代行として電話対応を行う
秘書代行の基本的な業務は、名前のように秘書の業務を代行して行うことにあります。具体的には主に電話対応の代行で、秘書の代わりに電話を受けて取次などをします。当然ですが、代行とはいえ秘書として仕事をこなさなくてはいけないので、代行サービスはしっかりと応じることができるように社員教育をしています。問い合わせ対応といった純粋な電話業務だけでなく、打ち合わせの約束だったり必要に応じた折り返しの電話といった業務も含まれます。しかも、外から見れば社内の秘書が対応しているように見えるので、代行のオペレーターには会社のイメージを損ねないように対応することが求められます。つまり品質が重要でいい加減な対応は許されませんから、電話一つとってもしっかりと応じるわけです。
電話対応サービスのメリット
秘書代行を謳う電話対応サービスであれば、信頼して任せたり安心できる、一定以上の品質に期待が持てます。余談ですが、このようなサービスは1970年代には既にあったといわれているので、約50年くらいの歴史があることになります。初期からサービスを提供している企業なら、実績が豊富だったり安定した品質を実現するノウハウを持っているでしょう。そういう企業を選んで相談したり任せることで、手を抜くことができない秘書の仕事が任せられます。秘書を外注するイメージではありますが、依頼主の期待に応えて失望させない対応が必要不可欠です。だからこそ秘書代行サービスは総じてレベルが高く、特に老舗や大手は高いレベルで品質が安定しています。
代行としてサービスを利用する場合は、受電して対応を終えたらメールで通話内容を指定のアドレスに送信したり、任意のタイミングでまとめて送信といったことが可能です。前者であれば、受電の度にすぐメールを受け取れるので、通話内容に目を通してから対応できます。一方、後者はじっくりとメールに目を通す必要がある場合などに最適で、日中忙しくて時間が取れない人にも向いています。いずれにしても、電話対応の代行を任せれば電話を受け損ねる心配がありませんし、内容を把握して伝えてもらえるので安心です。
受電の時間や電話の相手とその連絡先、用件をまとめてもらえますから、自分で電話を受けるよりもスムーズですし、受電の対応が楽になります。いつ誰から電話があっても隙なく応じることができる、それこそがまさに秘書代行サービスの魅力です。通話内容は聞き逃しや聞き間違いを避ける為に、全て通話記録を録音するのが普通です。大事な通話内容を聞き逃したり、聞き間違いによる失礼な対応を防げるので、そういった意味でも安心感が得られます。秘書代行というと少し仰々しい感じですが、実際は品質が良好な受電代行サービスだといえるでしょう。電話業務といっても、コールセンターだったり一時対応など様々ですが、秘書代行もその1つと捉えられます。代行による電話対応のみだと、他の電話代行サービスとあまり差は感じませんが、しかしこれが秘書代行の代表的なサービスなのは確かです。
利用イメージとしては、社名を告げて電話を受けたり、相手の名前を確認してお世話になっているといった旨の挨拶をすることが挙げられます。また用件を伺って誰の対応を求めているか確認して、対象が在席中なら取次、外出中などで席を外していれば折り返すといった対応ができます。社名をどのように名乗るか、取次や折り返しの対応をどうするかなどは予め相談して決められます。
秘書代行サービスの多くは柔軟な対応力を持っていますし、依頼主の要望に最大限応えられるように備えているので頼りになります。対応するオペレーターはコールセンターでの業務実績を持っていたり、秘書に関する教育を受けているので心配無用です。中には秘書の経験がある人もいますし、秘書経験がある人だけを採用している代行サービスも存在するほどです。社内のどこにいても外出していても電話を受けてもらい、それをメールで教えてもらえるのは安心以外の何物でもないです。
電話対応サービスの重要性
大規模なコールセンターを有する企業であれば、同じタイミングで複数の着電があっても、手があいているオペレーターが対応してくれます。秘書を自社で雇用したり教育するとなると時間が掛かり大変ですが、秘書代行なら短期間で即戦力となるオペレーターによる電話対応が始められます。自社で秘書を雇ったり育てる余裕がない、あるいは即戦力となる人材の確保が難しいといった悩みも解消します。
