個人事業主に好評な電話代行とは？
電話代行は企業が利用するためのサービスの1つだったと言えます。実際のところ、以前は法人でなければ利用することができないというケースも多々ありました。近年では企業だけが利用できるサービスではなく、個人事業主でも利用できるものとなっています。個人事業主向けのプランを用意する電話代行会社が増えていることもあり、個人事業主だけど電話代行を使っているというケースが多くなっていることを知っておきましょう。仕事を個人で行っている人の中には、電話対応が大変で困っていたり、円滑な対応のために従業員を雇うことを検討していたりする人もいるはずです。電話対応に関する悩みを抱えている人にこそ、電話代行は最適なサービスだと言えます。個人事業主に好評の電話代行について理解を深め、導入するかどうか決める際の参考にしてみると良いでしょう。
電話代行とは
そもそも、電話代行とはどのようなサービスであるか正しく理解しておく必要があります。電話は自分宛てにかかってくることもあれば、自分からかけることもできるものです。従来は受電専用として使われることも多かったサービスですが、今では受電と架電のどちらにも対応したサービスが増えています。企業や個人事業主の事務所宛てにかかってきた電話へ出てくれるサービスも電話代行と呼べますし、企業や個人事業主の代わりとなって営業電話などをかけるサービスも電話代行と呼ぶことが可能です。受電と架電のどちらか一方を目的としてサービスを利用することも、両方に関して依頼することもできます。
電話代行を利用すると受電や架電を行ってもらえますが、何故これらを代行してもらう人が多いのかということまで確認しておくことが大切です。まず、電話代行を利用するのであれば電話対応を減らすことができます。代行会社のオペレーターが顧客や取引先からの電話に出てくれるようになり、必要な電話だけ回してもらったり、要点だけ後から伝えてもらったりすることが可能です。営業のための架電が必要な場合も、事前に顧客情報や製品・サービスの情報を電話代行会社に提供しておくだけで、代わりに電話をかけてもらうことができます。個人事業主の場合は経営者1人で全ての仕事を行っているケースが多く、電話対応の量が多いと本業に打ち込みづらくなるはずです。電話代行を利用すれば自分でなくても行える電話対応を委託することができるので、仕事に打ち込みやすくなるという理由から利用されることが多くなっています。
個人事業主が固定電話番号を持てる
個人事業主の場合、固定電話番号が持てるという理由から利用されることも多いです。固定電話番号は社会的な信頼が高い傾向があります。電話番号の頭の数字には様々なものがありますが、080や090などで始まる電話番号よりも、市外局番で始まる固定電話番号のほうが信頼できると考えている人が多いです。そのため、多くの企業では会社専用の固定電話番号を取得しています。個人事業主でも固定電話番号があったほうが信頼を高めやすくなりますが、これを取得することは簡単ではありません。利用する電話回線の選定から手続きや開通工事に時間がかかるだけでなく、固定電話番号を持つための加入権取得や工事のためにたくさんのお金をかけることにもなります。資金や人的リソースが潤沢な企業であれば問題なく取得できることが多いですが、個人事業主となるとお金や人手が足りずに固定電話番号の取得は後回しになりがちです。携帯電話でも何とかなるという考えから、結局固定電話番号を持たないケースも多いと言えます。電話代行を利用するのであれば固定電話番号まで持つことが可能です。03などの市外局番でスタートする固定電話番号を事業主の代わりに発行し、貸し出すようなサービスも行っています。個人事業主であっても簡単に固定電話番号を持つことができ、顧客や取引先からの信頼を高めやすくなることも大きな利点であり、このサービスを利用する人が増えている理由の1つだと言えるでしょう。
