個人事業主はなんてったって忙しい！
電話代行サービスは企業だけが利用するものというのは古い考えです。確かに、少し前までは主に企業が利用するサービスであったことは事実だと言えます。現在では働き方が多様化しており、個人事業主として活躍する人も多くなりました。そのように働き方が多様化していく中で個人事業主でも電話代行を利用するケースが増えてきたと言えます。企業向けのサービスというイメージが強かった人にとっては、本当に個人事業主にとっても便利なのだろうかと疑わしく思うかもしれませんが、とにかく忙しい個人事業主と電話代行の相性が良いことは間違いがないです。
個人事業主はどのくらい忙しい？
個人事業主として既に働き始めている人であれば、この働き方がどれほど忙しくて大変なのか痛感しているでしょう。会社勤めと両方の経験がある場合は、組織に属して働く際と1人で働く際の業務量の違いに困惑することになった可能性も高いです。個人事業主は1人で会社を回しているようなものだと言えます。会社であれば経営者である社長が存在し、雑務をこなす事務員や製品やサービスを売る営業担当者など、違った役割を持った社員が在籍していることがほとんどです。個人事業主となると経営者である事業主自ら営業を行う必要がありますし、サービスの考案や仕入れと製造、経理や顧客へのフォロー、その他の雑務など全て自分でこなさなければなりません。会社より規模が小さければ1人でも何とかなると思われがちですが、規模が小さかったとしても1人で複数の役割をこなすことは大変です。
個人事業主と電話対応
こなさなければならない仕事が多いので個人事業主は忙しいですが、負担増加に繋がっている業務には電話対応をあげることができます。電話対応はサクッと終わると思われることも多いですが、実際のところは手間がかかったり業務効率の悪さを引き起こしたりすることが多いと言えるでしょう。直接的な利益に繋がりやすいコア業務を行っていたとしても、電話がかかってきたことに気づけば手を止めて受け答えを行う必要があります。相手の忙しさを考慮して電話をかける人は少ないため、なかなか要点を伝えてもらうことができなかったり、得意先からの電話で雑談が始まってしまったりすることもあるでしょう。1分程度で済むこともあれば、長い時間をかけて対応しなければならないこともあります。また、1つ1つの電話が短かったとしても、かかってくる頻度が高ければ負担が増えるはずです。電話を受けるたびに手を止めることになるのでスムーズに業務を進めることができず、時間が足りないと感じることになるケースも多いと言えます。個人事業主が抱える電話対応への不満には様々なものがあり、顧客や取引先であると思っていたら営業電話で時間を無駄にしたというような不満も多いです。
あまりにも電話業務の負担が大きいと留守電を使ったり折り返しすることを検討したりするかもしれませんが、事務所の電話は会社の窓口として非常に重要なものだと言えます。繋がらないことや対応が遅いことが多ければクライアントからの印象が悪くなる恐れがありますし、営業や契約の機会を失ってしまう可能性もあるでしょう。マイナスの影響が及ぼされるリスクがあるわけですから、よっぽどのことがなければなるべく素早く電話に出られるようにしようと考える個人事業主が多いです。
忙しくて電話対応が難しい場合は、事務員の雇用を検討する人もいます。事務員を雇うことによって事業主自ら電話対応をする必要がなくなるので、非常に有効性が高い案だと思う人も多いです。電話対応のための事務員を雇うと負担が減ることは事実ですが、雇用に必要となるコストを考えると最善の方法ではありませんし、採用から教育完了までに長い時間がかかりやすいことも問題だと言えます。せっかくコストと時間をかけて雇ったり教育を行ったりしたのに、能力が低くて思うような電話対応をしてもらうことができない、すぐにやめられてしまったというトラブルに繋がるリスクも考慮しておく必要があるでしょう。
個人事業主と電話代行サービス