専門性の高い業種では、専門用語の理解が電話対応に必要不可欠ですが、用語に関してもオペレーターは正確に理解してから業務に従事するので心強いです。営業時間が限定される弁護士のような専門職もそうですが、24時間対応が不可欠な企業においても、秘書代行のサービスは役立ちます。営業時間外のみ任せるといったこともできるので、とても頼りになりますし、味方につけると必要な時に力になってくれます。
コミュニケーションはネットという時代ではありますが、ビジネスシーンでは現在も電話が重要な役割を担っています。そして電話対応の重要性も色あせていませんし、むしろ重要なやり取りは電話でと考える人は少なくないです。そう考えると、長年にわたり秘書代行サービスが求められてきたのも頷けますし、誕生から約50年が経過した現在でも重要性が変わらないのに納得です。人材確保は専門性が高まるほどに難しくなるもので、今後は更に難しくなっていくものと思われます。あらゆる分野で外注が進んでいますから、自社で雇用するのが当たり前だった秘書を外注しても不思議ではないです。電話だけなら代行で任せやすいですし、格安のサービスも利用を検討できるでしょう。
大抵はお試ししてから本格的な運用となるので、いきなり本契約ということはなく、サービス品質に納得してから正式に契約を結べます。ゆくゆくは電話以外の業務も任せるつもりであれば長いつき合いになり得るので、じっくりとサービス内容を確認したり、複数社を比較して選びたいと思うのは当然です。企業にとってはコンプライアンスやセキュリティの懸念もありますから、妥協なく信頼できる企業とそのサービスを選ぶのが望ましいです。
電話番号貸し出しサービスがある
秘書代行サービスというと、電話対応だけでなく電話番号貸し出しサービスで、格安秘書代行サービスにもあります。これは電話番号が携帯の番号しかなかったり、固定電話を引いていなくて対応が難しい場合に役立つものです。電話窓口としての電話番号を借りる形で、電話対応は依頼主自身が行うのが特徴です。つまり、秘書代行サービスが貸し出す番号に電話が掛かってきた場合に、依頼者の元に転送される形となります。
電話番号貸し出しサービスのメリット
固定電話を必要としないなら無用ですが、やはり企業の電話番号といえば固定電話のイメージですし、今も番号の種類で企業の信頼性を評価する人は少なくないです。携帯電話番号だと、個人宛に電話をするイメージが拭えないので、企業に問い合わせる感覚が薄れてしまいます。それが良い悪いという話ではありませんが、電話番号1つで企業のイメージを損ねたくないなら、固定電話の貸し出しを受けるのも1つの手となるでしょう。依頼主は既存の電話で通話できますか、新たに固定電話を設置したり回線を引く手間が省けます。
レンタルオフィスを利用していて、移転の度に費用が発生するといった問題も回避できます。工事や手続きが必要となれば、その都度手間が掛かってしまいますが、秘書代行の電話番号貸し出しサービスなら簡単に問題解決です。レンタルオフィスやバーチャルオフィス、シェアハウスが貸し出す電話番号は、急に使えなくなる可能性があるので規制の対象となっています。契約の更新を忘れて、突然電話が通じなくなることもあり得ますから、そのような事態を避ける意味でも電話番号貸し出しサービスは魅力的です。秘書代行も利用には契約が必要ですが、少なくともレンタルオフィスのように電話が通じなくなってから気がつくことはまずないです。
電話番号の貸し出しの利用検討がおすすめなのは、固定電話が企業の信用を左右すると考えていたり、小規模なオフィスで事業を始めたい人です。これから起業という人にも向いていますし、自分の携帯電話番号をオープンにしたくないといったニーズにも応えられるでしょう。電話代行サービスと同時に利用することもできるので、従業員が限られていて電話対応まで手がまわらない人にも朗報です。いわゆる機会損失を避けることができますし、対応の遅さ故に取引相手から距離を置かれてしまう心配もなくなります。折角興味を持って電話を掛けてくれても、受電できなければ対応不可能ですし、一度電話に出ないというだけで見切りをつけてしまう人もいるので電話対応は案外馬鹿にできないです。番号を借りるだけなら費用を抑えられますし、代行は必要に応じて契約できるので、まずは番号だけお試しということも可能です。