電話代行が便利で役に立つサービスであることは十分に分かったはずですが、個人事業主にとっては導入のハードルが高そうだと感じている人もいるかもしれません。確かに、企業向けの電話代行のプランを見てみると個人事業主では導入しづらいと感じられる値段や条件となっていることも多いです。個人事業主向けのプランを用意されているサービスを利用するのであれば、企業向けのものよりも安価な料金設定で緩やかな条件となっていることがほとんどであるため、問題なく利用できると感じられるでしょう。安い月額料金や単価でサービスが使えることが多いですし、短い時間やコール数からでも利用できるケースが多くなっています。受電内容や架電結果共有も簡単な方法で行われるようになっていることがほとんどで、個人事業主にとっても非常に使い勝手が良いサービスだと言えるでしょう。専用プランであれば個人事業主でも契約しやすく使いやすいものとなっているので、問題なく利用することができるはずです。
個人事業主やフリーランスでも利用できる
少し前までは電話代行と言えば企業が利用するものでしたが、今は個人事業主やフリーランスでも利用する人が増えている時代となっています。導入することで快適に仕事ができるようになる、業務効率がアップできるなどのポジティブな効果を期待できるため、個人事業主でも積極的に導入することを検討したほうが良いと言えるでしょう。企業の利用が想定されているサービスは個人事業主の利用を対象外としていたり、個人で利用するには料金設定や条件が厳しいものとなっていたりする可能性があるのでサービス選びには注意が必要ですが、注意点さえ知っておけば個人でも利用しやすいサービスを見つけて契約することが可能です。今後もますます電話代行を利用する個人事業主やフリーランスが増えることが予測されています。自分や事業に対するポジティブな効果を期待することができるので、電話対応で困っているのであれば導入しない手はないと言えるでしょう。個人事業主からも好評となっている電話代行について更に詳しい情報を知り、導入のための判断材料にすることをおすすめします。
利用シーン１別の仕事で忙しい時
個人事業主でも利用できる電話代行の利用シーンは多々ありますが、別の仕事で忙しいタイミングで活用する人が多いと言えます。企業の場合は従業員がたくさん在籍しており、1人1人に違った仕事を割り振ったり、同時に様々な業務を進行させたりすることが可能です。個人事業主は1人で全てを行っていることがほとんどなので、製品やサービスの開発や仕入れなどを行うだけでなく、営業活動から経理、雑務まで全て自分で行うことになります。簡単に言ってしまうと、1人で会社を回しているような状況です。規模が小さかったとしても、1人で全てをこなすことはとても大変です。企業であれば社外で営業活動を行っている従業員がいても、社内に残っている従業員が電話対応を行えます。個人事業主になると営業先への訪問や打ち合わせを行っている最中には電話対応を行うことが難しくなり、電話に出られないという問題が起こりやすいです。
別の仕事で忙しいことを理由
別の仕事で忙しいことを理由に電話対応が難しいケースが多いですが、難しいからという理由でやらなくて良いわけではありません。かかってきた電話の中には次の打ち合わせ日時を確認するもの、商品やサービスについて質問するもの、仕事を依頼するものなど様々な内容が考えられます。いずれにしても顧客や取引先からの電話を無視することは好ましくなく、すぐに電話に出ることができなかった場合は手が空いた時点で折り返し連絡をすることになるでしょう。多くの顧客や取引先は個人事業主だからすぐに対応できないことは仕方がないと認識していますが、全ての人が寛大な心を持っているわけではないです。口には出さなくても個人事業主もすぐに電話対応をするべきだと考えていたり、すぐに対応してほしいのに繋がらなくて不満を抱えたりする人もいることを理解しておきましょう。遊んでいたわけではなく別の仕事が理由であったとしても顧客や取引相手には関係のないことです。素早い対応がなかったという事実だけを重要とする人も多いため、電話対応の遅さが営業機会や契約成立のチャンスの損失に繋がったり、顧客や取引先からの印象を悪くしたりする可能性を孕んでいると理解しておかなければなりません。
