電話対応が苦手な人が増えている現状…そんなに電話対応って大事？
電話対応が苦手な人が増えているといわれていますが、そもそもそんなに電話対応は大事なのか疑問に思う人も少なくないです。
今はネットがありますし、メールやSNSなどでの問い合わせに対応している企業も少なくないですが、結論からすると電話対応の重要性に疑う余地はないといえます。
理由は電話対応にその企業の顔としての性格があること、電話対応の良し悪しで企業を評価する人がいるからです。
つまり電話の問い合わせ先がない時点で、企業を企業として評価しなかったり認めない人もいるわけです。
電話で問い合わせたり相談できない企業の商品は買わない、サービスは利用しないというのは確かに極端ですが、しかしそれほど電話対応を重視している人がいることも間違いないです。
電話対応を軽視することはできない
ネット全盛の現代でも電話が健在だったり、電話対応を行う企業が圧倒的多数なのはやはり、それだけニーズがあることを企業が理解しているからに他ならないです。
思い切って電話窓口を廃止したり、問い合わせがネットのみという企業もありますが、割合的には少ないですしマイナーです。
電話が苦手な人は、そういう窓口や仕事がなければいいのにと考えるでしょうが、現実は今後もなくなることはなく、そして電話を避けるとできる仕事が大幅に減ってしまうのも確かです。
社会人になってつまずいて仕事を辞めたくなることが多いのも、やはり電話対応だといえるでしょう。
そのため、まずその人が電話を苦手としているかどうかを確かめるために、鳴った電話に出させて対応させる企業が多いです。
苦手な人が珍しくない電話対応ですが、面白いことに対面での直接的なやり取りは苦手で、相手の顔が見えなければ大丈夫という人もいます。
これはつまり、人によって苦手なものは違うこと、誰しも少なからず苦手なものがある証拠です。
電話対応が苦手だったり避けたいと考えている人は、相手の顔が見えないから苦手に感じるところがあります。
こういうタイプは対面だと案外大丈夫だったりするので、対応方法1つ取っても適性のようなものがあるのは確かでしょう。
現実的には電話と対面のいずれも社会人にとっての必須スキルで、企業の多くはこれらが難なくこなせる人を新人、あるいは即戦力として迎え入れたいと考えています。
電話ができないと仕事になりませんし、事務や営業といった仕事に就くのは困難です。
電話対応が苦手だと、電話を受けたりかけるような仕事を避けたくなるのも無理はありませんが、苦手と口に出してしまえばできる仕事は限られます。
求人で選べる仕事が減るのは勿論、面接でのやり取りで篩に掛けられてしまったり、就職できても仕事ができず使いものにならないという評価、レッテルが貼られてしまいます。
くびになることがないとしても、任される仕事が大幅に減ってしまうので、成果を出すチャンスも少なくなって昇進の機会も遠のくことになります。
無理に仕事を続けるよりも転職した方がチャンスがもらえる、そんなことにもなり得ますから、電話対応を軽視することはできないです。
そうはいっても苦手なものは苦手ですし、無理をすれば心身に不調をきたしてそれこそ仕事が続けられなくなってもおかしくないでしょう。
本当に苦手な人にとっては苦痛以外の何ものでもない、それが電話対応という仕事ですが、未だになくならないのは重要と捉えている企業が多いことの裏返しです。
文章が推敲できてやり取りの記録も残るメールを便利と感じる人もいますが、急な問い合わせや文章にするほどでもないやり取りには、電話の方が都合が良いこともあります。
だからこそ企業は会社情報の連絡先の1つに電話番号を掲載していますし、前面に番号を掲載して電話による問い合わせを受け付けているところも珍しくないわけです。
ネットのやり取りが主流にはならず、電話対応は必要
従業員が限られる飲食店ではメールをチェックしている余裕がないですし、法人同士の取引では電話で在庫を確認したり発注したいというニーズがあるので電話対応を廃止するのは困難です。
仮にもし問い合わせがメールなどのネット限定だとしたら、問い合わせ数が減少してしまったり、受注のチャンスも減ることになるでしょう。
問い合わせが減るということは、顧客の疑問に答えたり商品の紹介やサービスの提案といったことができなくなることを意味します。