どういった番号が借りられるかはケースバイケースですが、050は追加料金不要で最初から使えるケースが多いです。他にも東京03や大阪06といった市外局番が用意されていたり、オプションで利用できるサービスが多く見られる傾向です。中には0120や0800というようなフリーダイヤルもあって、通話料無料の問い合わせ窓口の提供に役立つサービスも存在します。固定番号が借りられるだけでも魅力的ですが、このように希望や用途に合わせて選べるのは明らかにメリットです。
電話番号貸し出しサービスの魅力
起業しようとする場合を想像してみると分かりますが、最初に電話番号を用意しないことにはビジネスが始められないです。自分の携帯電話を仕事に使う方法もありますが、1つの電話や番号をプライベートと使い分けるのは困難です。LINEようにお得な通話サービスも存在しますが、信用度でいえばまだまだ携帯の方が上回ります。とはいえ、固定電話は容易に契約を変更できませんし、それこそ一度ついた番号のイメージを払拭しようとして変更となると大変です。電話番号貸し出しは信用度が高い上に、将来的な番号変更のハードルの低さも併せ持つ魅力的なサービスです。
勿論、複数の番号を借りることもできますし、用途によって使い分けるのも自由です。東京や大阪など、特定の都市の番号を取得しようとすると、その土地に事業所を開設したり回線を引く工事をしなければいけないなどハードルが高いです。2つの拠点の番号をそれぞれ取得しようと思えば、最低でも2つの事業所を開設しなければいけないことを意味します。それはかなり手間が掛かりますし、そこまで取得する価値はあるのか考えたり悩むことになり得ます。
電話番号貸し出しサービスなら、欲しい番号の土地に事業所を開設したり回線工事も必要なく利用が始められます。番号の貸し出しだけなら早く利用を開始できるので、企業の信頼に繋がる要素の1つ固定電話番号の取得が短期間に実現します。借りるだけなので利用を終えたら返却となりますが、毎月の費用が抑えられるなら無理なく契約を続けられますし、1ヵ月あたりの受電が限られていても元が取れるはずです。というのも、企業に問い合わせを検討する人は固定番号を見ることで、いつでも問い合わせられる安心を感じます。
変わらない電話番号があれば、問い合わせはまだという潜在的に企業に興味を持っている人からの電話にいつでも出られるので、最低でも1つ固定電話番号を持っておく意義は大きいです。主に受電用の貸し出しサービスに注目が集まりますが、発信用のサービスもありますから、電話営業を行う企業にとっても狙い目だといえます。両方を組み合わせたり、オペレーターによる代行サービスを組み合わせる方法も検討できるので、アイデア次第で活用の幅が広がります。
新規事業向けでもありますが、副業でレンタルオフィスやバーチャルオフィスと電話番号貸し出しサービスの利用を始める人も珍しくないです。起業や副業が当たり前の時代になりつつありますし、副業を育てて将来的に本業にしたいという人もいますから、電話番号貸し出しサービスは今後ますます需要が増加すると予想されます。借りた番号は名刺に印刷したり、自社サイトやSNSアカウントに掲載するといったことが可能です。このメリットはとても魅力ですし、受付専用窓口を用意すれば更に、問い合わせ対応に力を入れる企業としてイメージがアップするでしょう。
安心感のある対応・サービス
秘書代行のサービスといえば、安心感のある対応が受けられるサービスが魅力あふれるメリットです。秘書代行というくらいですから、全面的に電話対応を安心して任せたり、信頼してやってもらえなくては任せる意味がないです。老舗や大手の秘書代行サービスは、企業イメージを損ねたり、不安や不満を感じさせないサービスの提供に力を入れています。例えば依頼主から見た秘書の立ち位置の把握や理解だったり、求められている対応の追求と実現です。具体的には言葉選びや言葉使い、使ってはいけないNGワードの把握と実践などです。企業によっては、秘書にとてもこだわりがありますから、通話のスピードや定型句の確認も徹底的に行われます。このように、細部に至るまで打ち合わせをしてすり合わせが完了してから研修、業務の本番という流れでサービスの提供が始まるので安心です。
