慌てないようにするために、メモとボールペンを手元にいつも配置しておくようにすることをおすすめします。
知らない用語があった際に、メモを残しておくことで後から調べることもできるので、メモは必ず用意しておくようにしましょう。また聞きとれなかった用語があった際には、理解できるまで確認することが必要になります。誤った情報のまま話を進めてしまうと後で困ることになるので、そのままにしないでおくことがビジネスにおいて大切なことになるのです。電話のビジネスマナーや敬語の使い方を学ぶことも重要なことになります。仕事の電話対応では、日常的に使わないような言い回しが頻繁に出てくるので、表現になれていないと言葉がスムーズに出なくなってしまいます。会社の電話対応マニュアルや、ビジネスマナーの書籍などで電話特有の言い回しや敬語を学んでおくといざというときにスムーズな受け答えをすることができるようになります。敬語はビジネスシーンにおいて全てに使用するので、基本的な敬語はマスターしておくようにしましょう。敬語の使い方を間違えてしまった場合、取引先や顧客からの会社に対しての印象を悪くしてしまう恐れがあります。丁寧語や尊敬語・謙譲語の使い方をマスターすることが大切になり、シーンによって使い分けができるようになっておきましょう。
電話で聞かれた内容ですぐに返答する必要がない場合は、折り返すようにしましょう。理解できない言い回しがあった場合でも折り返すことが可能ならば、先輩や上司に聞くことができます。知らない言い回しが合った際に保留にして調べるのも良いのですが、相手を待たせる時間はせいぜい30秒ほどが望ましくそれ以上時間がかかると相手は待たされたと感じてしまいます。このことを踏まえても返答に時間の余裕がある際には調べてから折り返すようにすると良いです。言い回しがよくわからない場合でも、慌てずに対応することが大切になります。自分が知らない用語がたくさん会話の中に出てきてしまうとパニックになってしまうことが多いのですが、そのような場合でも冷静さを保つことが大切になります。何かに失敗してしまったとしてもその後のフォローがきちんとできていれば、相手の信用を取り戻すことができます。戸惑ったりすることもあるのですが、失敗を恐れない堂々とした対応の方が上手く事が進むこともあります。
電話対応で焦ってしまったり、緊張してしまっていつものポテンシャルを出すことができなくなってしまわないように、肩の力をほど良く抜いてリラックスした状態で受け答えをするように心がけましょう。ビジネス特有の言い回しは、いくら頭に叩き込んで覚えてもいざ実践になると上手く使うことができなくなるケースが多いです。しかし実践しなければ身につかないので、ビジネス用語がわからない場合でも積極的に電話対応をするようにしましょう。だれでもいきなり実践することに不安があるのは当然なので、あらかじめ練習を繰り返して実務の業務に活かせるようにしておくと良いです。また特有の言い回しだけをマスターするのではなく、基本的なマナーもしっかりとマスターしておくようにしましょう。電話に出る際にはいつもお世話になっておりますというフレーズや、電話を切る際には失礼いたしますなどといった用語を遣いこなす必要があります。これは最低限の電話対応の用語になります。これらのフレーズを上手く使えないと相手先に失礼にあたってしまうので、注意する必要があります。