実店舗がないお店だったり、ネットでの販売に力を入れている場合はその限りではないでしょうが、いずれにしても電話対応は大事ですし、社会人にとっては避けて通れないです。
電話対応は何も対外的な、顧客対応のみに限定されるわけではなく、社内のやり取りにおいても重要性が高いです。
例えば仕事の進捗状況の確認や在庫の確認、取引先とのやり取りの内容の確認など、電話が必要な業務はいくつもあります。
突然の体調不要に見舞われたり、交通渋滞に巻き込まれて会社に電話をしなければいけない、そのような状況に遭遇した経験がある人は少なくないと思われます。
病院に行くために会社を休む必要がある、渋滞を抜けるのに時間が掛かりそうで遅れてしまうなど、メールでのやり取りは不向きで電話の方が適していることは案外多いでしょう。
このように、社内のやり取りにも電話は必須ですし、顔の見えないやり取りが苦手とは言っていられないことが分かります。
電話が今でも重宝されるのは、音声による会話が可能な上にリアルタイム性があるからなので、今後も優位性が変わらない限りはなくなりそうにないです。
電話対応が苦手なのにネットでのやり取りが主流にならない、廃止されないと疑問に思う人がいるのも理解できます。
しかし、大事な理由を考えればなぜ対応方法が変わっていかないのかが分かりますし、電話対応が苦手な人には時に絶望を感じるような状況が続くでしょう。
転職をすれば電話と無縁の仕事に就ける可能性もありますが、選べる求人の選択肢は限られますし、希望通りになるという保証はないです。
苦手なだけで不可能でないなら、克服できないか試してみる余地はありそうですが、何をやっても苦痛が増す一方だと自力での解決は難しいです。
理解のある職場で相談しやすかったり、柔軟に対応してもらえるのであれば、周りの助けを借りながら苦手意識を改善することはできそうです。
【自意識過剰タイプ】周囲が気になって緊張してしまう
電話対応が苦手といっても様々なタイプの人がいますが、周囲が気になり緊張する人は自意識過剰タイプです。
周りから見て自分は上手く電話対応ができているのか、話ができているのかと気になるのがこのタイプだといえます。
多くの人にとって他人の電話にはそれほど関心がないものですが、自意識が過剰になると会話が聞かれている、対応の良し悪しが評価されていると強く感じてしまいがちです。
言葉選びややり取りに気になるところがあれば、確かに会話に問題がないか聞き耳を立てて聞いたり、後で指摘をしようとする人もいるでしょう。
しかしそれは上司だったり先輩に限られますし、隣の席の人が同期や後輩であれば、自分の仕事に手一杯で隣の電話の内容など気にしている余裕はないです。
そう考えれば、緊張するほど周囲が気になる人は自意識過剰だといえますし、周囲を意識し過ぎていることが緊張を増す理由だと分かります。
自意識過剰を自覚して克服する
周りの目にどう映っているのかは誰しも知りたいところですが、自意識過剰タイプは四六時中気になっていたり、そればかりを考える時間が増える傾向です。
仕事に集中しなければいけない時に十分に集中できませんし、周りを意識し過ぎて目の前の電話の対応が疎かになることがあるので注意です。
このようなタイプは、電話対応を優先すべきなのに自分の評価というものを無意識のうちに優先してしまっています。
何が本当に重要なのかを身にしみて理解できれば、過剰な自意識は薄まるはずですし、周りがどう思っていても仕事中は気になりにくくなると思われます。
自意識過剰タイプは些細なミスも許せなかったり、自分はもっと上手くできるという完璧主義で、プライドの高い人があてはまります。
他人のミスが許せないという人もいますが、自意識過剰タイプは自分のミスに厳しく、その厳しさが過剰になって緊張が極度に高まったり、避けられる初歩的なミスをしてしまいます。
改善や克服できる方法があるとすれば、自分は完璧な存在ではないと認めること、ミスをしても反省して次に活かせば良いと理解するのが近道でしょう。
周りがどう思っているのか気になっているなら、いっそのこと周囲に自分の仕事ぶりについて聞いてみたり、厳しい意見も受け止める覚悟で指摘してもらうのが良いです。
本音で言ってもらえば納得できますし、周囲の自分に対する評価をあれこれ考えて緊張感が増してしまう、過剰な自意識を改善することが可能となります。
完全に克服するのは難しいかもしれませんが、こういう思い切った行動が自己認識や現状を変えることもあるので、やってみる価値は十分にあります。