電話対応の大変さに対する不満を抱えながらも、良い解決策が見つからずに現状維持となっているケースは非常に多かったと言えます。けれども、個人事業主でも使いやすい電話代行サービスが登場したり、実際に利用する人が増えたりすることで流れが変わってきました。電話代行サービスを利用するのであれば、煩わしい電話対応を事業主が行う必要がありません。サービスを利用するとなると料金が高いのではないかと心配かもしれないですが、アルバイトやパートなどを雇用する場合と比較しても安い出費で済むことが多いです。教育の手間もかからなければ、お金や手間をかけて育てた従業員がやめてしまうというリスクも抱えることがありません。いつでも電話のプロが事業主に代わって対応を行ってくれるので、負担をかなり小さくすることができます。
電話代行を使うためにはサービスの選定や事前の打ち合わせなどが必要になりますが、最初に環境を整えておけば、後は電話スタッフが適切な対応を行ってくれるので便利です。変更があったときやイレギュラーな事態が発生したときには再度打ち合わせや相談が必要になりますが、そうした問題がなければ最初に決めたやり方で電話対応を続けてもらうことができます。自分で対応を続けたり社員を雇ったりするよりもはるかに負担が少なくなるので、電話代行は個人事業主にとって有難いサービスであることを知っておくと良いです。
個人事業主は忙しいですし、たくさんの利益を出すためにはコア業務にかけられる時間をたくさん捻出する必要があります。今のままで問題ないと考える人もいるかもしれませんが、電話対応の負担を減らすことでコア業務の時間が増え、利益を大幅に増やせることもあると理解しておきましょう。企業だけが電話代行サービスを利用する時代は終わりました。既に多くの多忙な個人事業主が電話代行サービスを取り入れていますし、興味を持つ人や導入を検討する人も増えています。忙しさを何とかしたい、コア業務を増やして利益をアップさせたいなどの考えがある場合は、早めに導入したほうが良いでしょう。
実際に電話代行サービスを利用頂いた個人事業主様は
近頃は個人事業主でも電話代行サービスを利用することが増えていると分かったはずですが、実際の使用感が気になる人は多いはずです。利用したことがないサービスとなると、導入を躊躇ってしまうことは仕方がないことだと言えます。電話代行に興味を持っているけれど導入に踏み切れていない、より具体的な効果を知りたいという場合は、実際に電話代行サービスを利用している個人事業主の話を確認しておくと良いでしょう。
クライアントから褒められることが多くなった
個人事業主が電話代行サービスを利用したときに、クライアントから褒められることが多くなったという話はとても多いです。いつもと違う人が電話に出るわけですから、新しく従業員を雇ったのだろうと考える人が多いと言えます。電話代行サービスのオペレーターは丁寧に対応を行っているので、クライアントから「感じが良い」「元気な声で気分が良い」「説明が分かりやすい」などの声をもらうことも増えるはずです。業務的な会話しかしたことがなかったクライアントから「新しく人を雇ったみたいだね」「素敵な人が入ったね」と言われ、そこから会話が広がるようになったというケースもあります。「前よりもすぐに対応してもらえるから助かる」「電話に出てもらえるスピードが速くなった」など、スピーディーな対応であることを褒められるケースも少なくありません。クライアントからも良い変化があったと気づいてもらえるほどであり、電話代行を利用して良かったと感じる個人事業主が多いと言えるでしょう。
細かな指示も聞いてくれて助かると感じている個人事業主もいます。サービスを利用していないと、どこまで希望に添った対応をしてもらえるのか分からないかもしれません。電話代行を利用すると電話を受けたり営業電話をかけたりしてもらえるようになりますが、その際に内容を細かく指定しておくこともできます。重要度の高い顧客に対してはこの情報を伝えてほしい、営業や勧誘は一応内容のメモを残しておいてほしい、見込み顧客の関心度合いによって紹介するサービスを変えてほしいなどの希望が通ることも多いです。受電の場合、代表者への取次ぎを依頼されたときには外出中などと伝えることになりますが、この文言が変えられるケースもあります。いつも外出中と伝えることに抵抗がある場合でも、その日のスケジュールに応じた内容に文言を変えてくれるサービスを使えば毎回外出中と伝える必要がなくなるでしょう。本日はお昼まで会議なので13時以降に折り返し連絡を入れますなど、折り返しや代表者が対応できる時間を伝えてもらうことも可能です。秘書を雇ったときのようにスケジュールを踏まえた上での電話対応が可能なケースもあるので、対応内容を細かく決めておきたい場合はそういったサービスを探すと良いでしょう。