電話代行を利用するのであれば、別の仕事で忙しいタイミングでも電話対応ができるようになります。クライアントと打ち合わせを行っていたり、営業のために公共交通機関を利用していたり運転していたりするタイミングでも、個人事業主宛てにかかってきた電話が代行会社へ転送されるので、取り逃してしまうという問題が起こらなくなるでしょう。事前に代行会社へ対応マニュアルを渡しておけば、それに従った電話対応を行ってもらえます。営業や勧誘を目的とした電話であれば全て断ってもらう、仕事の依頼であれば折り返し連絡を入れることを伝えてもらうなどの対応が可能です。問い合わせに関してはマニュアルで回答できる範囲はオペレーターに回答を行ってもらい、対応不可能であった場合は折り返し連絡をすることを伝えてもらえるだけでなく、個人事業主がメールやチャットで送信した内容をもとにして折り返しの電話を行ってもらうこともできます。状況に応じて色々な使い方をすることができるので、他の仕事を行っている最中に、電話対応が滞りなく行われているだろうかと不安を感じずに済むでしょう。
別の仕事を行っている最中であったとしても、重要度の高い電話はその場で応じるようにしている人もいます。しかしながら、他の顧客を相手にしている最中であれば断りを入れたり許可を取ったりしても電話に出ることは好ましくありません。蔑ろにされていると感じたり、電話相手のほうが丁重に扱われていると感じたりする恐れがあるので、重要な電話であっても別の顧客と会っているときには出ないほうが良いと言えます。電話代行を使っておくと折り返し電話をすることが伝えられたり、可能な範囲で対応が行われたりするため、どちらの顧客も蔑ろにすることがありません。一方だけを特別扱いするような対応は悪い評価に繋がるので、電話代行を使うという選択がおすすめだと言えます。
打ち合わせや外回り中
打ち合わせや外回り中が少なければ、何とか電話に出ることができるというケースもあるはずです。作業の手を止めて電話に出られる場合は電話代行が必要ないと思うかもしれませんが、このような状況下でも電話代行を利用することをおすすめします。電話への対応を行うと、業務効率の低下や集中力の途切れといったトラブルを引き起こしやすいです。30分集中すれば完了するタスクを抱えているとき、途中で電話の対応を挟んでしまうと完了までの時間が延びてしまいますし、集中力が途切れたことで本来ならトータル30分の作業時間が40分になってしまうかもしれません。細かく統計を取って分析しなければ無駄にしている時間に気づくことが難しいですが、実際にはこういった問題が起こっていることが多いと言えます。電話代行を利用すると他の作業を行っている最中に電話を取る必要がなくなるので、本来の予定通りタスクをこなせる可能性が高まるでしょう。1回1回のタイムロスは小さなものであったとしても、何日も何年も積み重ねれば大きなロスになります。電話に出ることが絶対に不可能という状況でなければ電話代行が使えないわけではないため、別の仕事に打ち込みたいのであれば積極的に利用したほうが良いです。
人手不足を理由
個人事業主の場合は手が足りないという状況に陥ることが多く、人手不足を理由に顧客対応や業務に滞りが生じてしまうこともあります。仕方がないことだと割り切っている人もいるかもしれませんが、最近は電話代などのサービスを利用することで上手く対処している個人事業主が増えていることを忘れないでください。個人事業主であることを理由に仕方ないという態度を貫いていると、顧客や取引先から他のサービスと比較して対応が悪いと思われるリスクが高まります。別の仕事で忙しかったとしても電話代行を利用すればスムーズに電話対応ができるようになるので、1人で電話対応まで行うことの難しさを感じているのであれば利用を検討してみましょう。
利用シーン２プライベートの時間を確保したい時
仕事で忙しいという理由がなければ電話代行が使えないと思っている人もいるかもしれないです。結論から言うと、仕事の忙しさ以外の理由からも電話代行は利用することができます。仕事で忙しい場合のみ利用できる、人手が足りない場合のみ利用できるなどというルールが設けられていることはありません。どういった理由からでも利用することができ、プライベートの時間を確保したいという理由でも使うことができると知っておきましょう。
仕事とプライベートを切り離すことができる
個人事業主として働く人の中には、仕事とプライベートを切り離すことができていない人が多いです。日曜日は仕事をしない日と決めていたとしても、クライアントから連絡があれば無視するわけにはいかないと感じるでしょう。企業の場合は営業時間を過ぎると電話が繋がらないように設定しているケースもありますが、個人事業主ではそのような設定をしている人が少ないです。あらかじめ対応可能時間を伝えておいたとしても、繋がるから対応してもらえるだろう、以前時間外でも対応してもらえたから平気だろうなどと夜間や休日にも電話をかけてくる顧客もいます。そうなると仕事とプライベートを完全に分けることが難しくなり、本当なら仕事は休みのタイミングでも業務に関するやり取りを行うことになるでしょう。