周囲のことを気にするのは、自分が電話対応をしている時ではなく、手が空いていて周りの人の仕事を見たり、勉強させてもらう時間的な余裕がある時です。
まずはそれを理解することが大事で、自分は自意識が過剰だと自覚して自重することが、電話対応の苦手意識の克服において求められる条件です。
精神的なものは簡単に意識を変えられなかったり、自助努力には限界があることも当然ですが、克服しようと思えばこういったところから1つ1つ取り組む必要があります。
完璧主義者は周囲の目が気になるので、緊張しやすい一方で疲れてしまいやすく、電話対応1つにドッと体力が失われる感覚を覚えます。
電話の最中はそれどころではありませんが、電話を終えると緊張の糸が切れて疲労感が一気に押し寄せます。
その繰り返しでは体が持ちませんし、いずれ過剰な自意識に押しつぶされることになってもおかしくないでしょう。
社員向けマニュアルを活用する
周囲が気になる人は、自分を縛っているのは周りだと思いがちですが、実際には自分自身が自らを縛っています。
自縄自縛に気がついてそれをやめないことには解放されませんから、意識を向けるべきは周りではなく自分となります。
自分に意識を向けて自問自答したり、完璧というのはあり得ないことでミスは完璧に近づくための一歩と理解できれば、自意識過剰は改善していきます。
それでもミスを恐れたり失敗する自分が許せないのであれば、マニュアルを用意して電話対応の練習をすることをおすすめします。
マニュアルに頼ることすら許せないのならお手上げですが、電話対応の精度や質を上げるのにマニュアルはありと許容できるのであれば、積極的に活用するべきです。
電話が業務において重要なものに位置づけられている企業だと、社員向けのマニュアルが用意されているものです。
それを参考にしつつ自分に使いやすく磨きを掛けていけば、小さなミスはしなくなりますし、電話対応が身につくので自信が持てるようになります。
自意識が過剰な人にそれを捨てろというのは難しいですが、お客様第一の精神を育てることができれば、過剰な自意識は恥じるべきものという新たな意識が芽生えます。
意識を上書きするイメージを思い浮かべれば分かりやすいと思われますが、相手の言葉に耳を傾けたり集中することが重要だと、自分の中の意識に理解させることが大事です。
やり取りはマニュアルで改善できますし、対応の質は集中力を高めることで改善できたり、苦手な意識の克服に繋がります。
集中力を研ぎ澄ますと周りの声は気にならなくなりますし、どう思っているかなどどうでも良くなります。
今まさに自意識がマックスで周囲が気になって仕方がない人には想像できないでしょうが、これは本当ですし集中する方向次第で、過剰な自意識を乗り越えることは可能なわけです。
ミスをする自分を許すことが大前提ですが、丁寧な電話対応を心掛ければ聞き逃したことを相手に謝ったり、もう一度確認させてもらうのも苦にならなくなります。
一番駄目なのは、問題なく聞き取ったつもりで電話でのやり取りを終えてしまい、後から何だったか分からなってしまうことです。
プライドを捨てて上司や先輩に相談できるならまだ良いですが、ミスから目を逸らすように聞き逃しをなかったことにしてしまうのはNGです。
周囲から自分の評価が下がるのは確かに怖いものですが、ミスを素直に認めればそれができる人、向上心のある人という評価がつきます。
仕事は失敗しながら覚えるものですから、失敗を過剰に恐れないこと、最初から完璧な人はいないと理解して意識を変えていくことが大切でしょう。
【気疲れタイプ】必要以上に相手に気を遣ってしまう
電話対応をすると気疲れしてしまうタイプの人は、必要以上に相手のことを気にしてしまう傾向があります。
自意識過剰と違うのは、意識が自分のことを主軸としているか、電話の相手が主軸かという部分です。
前者は自分が周りからどう思われているかがポイントですが、後者は相手に迷惑を掛けてしまうのではないか、仕事の邪魔にならないかと、相手に軸が置かれます。
気疲れタイプは自分の評価云々よりも、相手の気持ちを過剰に思い量ったり、自分が迷惑を掛ける存在なのではとネガティブな思考に陥りがちです。
確かに、相手の行動パターンを理解して手が空いていると思われる時間を選び電話をするといったことは大切ですが、どれだけ考えても限界はありますし度が過ぎればただの気の遣い過ぎです。