充実したプランが用意されていて便利だったと評価する人も多いです。初めは不在時の受電だけ依頼していたけれど、新サービスの提供をきっかけに営業電話をかけてもらうようにしたところ顧客を増やすことができたなどの成果を上げている個人事業主もいます。日中だけの対応を依頼していたけれど、夜間や休日の電話も増えたので対応時間を広げてもらったところ、自由な時間を確保しやすくなったというケースもあることを知っておきましょう。電話代行会社は多彩なプランやオプションを用意しているケースもあります。サービスによっては書類の作成やFAXの送受信、受注業務や受電内容の集計や分析まで行ってもらえることもあるので便利です。利用を開始したときは少ない業務内容でも満足かもしれませんが、電話代行を利用することで他の業務にしっかり打ち込めるようになり、事業規模や取り扱い商品を増やせることも多いと言えます。充実したサービス内容がある場合はそういった変化があった場合に新たなプランを追加することもできるため、満足度の高い利用に繋げることが可能です。
プライベートの時間をしっかり取れるようになった
クライアントからの評判が良くなるだけでなく、業務効率が良くなって満足しているという個人事業主の声も多いと言えます。電話対応の多さはコア業務の低効率を招きやすいですが、それまでは自分自身でこなしていた電話業務をなくすことができたのでコア業務にたくさんの時間を使えるようになることが多いです。合間に電話対応が入ることが少ないため、同じ時間働いていても成果を出しやすくなったというケースが多々あることを知っておくと良いでしょう。
プライベートの時間をしっかり取れるようになったという声も多くあります。個人事業主は会社員よりも仕事とプライベートの境界が曖昧なものになりがちであり、時間や曜日に関係なく電話があれば、よりプライベートの時間を確保しづらくなるはずです。電話代行の利用で営業時間外や昼食中、休日などに電話に出たり仕事のことを考えずに済むようになったりして、オンとオフがしっかりと切り替えられるようになったと喜ぶ人が多いと言えます。自由な働き方と言いつつプライベート時間が奪われてしまうことも多い個人事業主ですが、このサービスによって本当に自由な働き方が実現できる人も増えていることを覚えておくと良いです。
電話代行を実際に利用している個人事業主の声を参考にすると、様々な良い影響があることが分かります。何を求めて導入するかは人によって違っているはずですが、期待している以上の嬉しい影響があることが多いです。サービスに対して不満を抱く人もいるはずだと考えるかもしれないですが、電話代行サービスがイマイチだと感じている人の多くは自分にフィットする代行会社を選べておらず、プランの見直しや乗り換えで満足度が高まったというケースが多いことも知っておくと良いと言えます。自分に最適なサービスを選ぶことができている個人事業主からは、非常に高く評価されているので、選び方さえ失敗しなければ満足できる利用が実現できると思って問題ありません。導入後のイメージが膨らまずに躊躇しているのであれば、利用した人がどういった理由から満足しているのか、どのような良い変化が得られたのか確認し、再度導入について考えてみることをおすすめします。
個人事業主には便利！電話代行会社で03番号06番号050番号が取得できる
個人事業主に電話代行が便利な理由には、市外局番がついた電話番号が取得できることがあげられます。様々な事情からこれの取得が難しいケースが多いのですが、電話代行会社を利用することによって簡単に取得できることを理解しておきましょう。電話代行会社で貸し出している電話番号を利用することで、どういったメリットがあるのか確認しておくことをおすすめします。
市外局番がついた代表電話番号
大きな企業の場合は市外局番がついた代表電話番号を用意していることが多いです。連絡を取るだけならどのような電話番号でも良いはずですが、市外局番がある電話番号は社会的な信用が高いとみなされるため、敢えてそういった番号を取得しておく企業が多くなっています。個人事業主でも社会的信用を得るために固定電話回線を引こう、市外局番付きの番号を持とうと考える人が多いですが、実現が簡単ではないというのが事実です。電話回線を引くとなると申し込み手続きを行うだけでなく、工事が必要となります。忙しくてなかなか立ち会いのスケジュールを調整することができなければ、工事が完了しないという問題が起きるでしょう。