電話代行を利用するようにすれば、自分が休みたいときだけ電話対応を行ってもらうことも可能です。たとえば、打ち合わせや訪問営業の必要がない仕事であれば、仕事中の電話は自分で出たほうが早いと感じられることもあるでしょう。仕事の忙しさを理由に利用する場合は、仕事時間に合わせて電話対応を代行してもらえますが、プライベート時間を確保したいときは休みたいタイミングだけで対応を任せられます。土曜日や日曜日だけ、平日の18時以降など、細かく設定できるケースも多いです。朝の時間帯やお昼ごはんを食べている時間帯などだけを指定することもできるため、仕事の電話を受けたくない時間を自由に設定して代行サービスを利用することができます。
メリハリをつけることができる
仕事とプライベートを分けづらい個人事業主ですが、メリハリをつけることは非常に大切です。働く時間と休む時間の境界線が曖昧になってしまうと、常に頭の片隅に仕事の存在があるので休んでいるつもりでも疲労が残りやすくなります。リフレッシュしている最中も電話がかかってこないかどうか気にしてしまい、完全にはくつろげないという経験をしたことがある人は多いはずです。メリハリのない働き方は疲れの蓄積から業務効率が悪くなってしまったり、やる気の低下を引き起こしたりする恐れがあります。電話代行を利用すると休息中は電話のことを考えずに済むはずです。休みたいタイミングで電話のことを心配しなくて良い環境を用意することができるので、メリハリのある働き方を叶えられます。電話対応のせいでプライベートの時間を確保することが難しくなると、家族やパートナー、友人からの信頼を失ってしまう可能性もあるでしょう。毎日のように食事の時間や一家団欒中に仕事の電話に出てしまうと、家族に嫌な思いをさせることになりかねません。話が中断されてしまう、電話の邪魔をしないように会話できなくなってしまう、テレビの音量を下げなければならないなどの積み重ねが家族のストレスになることもあります。休みを確保して出かけることにしても、運転中に重要なクライアントから電話がかかってきてスムーズに目的地にたどり着けない、映画やショーを見ている最中に仕事で抜けてしまうこともあるはずです。家族だけでなくパートナーや友人などの一緒に過ごしている人からの印象が悪くなってもおかしくないですし、忙しいのに出かけてもらって申し訳ないなどと思わせる恐れもあります。仕事が順調であったとしても、プライベートで家族関係や友人関係などが悪くなってしまうと意味がないです。個人事業主は自分のプライベートを犠牲にしがちですが、電話代行を利用すればプライベートを大切にできるようになります。
着信を無視することができる
携帯電話を2台持ちしている場合などは、プライベートの時間は思い切って事業用携帯への着信を無視するという取り組みを行っているかもしれません。プライベート時間の確保という意味では良い取り組みだと言えますが、仕事に悪い影響が出ないとは言い切れないです。急ぎの用事に対応できなかったことでサービスの利用を中断されてしまったり、仕事依頼の電話を取りこぼしてしまったりする可能性もあります。個人事業主は1つ仕事を失うと十分な利益が得られなくなってしまうというケースも多いです。プライベートを優先することで顧客から契約を破棄されたり、本当なら受けられたはずの依頼電話を取りこぼしたりすると勿体ないと言えます。電話代行を使うようにすれば、プライベートと仕事のどちらも疎かにすることがありません。後日電話内容を確認することもできますし、重要性の高いものだけリアルタイムで共有してもらうことも可能です。プライベートと仕事のバランスが上手く取れないと感じていた場合でも、電話代行を活用すれば問題を解決できます。