気の遣い過ぎが電話の相手に伝わってしまえば、逆に相手の気を遣わせることになるので注意が必要です。
気の遣い過ぎがミスの原因になることも！
気を遣う相手は電話の相手だけとは限らず、社内の例えば上司や先輩に気を遣うこともあります。
上司に確認したいことがあるのに忙しそうで声を掛けられない、先輩も自分が話し掛ければ邪魔になってしまう、そうあれこれ考えることが気疲れになります。
忙しそうならメールで伝えて手が空いた時に相談に乗ってもらったり、予め声を掛けても良いタイミングを教えてもらえば解決する問題です。
それでも、メールですら迷惑になるのではと考えてしまったり、考え過ぎて声が掛けられない人がいるのも確かです。
相手を気遣うことは素晴らしいですし、これは仕事をする上でプラスに働きますが、過剰だとデメリットになります。
電話対応においては、気の遣い過ぎがミスの原因になってしまったり、電話の度にミスをしたことが鮮明に蘇って苦手意識が強化されることもあります。
全く気を遣わないのも考えものですが、あれこれ考えても仕方がないことはありますから、堂々巡りをするような思考のループを外すことが必要です。
電話対応というのはある程度パターンがあって、誰しもそのパターンを意識的に、あるいは無意識的になぞって電話をしています。
パターンがあるからこそマニュアルを作成できますし、マニュアルを見ながら練習することが可能なわけです。
電話対応で気を遣ってしまい疲れる人は、パターンを理解してそれに基づいたやり取りを心掛けるのがおすすめです。
それから対応中に分からないことがあったり、自分では対応できないと思われる場合に、誰にどうやって相談したり判断を仰ぐかも決めておくべきでしょう。
自分から電話をかけるのであれば、電話をしても良い時間を確認しておいたり、予定表に入れて忘れないように心掛けるのが正解です。
予定表があれば電話の日時を間違えることはなくなりますし、電話をする時まで相手のことを忘れても構わないです。
相手に意識が向いてしまったり、相手のことを考え過ぎてしまうからこそ疲れるので、忘れても大丈夫な状況を作れば疲れにくくなります。
電話が日時の約束に基づくものではなく、いつまでにという自己判断が求められるものだと、考え込んだり悩んでしまいます。
そういう時は電話以外のことも含めてやることをリストアップして、優先順位や期限を設定するのが良いでしょう。
優先順位が決まれば上から順にこなせますし、電話の番がきたら他の仕事と同様に淡々とこなすだけで済みます。
自分が忙しそうにすれば、相手に気を遣っている余裕などなくなるので、あえて忙しい予定を作って仕事をするのもありです。
自分自身に考える余裕を与えないこと、これこそが気を遣い過ぎてしまう気疲れタイプの悩みを解消したり、克服する方法となります。
ネガティブ思考を改善する
精神論というわけではありませんが、メンタル面を鍛えてネガティブ思考を改善するのもおすすめの方法の1つです。
電話の相手の口調や声のトーンを気にしないようにするメンタルトレーニングは、相手の感情や機嫌に振り回されて疲れないようになるやり方です。
気を遣い過ぎる人は相手に振り回されやすいので、機嫌を損ねないように余計に気を遣う悪循環に陥ります。
他人の気持ちはコントロールできないものですし、自分のことは自分、他人は他人と割り切った方が気が楽になります。
当然ながら失礼のないように、言葉づかいには気をつける必要がありますが、これも気を遣い過ぎないように注意したいところです。
気疲れするタイプの人は、他人に意識を向けるのではなく、自分のことに集中して丁寧な対応を心掛けるのがベストです。
気遣いが過ぎる人はどこまでが常識的な範囲で、どこからが過剰か理解していないことが多いです。
人によって認識は異なるものですが、それは気の使い方も例外ではなく、知る機会がなければ他人と比べようがないので、気を遣い始めるとどんどん過剰になっていきます。
自分の認識を改めるには、具体例を挙げて周りの人にどう対応するかを確認するのが手っ取り早いです。
こういう問い合わせや質問があった場合はどう答えるのか、こんな状況の時は何を考えているのかなど、色々と質問して確かめてみるのが良いです。
質問攻めにすると相手を困らせてしまいますから、電話対応の度にそれを例として質問をしたり、自分以外の人の認識を勉強させてもらうことをおすすめします。
自分と他人は違う存在ですが、違いから考え方や気の遣い方の平均を見つければ、自分がどれくらい過剰に気を遣っているかが分かるはずです。
