秘書代行サービスの業務内容
秘書代行は企業にとって非常に便利なサービスの1つだと言えます。利用するのであれば、電話対応などを任せることが可能です。電話対応に時間を取られたくない、新しく人を雇うことが難しい、電話が多くて集中して業務に取り組めないなどの問題を感じているのであれば、秘書代行サービスを使うことをおすすめします。導入を検討するのであれば、まずは秘書代行サービスの業務内容を把握することから始めてみてください。類似するものには電話代行サービスがあるので、こちらとの違いも含めて確認しておくと良いでしょう。
電話対応
選ぶサービスによって依頼できる業務に違いはありますが、秘書代行サービスを利用するのであれば電話対応を任せられることが一般的です。自社に電話がかかってきたときに自動的に秘書代行会社に転送が行われ、オペレーターが対応をしてくれるというケースが多いと言えます。どのような電話にも対応してもらうことができ、取引先や顧客からの問い合わせはもちろんですが、商品の受注業務やクレーム処理なども依頼することが可能です。営業や勧誘のための電話、迷惑電話などへの対処、時間外ガイダンスも任せることができます。相手からかかってきた電話を受ける受電業務だけでなく、発信を行う架電業務を頼むことも可能です。取引先や顧客に伝えてほしい情報があるとき、見込み顧客の発見や顧客の育成を行うための営業電話をかけてほしいとき、消費者に商品の感想や利用状況を聞いてほしいときなど、様々な目的の架電を依頼することができます。受電か架電のどちらかだけを依頼することもできますが、両方依頼することもできるので状況に応じた使い方が可能な便利なサービスだと言えるでしょう。
秘書代行サービスを利用すると電話対応のプロであるオペレーターに電話業務が任せられるので、高品質な応対を期待することが可能です。自社でコールセンターを構えていたり専属のオペレーターを雇ったりしていない場合は、一般社員が対応を行うことになります。ビジネスマナーを勉強している社員であればある程度のクオリティは期待できますが、秘書代行サービスを使うほうが顧客や取引先からの高い評価に繋がるような応対を実現しやすいです。自社で実現することが難しい高品質な電話対応を行ってくれるのが、秘書代行サービスだと考えておくと良いでしょう。
電話代行
類似するものに電話代行がありますが、ほとんど同じサービスであることも多いです。秘書代行と電話代行のどちらも電話対応を依頼できることが基本だと言えます。電話代行を利用する場合でも、受電と架電両方のあらゆる業務を任せることが可能です。ただし、秘書代行サービスのほうが業務内容の範囲が広くなっているケースが多いと知っておきましょう。電話対応のみを行っている秘書代行会社もありますが、一般的な秘書業務を幅広く頼めることもあります。スケジュール調整や書類の作成、出張に必要な移動手段や宿泊施設の手配、イベントのための会場の予約などを行っている会社もあると知っておくと良いです。特に最近では幅広い業務内容に対応している会社が増えつつあるので、必ずしも電話対応だけが行われているわけではないと覚えておきましょう。利用を考えているのであれば、自社ではどこまで任せたいのか考えておいたり、そのサービスではどのような業務までこなしてくれるのか調べておいたりすることが大事です。
まだ利用したことがなければ、本当に電話対応などをしっかりとこなしてもらえるのだろうかと不安になるかもしれません。自社のことを知らない外部の会社に任せられるのか心配かもしれないですが、事前にしっかりと打ち合わせを行ったりマニュアルを渡したりすることになるので問題ないと言えます。秘書代行サービスが行うのは、あくまでも依頼された会社の希望に合った対応です。完全にオリジナルで対応をするわけではないため、依頼者が戸惑ってしまうような応対をされることはありません。具体的な流れを確認しておくと、利用するプランなどが決定した後に打ち合わせやマニュアル作成というステップが必要となります。顧客や取引先から電話があったとき、このような内容であればすぐに取り次いでほしい、こうした内容であれば要点だけ後で報告してほしいなどと要望を伝えておくことが可能です。クレーム処理を行ってもらう場合は、想定される顧客からのクレームと実施してほしい対応内容をマニュアル化したものを渡しておくことが多いと言えます。依頼する内容や利用するサービスで打ち合わせ方法やマニュアルのつくり方は違っているものの、簡単な内容であればヒアリングだけで済むことが多く、複雑な内容であればマニュアル用意を求められることが多いです。営業電話をかけてほしい場合などは顧客リストや現在保有している営業情報なども提供することが一般的であり、様々な情報をあらかじめ伝えておくことで電話対応をこなしてもらえるようになります。
情報共有
秘書代行サービスの基本業務は電話対応ですが、依頼者が希望する受電や架電をこなすだけではありません。受けた電話やかけた電話の詳細はきちんと記録を行い、依頼者への情報共有を行っています。情報共有手段はサービスごとに異なりますが、電話やメール、チャットや共有ツールなどで対応内容や状況を伝えてもらえることが多いです。重要性の高い電話をすぐに取り次いでもらえるだけでなく、それ以外の電話に関しても内容を知ることができるので安心だと言えます。
電話対応から情報共有までが秘書代行サービスの基本的な業務内容であり、サービスによっては一般的な秘書業務が含まれることもあると知っておきましょう。電話代行とほとんど違いはないものの、より充実したサポートを期待する場合は電話業務以外の秘書業務を含んでいるサービスを利用することがおすすめだと言えます。依頼できる内容を確認すると、忙しい企業や専属オペレーターを配置することが難しい企業に嬉しいサービスであることが分かるはずです。日々の電話対応の大変さに困っている場合や書類作成などの仕事を減らしたい場合は、秘書代行サービスの利用を検討してみると良いでしょう。
秘書代行サービスの料金相場