電話代行会社の公式ホームページでは、プライベート時間の確保を目的とした利用について記載されていないことも多いです。特に企業と個人事業主のどちらでも利用できるようなサービスであれば、企業の利用シーンに合わせてこういった内容での利用について言及されていないことも多いと言えます。けれども、書かれていないからこの目的で利用できないというわけではないです。電話代行会社の稼働時間と電話代行を依頼したい時間が一致していれば、この目的であっても問題なく利用することができます。契約の際に必ずしも利用目的を伝えなければならないわけではありませんし、プライベートの時間を確保したいという理由だからと断られることもありません。寧ろ、最近では個人事業主が気兼ねなく休めるように、夜間や休日に特化したお得なプランを打ち出しているサービスもあるほどです。仕事を気にせず過ごしたいときにも電話代行は便利なので、プライベートの時間が十分に確保できていない場合は利用すると良いでしょう。
利用シーン３電話スタッフを雇う予算がない時
わざわざ電話代行を利用しなくても、自分で電話対応専門のスタッフを雇えば良いと考える人もいるかもしれません。電話対応に特化したスタッフがいれば電話代行を使う必要がなくなりますが、現実的にはこれが難しいことが多いと言えます。個人事業主が十分な利益を出すためには、たくさんの製品やサービスを売ることも大事ですが経費を抑えることも大切です。資金に多少の余裕があったとしても、経費削減のために人は雇えないと考えるケースは少なくありません。また、自転車操業であったり資金が少なかったりすると、電話スタッフを雇う費用を捻出することが困難です。電話対応を委託すると高い利用料金が発生すると勘違いしている人もいますが、実際には電話スタッフを雇うよりもはるかに安くなることが多いと言えます。
コスト削減できる
もしも、電話対応のために従業員を雇うのであれば、高い人件費が必要となります。最低賃金で雇うことを想定しても、毎日8時間、月に20日働いてもらうのであれば月に130,000円ほどの人件費が必要です。コスト削減のために稼働時間を5時間に減らしたとしても、月に80,000円ほどの支払いが必要になり、決して安い人件費ではないと言えます。従業員を雇う場合は月々の給料以外にもコストが発生することを覚えておきましょう。働いてくれる人が見つかっていない場合は、採用活動から始めることになるはずです。採用のためには求人広告費が必要となりますし、採用後は教育費が必要となることも多いと言えます。電話対応のための社員を雇うのであれば、ビジネスマナーや電話対応能力向上のための研修が必要となることもあり、これに参加してもらうための費用が発生することもあるでしょう。制服やパソコン、従業員専用の電話などを用意しなければならないことも多く、準備費もかかることになります。基本給以外の維持費としては残業代や休日出勤手当などの支払いが生じることがありますし、福利厚生費が必要となったり社会保険料負担が必要となったりすることも理解しておくべきです。つまり、単純に基本給だけの支払いで雇用できるわけではないため、もっと多くの人件費を用意しておくことになります。
定額制と従量課金制
電話代行には定額制と従量課金制がありますが、前者の場合は月額15,000円ほどにおさまることが多いです。従量課金制の場合は100コールほどの受電や架電で15,000円程度となりますが、月に30コールであれば5,000円以内におさまることが多いと言えます。定められたコール数を超えたときに発生するコールオーバー料金を支払うことになったとしても、20,000円もあれば利用できることがほとんどです。必要に応じてオプションを利用する場合でも、これらの金額からかけ離れた料金になる可能性は低いと言えます。具体的な電話代行の利用料金を1人雇用する場合の人件費と比較すると、圧倒的に電話代行サービスの利用料のほうが安いことが分かるはずです。利用するプランやコール数、オプション追加の有無や希望する対応時間などによって支払う料金に違いはあるものの、従業員を雇ったときの1日分の費用よりも電話代行サービスの月額利用料金のほうが安くなることも多いと理解しておきましょう。