そして相手のことばかりを考えていたと気がつくことで、認識を改めて気疲れを改善することができます。
気を遣うのが悪いのではなく、仕事に支障をきたすほどなのが問題なので、改めることができれば電話対応が楽になるでしょう。
肩ひじを張らなくなるともいえるので、余計な力が抜けて電話中もリラックスできるようになると考えられます。
失敗を引きずっていつまでもくよくよする人がいますが、このような人も気疲れするタイプです。
失敗は悔やんだところでなかったことにはできませんから、悔やむよりもミスを認め反省して、気持ちを切り替えることに注力するのが賢明です。
気遣いによる失敗も同じで、気を遣い過ぎて失敗したと感じた時は、相手や電話対応以外のことを考えてそちらに意識を向けましょう。
【人見知りタイプ】人と話すことが苦手
人見知りで人と話すことを苦手とする人は、例えそれが電話であっても苦手意識を覚えます。
自分の言葉が相手に伝わっているか、どう思われているかなど考え始めると、余計に人見知りに拍車が掛かってしまいます。
口数が少なかったり、言葉選びが単調で細かなニュアンスの違いが分かりにくいことも、人見知りタイプによくある特徴です。
ただ人見知りタイプといっても、家族や仲の良い友人など限られる人との会話では口数が増えたり、饒舌に話をする人もいます。
子供時代には静かで落ち着いていると評価されますし、学生時代は積極性を見せなくても何とかなりますが、社会人となるとそうもいかないわけです。
社会人は自分で考えて行動したり、仕事をすることが求められますから、苦手を苦手なままにしておくことはできないです。
人見知りをする人は、思考がネガティブというよりも内向的で、外に向かうのではなく内に向かうタイプと言い換えられます。
口を開けば誤解されるので自分からは積極的に話さない、何かを言おうとしても何を言えばいいのか分からないという人も、この人見知りタイプにあてはまります。
話をしようとすると言葉を選んでしまい、会話が途切れて余計に気まずくなります。
そして、やはり自分は人と話すのが苦手で電話対応には向いていない、怖くてできることなら避けたいという気持ちが強まります。
苦手は誰にでもありますし、誰もが人と話すのを得意としているわけではありませんが、電話対応ができないレベルの人見知りは問題です。
人と話すのが得意ではないのは、コミュニケーションの経験が少なくて自信がついていないケースが大半です。
これまで積極的にコミュニケーションを取ろうとする必要がなかったり、必要最小限のコミュニケーションを求める人にありがちです。
コミュニケーションスキルを磨く
克服する方法はやはりコミュニケーションの増加で、受動的ではなく能動的に誰かと話をしようとしたり、苦手の克服を図るのが効果的でしょう。
誰と話をするのも苦手に感じる人はまず、身近な人と普通に会話ができるようになるべきです。
隣の席の人と挨拶を交わしたり、簡単な雑談から始めるのも1つの方法ですし、自分から質問したり話題を振ってみるのも良いです。
身近な人とのコミュニケーションに慣れてきたら、範囲を広げて上司や先輩などの目上の人や、後輩とも関係を築くのが望ましいです。
そうして同世代以外の人とも会話ができるように慣れることで、電話対応の苦手も克服できるようになります。
最初は、自分が話し下手でコミュニケーションを得意としていないことを知ってもらい、その上で相手をしてくれる人と話をしてみましょう。
相手に甘え過ぎるのも考えものですが、コミュニケーションが苦手で話ができない自分はしょうがないと諦める、自分に対する甘えもやめる必要があります。
どこまでコミュニケーションスキルが磨けるかはその人次第ですが、誰でも経験を積めば一定のレベルを目指せるのは確かなので、とにかく経験を積むのが第一です。
電話対応マニュアルを作成する
電話対応における苦手な会話の対処法は、対応マニュアルの作成とそれに基づく実践が有効となります。
マニュアル通りの対応なら、自分で考えて言葉を選ぶ会話と比べて格段にやりやすいですし、機械的な対応で済むので精神的な負担も少なく済みます。
あまりに無機質で不気味な印象を与える電話対応は駄目ですが、少なくとも当たり障りのないマニュアル対応は身につけたり実践する価値があります。
アドリブの必要はありませんし、パターン化してマニュアルを覚えれば割りと臨機応変に対応できるので、繰り返し電話対応をすることで自信がつくはずです。