依頼主のメリット
依頼主が不安や不満を覚えるようでは、秘書代行サービスの利用が打ち切りとなってしまうので、サービスを提供する企業は信頼の獲得と維持にインセンティブが働きます。つまり対応と実績で依頼主からの信頼を得ようとしますから、こういったサービスの提供になるのは当然ですし、安心感のある対応に繋がるのも自然です。安心感のある対応には、柔軟で万が一トラブルが発生しても機転を利かせて対応することがあてはまります。これは、打ち合わせの時点で想定されていない問い合わせが発生した場合などに、オペレーターが最適と思われる対応を検討して対応にあたることを指します。問い合わせの全てが打ち合わせで想定できるわけではないので、どのような状況でもしっかり対応してもらいたいのであれば、対応力に定評があるサービスを選んで利用するのが正解です。
長年の実績がある老舗、様々なニーズに対応するノウハウを持つ大手は、柔軟で安心感のある対応に期待できます。もし対応するオペレーターが変わっても、依頼主が求める対応は問題なく引き継がれますから、長期的にも安心してサービスの利用が行なえます。サービスを利用する中で変更して欲しいところが見つかればいつでも相談できますし、対応力が優れる企業ならすぐにサービスに反映されます。万が一取引先などからクレームが発生しても、クレームの原因特定や改善を経てサービス品質が向上するので安心です。
安心感のある、安定したサービス提供に定評のある企業は、自社でフィードバックや改善を繰り返して品質を高める仕組みを取り入れたり確立しています。ケースによっては、依頼主が秘書代行サービスにクレームを入れる前に企業が問題を把握していたり、既に改善を図って問題が解決していることもあります。こういう柔軟性には見習うべきところがありますし、秘書代行を掲げてサービスを提供しているだけのことがあるといえます。代行というのは言葉の印象以上に重みがあって、生半可な心構えでは怖くて引き受けられないものです。それを知っていてあえてサービスを提供している老舗や大手は、相当な覚悟と責任の自覚があると想像できます。実績と信頼に裏づけされている企業のサービスであれば、対応の良し悪しを疑わずにサービスの利用が始められるでしょう。それほど優れているサービスは一目置かれていますし、安心して利用を始めたり利用を続けることが可能となっています。
取引先へのメリット
この安心感というのは、サービスを利用する依頼主側だけでなく、電話で問い合わせをする取引先などにも与えられます。いつでも問い合わせに応じる電話窓口があることもそうですが、対応が丁寧で話が通じやすく、スムーズにやり取りできることも理由の1つです。秘書代行サービスは、オペレーターに一定以上の対応力を求めますから、逆に対応力に乏しい人は実践に投入されないわけです。企業が雇用する秘書は、実践の中で経験を積んで対応力を高める必要があるので、即戦力になるという点で代行サービスに軍配が上がります。最初から第一線で活躍できる知識と技術、経験を併せ持っているわけですから、実務経験が乏しい若手の秘書は太刀打ちできないです。そういう意味でも秘書代行サービスは安心感が高く、ある意味で自社の秘書よりも安心して任せられます。
自社の秘書が万が一相手に失礼な対応をしても、責任は本人と教育を行った人に責任があることになります。その点、秘書代行サービスが働いた失礼な対応は、サービスを提供する企業が責任を負うわけです。責任の追及先が本人や教育担当者に限られるケースと比べて、企業に責任が追及できるケースはやはり違います。それは再発防止に加えて、損失が発生した場合に保証が受けられることも関係します。保証の内容や期間は契約する企業によりますが、もしオペレーターの対応の不備で問題が起こり不満を感じたら、条件次第で全額返金が受けられます。これはかなり魅力的ですし、サービスを選んだり安心して利用を始める理由になるでしょう。
自社の秘書のミスによる損失は誰も保証してくれませんが、秘書代行サービスには返金保証のような制度があって、それがメリットになることが分かります。それと秘書に不満を覚えても通常は人を変えるのは難しいですが、秘書代行サービスであれば担当のオペレーターを変更してもらえます。自社の場合だと秘書を再教育したり、対応力が身につくまで再び実践に投入するのを控える必要があります。その間、人手が不足することになり得るので、多くの企業では実質的に問題のある秘書をそのまま登用し続けることになります。場合により教育担当にも指導が必要になったり、再教育しなければいけなくなるので大変です。