従業員を雇わずに電話代行を利用するのであれば、少ない費用でレベルの高い電話スタッフが雇えることも知っておくと良いです。品質が良い電話代行を利用するのであれば、スキルが高いオペレーターに電話対応を行ってもらえます。充実した対応のための指導を行ったり育成をしたりする必要がなく、最初から質の高い電話対応が期待できるでしょう。先述したように、自分で人を雇うのであれば教育が必要となります。元コールセンタースタッフなどの特別な経歴がある場合は少ない教育でも即戦力となってくれるかもしれませんが、これまで電話対応を行っていなかった人物であれば対応レベルを高めるために多くのコストを投入することになるでしょう。レベルの高い従業員を獲得するまでには多くのコストがかかりやすいため、質の高さを求めるのであれば高い予算が必要になると理解しておくべきです。
家族を従業員にしてしまう
予算が少ないときには家族を従業員にしてしまうという方法もあります。家族であれば無給で働いてもらうことも不可能ではないので、この方法を選択する個人事業主も少なくありません。ですが、家族に無給で働いてもらうことにはデメリットや問題点もあります。電話対応は楽な仕事ではないので、給与を支払ってもらえないことに家族が不満を覚えることもあるでしょう。家族が電話対応を行う場合、結局自分や配偶者、子供や両親などの身内が電話対応をすることになるので、プライベートの時間をつくることが難しくなります。家族を頼ればお金をかけずに済むこともありますが、それが原因で家族仲に影響が出るかもしれません。安ければ3,000円程度から電話代行サービスを利用することができるため、0円にすることを考えず、電話対応者を確保する方法を考えたほうが良いと言えます。
個人事業主の場合は人を雇うための十分な予算が確保できないというケースが多いです。電話スタッフを雇う場合は月々の基本給を払うことになるだけでなく、採用のための初期費用や社会保険料の負担が発生しますし、継続して働いてもらうためにはずっと給与を支払えるだけの余裕がないといけません。電話代行サービスであれば安ければ3,000円前後で利用できることがありますし、多くの場合は15,000円以内で利用できるので、従業員を確保するよりもお金に困るリスクを下げることができます。電話スタッフを雇う余裕がないと自分や家族が対応することを検討するかもしれませんが、より良い労働環境をつくったり、家族関係を悪化させないようにしたりするためには他者に電話対応を任せたほうが良いです。電話代行であれば比較的安いですし安心して利用することができるサービスだと言えます。最適なプランを組んでくれるサービスであれば、パック化されたものより費用が抑えられる可能性もあるので、まずは電話代行会社に相談してみることがおすすめです。
電話代行を選ぶポイントと相場は？
電話代行は個人事業主でも利用できる素敵なサービスですが、利用する代行会社を間違えてしまうと後悔をすることになります。使い勝手が悪くて業務効率アップどころか業務効率が悪くなったり、品質が悪くて顧客や取引先を怒らせてしまったりする恐れもあるでしょう。予定より利用料金が高くなって資金が足りなくなるという問題を経験する恐れもあります。失敗することなく電話代行を利用したいと思うのであれば、選定のポイントから価格の相場までチェックしておくことが大事です。企業向けのサービスと個人事業主向けのサービスでは選定ポイントや価格相場が異なるため、この点にも注意して確認するようにしてください。
電話代行を選ぶポイント
稼働可能時間が合致しているか
個人事業主が電話代行を利用するのであれば、まずは電話対応を依頼したい時間帯と代行会社の稼働可能時間が合致しているか調べるようにしましょう。電話代行会社は常に稼働しているとは限らず、限られた日時で代行業務を行っていることもあります。平日しか対応していないというサービスも多いため、夜や休日にも顧客から電話がかかってくる場合は注意が必要です。個人事業主の働き方は不規則であることも多いので、そのときによって電話代行を頼みたい時間や曜日が違ってしまうという場合は、24時間365日稼働しているような代行会社を探すことをおすすめします。
電話番号の貸し出しサービスがあるか
電話代行を利用する場合は、電話番号の貸し出しサービスがあるかどうかも確認しておいたほうが良いです。固定回線を引いている場合は必要ありませんが、個人事業主には携帯電話を仕事用の連絡手段としている人が多い傾向があります。固定回線がないと不便ですし顧客からの信頼も得づらくなるので、せっかく電話代行を利用するのであれば電話番号をレンタルできるようなサービスを選ぶと良いです。