いきなり人見知りが治ることはないですし、苦手意識が完全に消えることもないでしょうが、人と話したくないといって会話を避けたくなる気持ちは弱まります。
コミュニケーションが得意な人を観察したり、口調や話し方などを真似てみるのも良いでしょう。
マニュアルとは違った話し始めや話の流れの構築、アドリブに驚くこともありますが、そういう人を観察すると得られることは多く、やがて自分のものとしてテクニックが取り入れられます。
完全に真似ることは難しいですが、部分的に自分にもできそうと思えることを真似してみたり、自分のものにすることは可能です。
経験を数値と認識する
自分とは全く違うと諦めたり、生まれ持った才能と決めつけてしまえばそれまでなので、諦めずに挑戦しようとする気持ちが大事です。
それとゲームのレベルアップを意識して経験の1つ1つを数値と認識すれば、何事に挑戦するのも苦ではなくなるでしょう。
人見知りになった切っ掛け、原因は人それぞれですが、過去に人間関係で傷ついたことがある経験も原因の1つとなります。
再び傷つくのを恐れて人を避けたり、積極的に話をしようとしない人がこの人見知りタイプです。
こういうタイプは物事を0か1、もしくは白黒で考えたり分けられると捉えがちです。
人間関係には様々な形や距離感がありますし、常に一定ではなく時に変化することもある、ある意味で生ものです。
当然、間違った対応で相手を傷つけてしまったり、心理的な距離が生まれて関係性が希薄になることもあるでしょう。
しかし自分から相手に興味を持とうとしなかったり、真剣にコミュニケーションを図ろうとしなければ、そもそも良好な関係を築くことすら難しいです。
相手を傷つけたり自分が傷つけられるコミュニケーションの結果は、真剣に人間関係を築こうとして起こることもあります。
つまり傷つけ傷つくことを恐れていては始まりませんし、一期一会も珍しくない電話対応では細かいことを気にしている余裕がないといえるでしょう。
電話対応はむしろ、マニュアルのように当たり障りのない対応ができるので、対面による雑談を含む会話と比べてコミュニケーションの難易度は低いです。
人見知りを克服する練習に最適ですし、周りの人と話の練習をした成果を見せるチャンスにもなります。
挨拶ができるようになれば会話が始められますし、会話を重ねていけば話題が増えて幅が広がります。
そうした経験値が電話対応に活かせるようになるので、日頃から様々な人達と会話をするように心掛ければ、人と話すことを苦手と感じたり電話対応の苦手が克服できるのは時間の問題です。
【電話かけないタイプ】そもそも電話を使い慣れていない
電話対応が苦手な人の多くは、周囲や相手との間に理由がありますが、電話を使い慣れていないという、電話そのものに理由があるタイプも存在します。
電話かけないタイプは、電話によるコミュニケーションの経験というよりも、電話を使った経験のなさが苦手意識に直結しています。
生まれた時から携帯電話が主流だった世代は、固定電話を見ると使い方が分からずに固まりがちです。
受話器を取って会話をしたり、ボタンを操作して電話をかけることは知っていますが、受話器を先に取るのか、ボタンを押して繋がってから受話器を取るのか分からず混乱します。
親や友人など、電話帳に登録している相手とのみ電話をしてきた人は、番号を入力して電話をかける経験すら乏しいです。
番号を覚えて手動で入力する習慣がないわけですから、アナログな固定電話の使い方が分からなくて当然です。
電話操作の方法を練習する
電話操作の方法を理解して練習する、これが電話かけないタイプで使い方を知らない人が取り組むべき、苦手の克服方法となるでしょう。
分からないことは上司や先輩に聞くことができますし、知らないことは恥ずかしいことではありませんから、積極的に使い方を教えてもらい練習するべきです。
それから、あえて連絡をメールではなく電話にしてもらったり、自分は電話で報連相をすると宣言して実践することも練習になります。
筆記用具などと同じで道具は使い慣れると手に馴染みますし、抵抗感ではなく愛着が生まれて使うのが楽しくなるものです。
そこまで電話を使いこなせるようになれば、苦手な電話対応はもう克服できたも同然です。
家に固定電話があっても自分からかけたことがない、かかってきた電話を取る一方だったという人もいます。