幸いなことに、秘書代行サービスには数十人、数百人といったオペレーターが在籍していますし、大手となると1万人を超えることもあります。この安心感は実際に利用してみると分かりますし、現実には問題が発生するケースは非常に限られ、最初からサービスに満足感を覚えることが多いでしょう。定評のあるサービスはいずれも洗練されていますし、実績豊富な老舗となれば更に洗練の度合いが高まります。それは、対応に無駄が感じられなかったり対応力に安定感がある、不安なく任せられるなどが理由となります。
時間の有効活用ができる様になる
秘書代行サービスの利用で見逃せないメリットには、時間の有効活用があります。合計すると案外かなり時間が掛かる電話対応、折り返しといった業務が外注可能となります。小規模なオフィスで従業員が少ない場合は、本来の業務をしながら自分で何から何までやらなければいけないです。その多くの業務のうち、電話対応を始めとした業務を秘書代行に任せることができれば、コア業務に集中できるようになります。これはコア業務の集中を阻害するノンコア業務から解放されたり、使える時間が純粋に増えることにも繋がるわけです。
コア業務にリソースを使うことができる
1件あたり5分の電話も1日に6件あれば、30分を電話対応に費やすことになる計算です。時間が掛かる電話ばかりで1件10分なら、単純計算で1時間は電話に使っていることになります。秘書代行サービスは費用こそ掛かるものの、手頃な費用で時間を大幅に節約することができます。電話は問い合わせの件数が増えればそれだけ時間を必要としますし、コア業務と並行して電話対応もするとなれば、どっちつかずでいずれの効率も落ちるでしょう。しかし、秘書代行で電話対応業務から解放されれば、単純計算で算出される時間以上に有効活用できる時間が増えるはずです。
何より思考から電話対応のことを外せるので、コア業務のことにだけ限りある脳のリソースを使うことができます。人はパソコンのようなマルチタスクはそれほど得意ではないので、電話対応のように簡単な業務であっても、思考に含まれていると思いの外脳のリソースを消費します。それは、コア業務の効率を下げることを意味しますから、毎日電話対応で時間に追われている人は業務の見直しをおすすめします。電話対応の担当を雇うとなると簡単ではありませんが、外注なら費用的にも手間もハードルが低いですし、教育なしに即戦力が手に入ります。電話が掛かってくるのを気にしながらコア業務に取り組んでも、集中力は発揮できませんから、日々電話ばかりが気になっている人は迷わず秘書代行サービスの利用を検討すべきでしょう。秘書代行なら電話対応は万全になりますし、必要な電話だけ知らせてくれるので殆どの業務時間をコア業務に使えます。
外注、特に秘書を外部の企業やサービスに任せるのは不安という声もありますが、専門的なサービスであれば心配要らないです。理由は秘書業務に特化していて、オペレーターには経験者が揃っていたり、会社全体が守秘義務などの理解に力を入れているからです。問い合わせ内容や取引相手の情報を外部に流すことは考えられませんし、そんなことがあれば信用問題に発展するので、リスクを取ってまで意図的にそのようなことをする企業はないです。不安なら長年の実績と信頼がある企業を選べば大丈夫ですし、老舗や全国的に名前が知られている大手を選択すれば、そういったリスクや不安が回避できます。
電話からの不安を解放される
秘書業務は時に社長宛の電話を受けたり対応することになるので、秘書には企業に機密に触れている意識が問われます。機密に触れる自覚があれば第三者に情報を流すことはしませんし、余程のメリットがない限りはリスクを取らないです。秘書代行サービスを提供する企業は、オペレーターに対する教育と報酬に力を入れているので、安易にお金に釣られて外部に情報を流したり渡すことは考えにくいです。他のオペレーターの目があったり、通話の内容が社内で記録されているといった点から、むしろ自社の秘書よりも情報漏えいのリスクは小さくなると考えられます。このような不安からも解放されるメリットがあるので、余計なことに不安を覚えたりリスクを考える時間の無駄もなくなります。