時間をつくって対応しようと思っていても、電話回線業者の予定が詰まっているとすぐに対応してもらうことはできません。長いと1か月前後の期間を要することがあり、すぐに電話回線を引くことは簡単ではないと言えます。時間がかかってしまうだけでなく、費用がかさむことも個人事業主が電話回線を引きづらい理由です。加入権を取得する必要がありますが、これには40,000円近い費用が必要となります。
月々の電話利用料金や工事費用などとは別に支払うことになるので、回線を確保するだけでたくさんのコストがかかるでしょう。スムーズに工事ができないことや開通に高い費用がかかりがちであることから、個人事業主は市外局番つきの電話番号を持つことを諦め、簡単に契約できたり既に所有していたりする携帯電話番号を使うことが多いと言えます。携帯電話を利用していても滞りなく業務が行えることもありますが、事務所のホームページなどに携帯電話番号しか載っていないと他のサービスの利用を考える人もいると知っておきましょう。固定電話回線もないような事務所は利用したくないなどと考える人もいるので、知らず知らずのうちに顧客を逃している可能性もあります。電話代行会社で市外局番つきの番号をレンタルすれば社会的信用に繋げることができ、顧客から良い印象を持ってもらえることが増えるでしょう。
市外局番のついた電話番号は信頼度が高まる
03や06といった市外局番のついた電話番号であれば、発信元が東京や大阪であると判断することができます。050番号は市外局番ではありませんが、こちらも携帯電話より信用が高いと思われやすいです。何故なら050番は役場の窓口や宅配サービス、企業のサポートセンターでも使われることが多い番号なので、企業や公的機関の利用が多いことから安心感を抱く人が多いと言えます。こうした番号を持つことが事務所の評価を良くしてくれる可能性が高いです。事務所がある場所と市外局番が違っていると不審に思われるのではないかと考えるかもしれませんが、その場合は対策を講じることができます。市外局番ではなく050番号を使いたいと希望しておくことで、事務所の所在地と市外局番のズレの問題がなくなるので、クライアントから不思議に思われることもないでしょう。
電話代行会社を通して取得した番号は事務所の電話番号として使うことができます。事務所の電話番号として公式ホームページや公式SNS、名刺などに掲載することが可能です。電話代行会社に電話対応を依頼するためだけに使用するものではないため、有効に活用することができます。携帯電話の番号だけを載せているよりも信頼度が高まるはずです。
取得すべきかどうか迷う場合は、これを利用している個人事業主の特徴を確認しておきましょう。レンタルオフィスを利用しており、レンタル会社に電話回線がない場合にこれを利用する人が多いです。自宅を事務所としていて事業用の固定回線を引くことに抵抗感がある人、回線は引けるけれど工事費が高いと感じている人からも利用されることが多くなっています。他にはいずれオフィスを移転する可能性があり、転居のタイミングで番号が変わることを避けたい人も電話代行会社から発行を受けることが多いです。
一般的には固定電話番号を持つためにはある程度の時間が必要となるので、電話代行会社を介してもすぐには手に入らないだろうと思っているかもしれません。即日発行に対応しているサービスはとても多く、契約が完了したその日のうちに番号が発行されるほどスピーディーな対応が期待できる場合もあります。すぐに番号が発行されるのであれば、電話番号を掲載した新しい名刺の手配を早い段階で行うことができるなどの便利さが感じられるはずです。契約と同時ではなくても、数日以内に発行できるケースが多く、電話代行の利用を本格的にスタートするタイミングまでには余裕をもって発行が完了しているので安心だと言えます。