柔軟にプランの変更を行ってもらえるか
柔軟にプランの変更を行ってもらえるかどうかも大切だと言えます。個人事業主が電話代行を利用する場合、ずっと同じプランで利用することが難しいと感じられることも多いはずです。資金不足で費用を抑えたいので一時的に安いプランに切り替えたい、この時期は依頼電話が少ないからコール数が少ないプランに切り替えたいなどの希望があったとしても、プラン変更の条件が厳しければ大変だと言えます。何か月以内に安いプランに切り替える場合には解約金が発生する、当月の利用期間を過ぎなければ変更ができないなどの縛りがある場合は、希望通りに変更することが難しいです。契約時にはそのタイミングで最適な契約内容にしているはずですが、様々な事情から利用したいプランは変わることがあるでしょう。変更に手間やお金をかけたくない、新たなサービスを探すことは面倒などと思うのであれば、プラン変更に関する柔軟性が高いサービスで利用を開始すると良いです。
報告手段をチェックしておく
報告手段をチェックしておくことも大事だと言えます。電話代行を行ってもらうのであれば、受電や架電の内容を後からまたはリアルタイムで共有してもらうことになるでしょう。誰から連絡があった、どういった内容であった、営業電話をかけた際にどのような反応が得られたなど報告の内容は様々ですが、結果がオペレーター止まりになってしまうことはないです。電話やメールなどで報告が行われることもありますが、近頃はスマートフォンでも利用できるチャットアプリ、パソコンから利用できる情報共有ツールなどが活用されるケースも増えています。報告してもらえるのであれば手段は問わないと考えている人もいるかもしれませんが、取り入れていないツールであれば報告を受けるための環境を構築することから始めなければなりません。チャットアプリを使ったことがない場合は、インストールや操作方法を覚えることから始める必要があります。情報を確認しづらい手段を選んでしまうことも問題なので、事務所にパソコンを置いたままでかける場合はパソコン専用ツールを活用しているサービスはおすすめできませんし、打ち合わせなどが多くて電話に出られない場合は電話での報告が不向きです。電話そのものの対応は任せることができますが、対応後の内容確認は自分で行う必要があるので、利便性の高い方法が選べるようにしておきましょう。
対応品質
対応品質も重要な選定ポイントです。電話対応の良し悪しで顧客や取引先からの好感度が変化する恐れがあるため、品質が悪いサービスは利用すべきでないと言えます。利用前に品質を知ることは困難だと感じるかもしれないですが、用意されているサンプル音源を参考にしたり、利用者のクチコミから良し悪しを判断したりすることも可能です。相場価格を大幅に下回るような安い料金でサービスを提供している場合は、経験の浅いオペレーターばかりが働いていたり、充実した教育が実施されていなかったりする可能性が高くなり、高品質なサービスを提供してもらうことが難しくなると覚えておきましょう。
料金相場
個人事業主でも利用できる電話代行の料金相場は、月額基本料が3,000円から15,000円となっているケースが多いです。コール数や対応時間に応じて変動はあるものの、短く少ないコール数であれば月々3,000円程度で電話対応を任せられることがあります。100コールや150コールなどと比較的コール数が多くなったとしても、月々10,000円から15,000円ほどで利用できるケースが多いので、高い費用をかけることなく電話代行を依頼することが可能です。初期費用が必要であるかどうかはサービスごとに違いがありますが、個人事業主向けのプランでは初期費用が0円となっていたり、5,000円以内に設定されていたりすることも多いと言えます。企業向けと比較すると安い初期費用で始められるケースが多いため、コストを抑えたい場合は初期費用が相場と比べてどうなっているか調べておくことも大事です。
電話代行を個人事業主が利用するときには、依頼できる時間や電話番号貸し出しの有無、プラン変更の容易さや報告手段、対応品質などをチェックしておいたほうが良いと言えます。
相場価格は5,000円から15,000円前後であることが多いため、チェックポイントをクリアしているサービスの中で相場価格で利用できるような代行会社を選ぶと良いでしょう。