秘書代行サービスは、継続的な利用で収益を求めていますから、簡単に契約が打ち切られるようなことがあると困ります。信用第一でサービスの利用から依頼主の信頼を獲得することに腐心しているので、オペレーターの不正に対する目は厳しいですし、常時安心して利用できるように努めています。こうした利用者目線のサービス提供は、依頼主にとって安心の材料になりますし、時間の節約と有効活用に繋がるポイントになるでしょう。専門的なこともしっかりと理解して、問い合わせなどの電話に対応しますから、基本的なことしか対応できず肝心なところは駄目といった心配はないです。高度で専門性の高いことを含めて電話対応が実現しますから、依頼主本人と直接話がしたいという電話でもない限りは、問い合わせの殆どが電話代行のオペレーターに任せられます。
外出中で電話に出られない、留守番電話でメッセージを受け取り、折り返しの電話で謝罪から話に入るといったことも避けられます。依頼主は、オペレーターが受けた電話の内容を確認して、必要な時に必要な対応をするだけで済みます。内容はメールで送ってもらえますし、電話のすぐ後に転送という形にしてもらうこともできるので便利です。もしコア業務が忙しくて電話に対応する時間がない時は、後でまとめてその日に掛かってきた電話の内容を送ってもらうことができます。ケースバイケースで柔軟に対応を変えてもらえますから、コア業務の忙しさが変化した場合にも安心です。
電話を取り逃す恐れがなくなる上に、必要に応じてスピーディーに折り返すことができます。商談や契約のチャンスを掴みつつ、コア業務に時間を使うことができるので、秘書代行を利用するメリットは思った以上に大きいです。電話担当者を置いたり秘書を雇う必要なく、電話を担当する秘書代行が利用できるサービスは、利用を検討するだけでも価値があります。従業員がそれなりにいるオフィスであれば、誰かが電話を取ると思われますが、誰もが他人任せで結局誰も出ないということもあり得ます。秘書ならそのような心配はありませんし、秘書代行サービスならリーズナブルに秘書を電話対応に置けます。
実際に利用してみると快適性が分かりますし、何故もっと早く利用を始めなかったのかと考える人もいるでしょう。それくらいに有用性が優れており、時間の有効活用とそれ以上のメリットがコア業務に活かせるようになります。あまり難しく考えなくても、電話に時間を使っていたり時間を有効活用したいと思ったら、その時に秘書代行サービスの利用検討を始めれば良いです。
大幅なコスト削減が可能
秘書代行サービスを利用すると、単純に大幅なコスト削減が実現します。人件費は給与によりますが、秘書となれば1日あたり1万円は支払わないと1ヵ月雇うのも難しいでしょう。2人ならその倍ですし、人数が増えればそれだけ人件費の負担も増加します。大手企業なら秘書を雇うのは難しくないですが、中小企業やそれこそ起業仕立ての人にとっては無視できない負担となります。ビジネスが軌道に乗れば雇う余裕も生まれますが、起業した直後に秘書を雇うのはコスト的にかなり厳しいです。
秘書代行サービスのコストと料金体系
秘書代行サービスは、利用するサービスやプランによって上下しますが、1ヵ月あたり1万円くらいあれば代行の秘書が雇えます。雇えるといっても専属ではありませんが、自社で雇用するのと比べて、1日分のコストで1ヵ月分のサービスが利用可能なのは紛れもなく破格です。社内で扱う情報が機密ばかりで絶対に漏えいできない場合は別ですが、取引相手からの問い合わせ対応など一般的な電話業務であれば、秘書代行サービスに任せられます。自社で秘書を雇うとなると即戦力にはかなりのコストが発生しますし、1から育てるにしても時間とコストが掛かります。教育担当者がいなければそれも雇ったり外部に委託する必要が出てきますし、結局のところは何かとお金が必要となります。