個人事業主が市外局番つきの電話番号や050番号を持つことは大変ですが、電話代行会社の存在によって取得が容易になっていることを覚えておくと良いです。長い工事期間や高い費用、面倒な手続きが不要であり、契約の際に電話番号の発行を依頼するだけで簡単に取得することができます。電話代行会社を利用する際にわざわざ自分で電話回線を引くための作業を行う必要がないため、使える電話番号がないという理由から代行会社の利用を諦めていた人にもおすすめのサービスだと言えるでしょう。ただし、電話代行会社ごとに取得できる市外局番、050番号が選べるかどうかは違っています。詳しい内容を調べない状態で発行を依頼すると、希望していた番号が取得できなかったというトラブルが起こる可能性が高いです。公式ホームページだけでは判断ができない場合もあるので、その場合は遠慮せずに問い合わせてみることをおすすめします。電話代行会社が発行している電話番号について知り、利用できるようにしておくと良いでしょう。
電話代行を使って個人事業主様が信用を高めるには
電話代行を利用することには、信用が高められるという利点もあります。個人事業主にとって信用の有無は非常に重要です。信用がなければ依頼や取引が減ってしまい、事業が続けられないという問題が起こることもあります。簡単に信用を高めることはできないと考えられがちですが、電話代行の活用が信用度を高める方法の1つであることを知っておくと良いでしょう。
03や06、050番号などの取得する
個人事業主が電話代行を利用して信用を高めたいのであれば、03や06、050番号などの取得をおすすめします。先にも述べている通り、電話番号は種類によって与える印象が違っているため、なるべく信用に繋がりやすいものを利用したほうが良いです。03や050以外で始まる番号を利用することもできますが、やはり携帯番号などは信用が下がりやすい傾向があります。特に年配の顧客や取引相手がいる場合は、電話番号の種類で悪い印象を持たれてしまうリスクが高まるでしょう。若者はどちらでも気にしないという人が増えていますが、これまでビジネスに電話を使い続けてきた世代では03や050などの番号を支持する人が多いです。絶対に発行しなければならないというルールはないものの、信用を高めるために利用を検討してみましょう。
高品質な電話代行サービスを利用する
電話番号の種類にこだわるだけでなく、高品質な電話代行サービスを利用することでも信用を高めることができます。個人事業主が電話代行サービスを利用するときには、コストを抑えるために安価なサービスを選びがちです。安いサービスはコストが抑えられるというメリットがある一方で、品質が十分ではない可能性を孕んでいます。電話代行会社を利用しているから安心だろうと思っていると、応対品質が悪く、クライアントから「先日電話に出てくれた人は感じが悪かった」「きちんと説明してくれないから困った」などと言われる恐れもあるでしょう。直接悪いところを指摘されればサービスに問題があることが分かりますが、顧客や取引先がわざわざ指摘をしない可能性もあります。指摘をしないクライアントの中には、対応の悪さをきっかけにサービスの利用を控えよう、電話をかけることをやめようと考えている人もいるかもしれません。電話代行を利用するからには高品質であることを重視したほうが良いと言えます。
迅速に最適な応対を実現しているサービスを選ぶ
信用が高められる電話代行を利用するためには、迅速に最適な応対を実現しているサービスを選ぶことが大事です。電話代行会社に委託していても、対応が遅いと意味がないと言えます。しばらく待たなければ電話に出てもらえない、1回の電話で繋がらなかったなどの問題が発生すると、個人事業主が自ら対応している場合と何も変わりません。場合によっては、今までよりも対応が遅くなる可能性もあります。十分な数のオペレーターが配置されていなかったり、同時に電話がかかってきても対応できる環境が用意されていなかったりすると、クライアントの不満につながる対応となるリスクがあるでしょう。素早い対応であれば一安心ですが、スピードだけが大事なわけではないです。スピード感があっても乱雑な対応であったり、クライアントが求めるような対応が行われていなかったりすると効果が半減します。打ち合わせで対応に関する詳細な取り決めを行っているサービスや、ヒアリングをもとにして作成したトークスクリプトを事前に共有してくれるようなサービスであれば、依頼者である個人事業主が納得できる対応内容となる可能性が高いです。大した打ち合わせが行われなかったり、トークスクリプトが公開されなかったりする場合は対応が不十分で、顧客満足度が低下する危険性があると覚えておきましょう。