このタイプは受動的な電話対応の苦手意識こそ薄いものですが、こちらからかける場合に苦手意識が一気に強まります。
営業活動に上司や先輩との連絡など、電話をかける必要がある時に極度に緊張感が高まるのが特徴です。
緊張の原因は電話に慣れていないだけなので、練習して慣れれば克服できますが、最初に失敗してつまずくとトラウマになるので注意です。
内線・外線の練習をする
電話を受けたり、簡単な内容をこちらからかけてやり取りをするだけなら、難易度的にはそれほど高くないです。
しかし、用件を尋ねてメモをして取り次いだり、折り返しの電話をかけるように伝えるとなると、苦手に感じる人も少なくないでしょう。
内線の使い方が分からなかったり、操作を間違えて全く関係のない人に繋がってしまったらどうしようと考え始めれば、混乱してミスの原因になります。
電話対応が苦手な人が増えている背景には、電話といえばほぼ携帯電話しか知らず、固定電話の使い方を覚える機会に恵まれなかった人が少なくないことが挙げられます。
内線は会社によって構成や設定が異なりますし、使い方を教えてもらわなければ間違えてしまうので、分からなくて当然という気持ちで質問したり教えてもらいましょう。
何の説明もなくて電話対応にミスが生じれば、それは上司や先輩の責任ですが、質問しなかった自分の責任にもなるので、分からないことはすぐに尋ねて確認するのが正解です。
電話対応に手順があるように、電話の使い方や操作方法にも順番や決まったやり方があります。
内線と外線の違いの理解もそうですが、それぞれの電話の受け方、かけ方の把握と理解も重要なポイントとなります。
会社の外から電話がかかってきたらどうするか、内線で取り次ぐにはどう操作するかなども、全て覚えるつもりで習得を目指しましょう。
何度説明を聞いても覚えられない場合は、チャートを紙に書き出すなどして貼っておくと安心です。
内線と外線の間違いは大きなミスに繋がりますから、回線の種類をどう見分けるか、把握する方法の理解を優先した方が良いです。
電話の使い方をマスターしてから自分でかける方法を覚える
かかってきた電話の対応方法が分かったら、次は自分でかける方法を覚える番です。
近年は、画面上の操作で発信するシステムもあるので、固定電話だけでなくパソコンを使う仕組みを覚えることも必要です。
会社によってはスマホを内線に使っているところもありますから、内線の仕組みを理解した上で、スマホを使う内線の操作も覚えましょう。
電話の種類とパターンを把握したら、やるべきことは体に覚え込ませるための練習あるのみです。
協力してくれる上司や同僚を見つけて電話の相手役をしてもらい、シミュレーションとして実践形式の練習をするのがおすすめです。
電話の使い方をマスターしたら、電話対応を克服するのに必要なのは実践経験を積むだけです。
電話がかかってきたら率先して取る、失敗を恐れずに経験値を増やすつもりで場数を踏む、このやり方を繰り返すだけで自然とレベルアップできます。
考えるより先に体が動くようになれば、電話対応はもう自分のものにできたといえますし、苦手に感じることは殆どなくなっているでしょう。
電話の使い方すら知らない状況だと、そこまで克服できるのかにわかには信じがたいでしょうが、しかし苦手の克服は可能ですし、
経験の積み方によっては加速度的に苦手意識が薄まります。
自分から電話をかける場合も同様で、積極的に受話器を取って電話をすることを繰り返せば、不安は自信に変わって苦手ではなくなります。
積極性は周りからの評価に繋がりますし、電話対応に余裕が生まれて取引相手からの評判も良くなれば、仕事のチャンスが増えてキャリアアップの道もひらけます。
姿勢の違い1つで評価もチャンスも変わりますから、上司や先輩の信頼を得てもっと仕事ができるようになりたいと思ったら、電話対応をマスターするのが近道です。
電話対応は会社の評判を左右したり、営業力にも関わる大事な業務なので、社会人にとっては基本スキルですし評価の判断材料にもなります。
対応をマスターして社内で信頼を獲得すれば、同僚からも一目置かれますし頼りにされるでしょう。
電話の使い方を覚えるだけでレベルアップ、対応技術を磨いてマスターすれば更にレベルアップと、着実にレベルアップできるチャンスを逃すのは勿体ないです。
経験不足で電話が使えないのは欠点ですが解消できる欠点ですし、その先は上向きの道のりですから、臆するよりも挑戦をおすすめします。