秘書代行サービスは、追加のコストに怯えたり負担を受け入れる心配なく、料金体系を確認して費用に納得すればその負担だけで利用できます。求人情報を出したり面接をする必要もなければ、教育をして一人前に育てることも不要なので、文字通りの大幅なコスト削減が可能です。既に秘書を雇っている企業が秘書代行サービスに切り替えても、同様にコストが大幅に削減されます。気になるのは品質ですが、秘書代行サービスは秘書業務全般に精通するオペレーターを雇用しているので、対応に不安を感じる品質ということはまずあり得ないです。対応の不味さは依頼主の企業の評判だけでなく、サービスを提供する企業の評判にも直結しますから、オペレーターのいい加減な対応を許容する秘書代行サービスは自然に淘汰されます。
長年にわたってサービスの提供を続けてきた企業は、伊達に長年の実績があるだけでなく、競合する他社との厳しい競争を勝ち抜いてきた企業でもあります。そういった企業の秘書代行サービスは信頼して相談したり業務を任せられますし、コスト削減目的でもお釣りがくるような結果が得られるでしょう。自社の秘書に不満を覚えていて何とかしたい、そういうケースでも秘書代行サービスは期待に応えてくれます。不満のある秘書の人件費を削減しつつ、これまでの人件費より大幅に小さいコストで同等かそれ以上の秘書を雇い入れられます。代行という前提条件はありますしあくまでも外注ではありますが、外注とは思えない秘書業務を目のあたりにすることになり得ます。
秘書代行サービスの強みは即戦力を持つオペレーターで、必要な時に必要なだけ契約して業務を任せられることです。オペレーターはもれなく研修を受けていますし、実務経験を積んでいる人も珍しくないので、思ったよりも安心して任せられるはずです。コスト削減のメリットをまとめると、求人や面接に社員教育のコストが削減できる上に、実際の能力より高い給与を支払う羽目になることやそのコストも省けます。浮いたコストは秘書代行サービスに使えますし、1ヵ月あたりのコストが自社雇用と比較して大幅ダウンとなります。人件費だけでも大幅なコスト削減になるわけですが、時間の無駄も減ることに加えて大きな安心感が得られるメリットは計り知れないです。具体的にどれだけコストが減るかは現在の状況によりますが、1人あたりの能力が低い秘書を複数雇っている場合は、より大きなコスト削減に期待できるでしょう。
時間的コストの削減
電話対応していた従業員の時間的なコストも浮くので、お金に数えられないコストも節約できることになります。対応の質が向上して問い合わせた人が受ける印象も良くなりますから、秘書代行サービスはまさに良いこと尽くめです。事前に念入りな打ち合わせが必要だったり、専門性が高い業種だとオペレーターの研修に時間が掛かりますが、それらを除けばメリットが上回ります。電話対応のみの従業員に高額な人件費を支払うのは、コスト削減に励む企業にとって考えものです。
コストが浮けばコア業務に従事する従業員を雇えますし、浮いたコスト以上に業務効率が上がることも十分にあるでしょう。人件費の負担は馬鹿になりませんし、コストを削減したいなら真っ先に見直すべきです。コア業務にコストを掛けないのは駄目ですが、電話対応のようにノンコア業務であれば見直せたり、見直しても案外大丈夫なことが多いです。その1つが電話対応業務で、秘書の見直しと代行サービスへの切り替えを行えば、大幅に人件費が浮きます。浮いたコストをどう使うかは自由ですし、上手く活用すれば業務の質を落とさずにコストが節約できます。
秘書代行はサービスの選び方にもよりますが、コスト削減の大きな力になる選択肢だと思われます。最初から秘書代行サービスを選択すれば、秘書に多大な人件費を支払い続けずに済みます。外注なので利用を縮小したりやめるのも自由ですし、直接雇用をするのに比べて秘書に辞めてもらうのも難しくないです。こういった心理的なコストも負担を和らげられるので、利用を検討しないのは勿体ないでしょう。
格安秘書代行は一見すると品質に不安を覚えやすいですが、秘書代行そのものがリーズナブルな傾向で、品質に対する価格の安さが際立ちます。直接雇用する理由がなくなるほどに高品質で低価格ですから、やはり人件費を見直すなら早めが良いですし、思いの外あっさりと乗り換えられます。最初は外注で業務の委託ということもあり戸惑いを感じるでしょうが、それは時間の経過と共にじきに慣れます。それよりも、浮いたコストと時間をどのように有効活用するか考えるかが大事です。
サービスの特性を理解して活用することができれば、企業を成長させる業務の効率が引き上げられますし、他社に対しても優位性が生まれます。