効果的な使い方になるように工夫しておく
電話代行をとにかく導入すれば良いわけではなく、効果的な使い方になるように工夫しておくことも大切だと言えます。顧客や取引先が電話をかけたときにすぐに応答があったとしても、求めている応答でなければクライアントの満足度は低下するはずです。クライアントが打ち合わせ時刻を変更したいときを想定すると、早めに調整を行いたいのにすぐに折り返しの連絡を受けることができずに不満を抱えてしまうという場合もあります。商品やサービスに対するクレームの場合、オペレーターで対応できない場合は依頼者が対応しなければなりませんが、これも対応が遅くなってしまうと誠意が感じられないと思われかねないです。信用を高めたいのであれば、電話内容ごとに重要度を決めておき、重要度が高いものはすぐに自分へ転送してもらうように電話代行会社に頼んでおくことをおすすめします。別の取引先への訪問などで対応できないタイミングがある場合は、この時間に重要度が高い連絡があった場合は何時に折り返し連絡を行うように伝えてほしいなどと指示を出しておくと良いです。どこまで対応可能であるかはサービスごとに異なるので、信用を高めるための工夫を取り入れたい場合は、柔軟な対応を期待できる電話代行会社を選んでおきましょう。
常に最新の情報が顧客や取引先に提供できるようにしておくこと
サービスの利用を開始した後は、常に最新の情報が顧客や取引先に提供できるようにしておくことも大切だと言えます。最初にマニュアルを渡したり対応に関して打ち合わせを行ったりしているはずですが、事業を続けていると商品やサービス、事業内容などに変更が加えられることも多いです。新しい商品を取り扱うようになったのにその情報を電話代行会社に共有していなかったり、事業内容を縮小したのに電話代行会社がそれを知らなかったりすると、オペレーターが誤った情報を伝えるかもしれません。依頼者が伝えなければオペレーターには分からないことなので、気を抜いているといつの間にか間違った情報での対応が続いていたというトラブルが起こることもあります。クライアントが間違った案内を受けることになると、信頼できない事務所などと評価されることがあるので危険です。定期的に電話代行会社が持っている情報が古くないかどうかチェックし、必要に応じて新たな情報を提供するようにしてください。
電話代行を使うと信用が高められるようになりますが、勝手に実現されるわけではないと言えます。依頼する個人事業主が気をつけておくべきポイントも多くあるので、信用を高めるためにやったほうが良いことを知っておきましょう。
電話代行を選ぶポイントとは？
サービスの魅力に気づいたことで、すぐにでも電話代行を取り入れたいと思うようになった人もいるはずです。早めの導入が望ましいですが、焦るあまりサービスの選び方を間違えてしまうことは問題だと言えます。電話代行業界に進出する会社はかなり多くなっており、残念な話ではありますが品質が悪いサービスも多く見られるようになっている状態です。玉石混淆のサービスから優れた代行会社や自分にフィットする代行会社を選ぶことは大変なことだと言えます。スムーズかつ納得できる選定のために、個人事業主が電話代行を選ぶ際に着目しておきたいポイントを確認しておきましょう。
料金設定が分かりやすいか
個人事業主が電話代行サービスを選ぶときには、料金設定が分かりやすいかどうかを確かめておくと安心です。利用料金は公式ホームページに掲載されていることが一般的ですが、3,000円から利用可能などと曖昧な書き方をして詳細が掲載されていない場合は危険だと言えます。安い金額だけを提示しており、上限や詳しいプランが書かれていない場合、記載されていた安い価格でサービスが利用できることはほとんどありません。最低価格のプランは使いものにならなかったり、オプションを追加しないとまともに使えなかったりすることが多いです。料金設定が曖昧な場合だけでなく、複雑すぎる設定も避けたほうが良いと言えます。電話代行サービスは複数の料金から利用料が構成されているので費用を計算することは簡単ではないです。基本料金以外に初期費用やオプション利用時の追加料金、コールオーバー料や時間外料金などが含まれることが多いと言えます。サービスによってはこれら以外にも料金が細かく設定されており、計算が煩雑になっていることもあるでしょう。どういった料金を支払う必要があるか記載されていたとしても、設定が複雑であれば費用の見通しを立てづらく、実際に契約すると想像したよりも高くなってしまったという問題が起こりかねません。ひどい場合は想定の倍以上の利用料金が必要となることもあるので、利用料金の分かりやすさは重要だと言えます。仮に自分で計算することが難しかったとしても、詳細な見積もりを出しているサービスであれば安心です。見積もりを出してくれなかったり、出してくれるけれど追加料金が発生するかもしれないなど曖昧な態度をされたりする場合は要注意のサービスだと言えます。
サービス内容も細かく確認しておく
サービス内容も細かく確認しておく必要があるでしょう。個人事業主向けのプランを用意している電話代行会社を利用する場合、想像していたよりもコンパクトなプランであることも多いです。事前に調べておいた一般的な電話代行サービスの基本業務内容に含まれているはずの業務内容がない場合もあるので、細かく確認しておかないと希望していた業務が任せられないかもしれません。電話代行サービスは受電をメイン業務としているケースも多く、架電には対応していないという場合もあります。反対に架電に特化したサービスで受電には対応していなかったり、架電にも対応しているけれど営業電話は不可能であったりするケースもあるでしょう。電話会社ごとに提供しているサービスは大きく違うので要注意です。具体的にチェックしておいたほうが良い項目には、月間の対応可能コール数、イレギュラー時の対応、取り次ぎが可能かどうか、必要に応じて文言を変えてもらえるか、受電内容や架電結果の報告方法などがあげられます。利用を続ける上で対応時間を変えてほしいなどの要望が出ることもあるはずですが、その際に柔軟に時間変更やプラン変更ができるのかなども確認しておくことがおすすめです。
期待するクオリティであるかどうか
もう述べているように電話代行スタッフの対応品質も重要なので、期待するクオリティであるかどうかの確認も必須だと言えます。対応品質の高さが重要であることが分かっていても、どのように選べば高品質なサービスが選べるか分からない人も多いはずです。利用を開始するまでアタリかハズレか分からないと思うかもしれませんが、事前に品質を確認する方法はたくさんあります。公式サイトの情報を参考にすれば、そのサービスでどのような教育や研修が実施されているか、在籍しているオペレーターの経歴がどのようなものであるか分かることも多いです。コールセンター歴5年以上のスタッフしかいないことをウリにしていたり、充実した研修を実施していることを明らかにしていたりするサービスもあります。チェック体制が整っていて高い品質が維持できるように工夫されていることなどがサイト上でアピールされているケースもあるので、こういった情報を参考に品質をチェックしておきましょう。サイトの情報も参考になりますが、これだけでは実際の品質を確認することはできません。リアルな品質を知るためにはサンプル音源を確認したり、お試しサービスを利用したりすることがおすすめです。電話対応を行っている様子を録音し、これをサンプルとして公開するサービスも多いと言えます。オペレーターの口調や雰囲気、トーク内容などを確認できるため、どのような対応を行ってくれるか想像しやすくなるでしょう。更にクチコミ情報をチェックしておくと安心です。クチコミは実際にその代行会社を利用した人の感想なので、リアルな意見を知ることができます。企業向けサービスの場合はクチコミが少ない傾向がありますが、個人事業主向けのものは事業主がSNSやブログで使用感をレビューしていることが多いです。検索エンジンからだけでなく、SNSやブログサービス上で気になるサービスの感想を探してみると良いでしょう。
電話代行会社を決めるときには利用料金の分かりやすさや自分に合ったサービス内容であるかどうか、品質が良いかなどの項目をチェックしながら選んでいく必要があります。全ての条件をクリアするサービスを見つけることができれば、利用を開始してから不満を感じる可能性が低いと言えるでしょう。早く利用したいという気持ちから検索で最初に出てきたサービスを選んだり、コストを抑えたいという考えから相場よりも安くサービスを提供している代行会社を選んだりすることはおすすめできないです。
成功に繋げるためのポイントをクリアしているかどうかチェックしながら選ぶようにしましょう。