自社に秘書代行サービスを取り入れるのであれば、料金相場を知っておいたほうが良いと言えます。今では膨大な数の秘書代行会社から利用するサービスを選ぶことができますが、サービスごとに大きな料金差があるでしょう。相場を知らないと、そのくらいの値段が一般的だと勘違いして高いサービスで契約することになりかねません。秘書代行サービスの料金は、基本料金・初期費用・夜間休日料金・コールオーバー料・オプション料の5つから構成されていることがほとんどです。事前にそれぞれの相場をチェックしておくと平均的な料金であるかどうか判断できるようになるので、費用面で後悔しづらい選択をすることができます。
1.基本料金
基本料金は月額基本料とも呼ばれるものであり、月々に支払うことになる固定費用です。プラン基本料などの名称であるケースも多いですが、秘書代行を利用するための基本的な費用だと言えます。一般的に電話対応にかかる費用がこれに該当し、受電数や架電数によって金額が決定することが多いです。受電数や架電数のことをコール数と言いますが、コール数が100コール未満であれば5,000円から8,000円ほどで利用できる場合が多くなっています。100コールを超えると10,000円前後、200コールまでであれば20,000円から30,000円となっている場合がほとんどです。自動的に最適なプランに切り替わるサービスもありますが、コール数を最初に選んでおかなければならない場合もあります。コール数が少ないにもかかわらず、高いプランを選んでしまうと損です。自社に月々何件ほどの電話がかかってくるのか、どれほどの営業電話をかけてほしいのか考慮してプランを選択する必要があります。
2.初期費用
初期費用は導入に当たって必要となるお金です。サービスの利用開始時に支払うものなので、継続して支払う必要はありません。1回きりの出費ではありますが、利用するサービスで大きな開きがあります。10,000円から30,000円ほどが相場となっていますが、これよりももっと高額なケースもあるので要注意です。初期費用はオペレーター確保やマニュアル作成のための費用となることが多く、たくさんのオペレーターを必要とするような業務を任せる場合、マニュアルづくりをほとんど秘書代行会社に任せる場合は高くなりがちだと言えます。近頃は初期費用が無料となっているサービスもありますが、これが無料の代行会社の利用を考える場合は基本料金やオプション料金を細かくチェックしておかないといけません。初期費用が安くても他の部分が高くなっているケースは少なくないため、総合的な判断が必要だと言えます。
3.夜間休日料金
夜間休日対応料金は名前から分かる通り、昼間や平日以外の対応を希望する場合に支払うことになるものです。秘書代行サービスは年中無休かつ24時間稼働しているものだと思っている人も多いかもしれません。確かに、曜日や時間帯に関係なく常に稼働しているサービスも存在していますが、依頼を受けた場合だけ特別に稼働するというケースも少なくないです。基本的には平日の日中にサービスを提供しており、夜間や休日は特別対応としている代行会社も多いと言えます。常に稼働している代行会社であったとしても、夜間や休日の対応を任せるのであれば別途料金が請求されることが多いです。月に100コールほどで50,000円ほどの夜間休日対応料金となる場合が多いため、平日の昼間だけに依頼するよりもかなり高額になる可能性があることを覚えておきましょう。
4.コールオーバー料
コールオーバー料はプランのコール数を超過した場合に請求されるものです。1件のコールオーバーにつき100円から150円であることが多いですが、基本料金が安かったり初期費用が無料だったりする場合はコールオーバー料が高く設定されていることもあります。200円前後のコールオーバー料を請求されることになるケースもあり、コール数の超過が多ければ想像していた以上の請求を受けることになってもおかしくありません。契約前にコール数が予測しやすい場合は問題ないはずですが、コール数の予測が難しいと感じられる場合は万が一のことを考えてこの価格が安いサービスを選んでおくと安心です。
5.オプション料
オプション料は基本業務以外の業務を依頼したいときなどに発生する費用だと言えます。用意されているオプションと値段設定はサービスごとに違いますが、転送業務やFAXの送受信であれば1件につき200円、データ入力であれば1件300円から8000円、音声ガイダンスであれば月々2,000円から4,000円程度になることが多いです。オプションを利用するつもりがなければ値段設定を気にすることなく契約をしてしまう恐れがありますが、サービスの利用を開始してから依頼する業務を増やしたくなる可能性も考慮しておく必要があります。他のサービスであれば基本料に含まれているものがオプション料に含まれているサービスもあるので、そういった点にも注意が必要です。
秘書代行サービスの利用にかかる費用は5つの料金の合計から予測することができます。夜間や休日の対応、他の業務が必要ない場合は、少ないコール数であれば10,000円から20,000円ほどで利用を開始できることが多いです。一方で、幅広い時間帯や内容で業務を任せたい場合は初期費用も含めて100,000円以上になってしまうこともあります。費用についてより具体的なことを知りたいのであれば、利用を検討しているサービスで見積もりを出してもらうことも可能です。想定される利用シーンや依頼したい内容、予測コール数などをもとにして費用を計算してもらえるので、利用するサービスを絞り込むことができたら見積もりを出してもらうと良いでしょう。どれほど秘書代行サービスに頼りたいと考えているかによって、支払うことになる費用は大きく変わってきます。少ない業務をシンプルな内容で頼む場合はコストが抑えられますが、しっかりとサポートしてほしい場合は月々のコストが大きくなるでしょう。何となく料金を想像していると本格的に話を進めてから戸惑うことになるので、事前に相場を把握しておくことが大切だと言えます。
秘書代行サービスのメリットとデメリット
秘書代行サービスはとても便利なものですが、利用する前にはメリットとデメリットの両方を知っておいたほうが良いと言えます。導入する利点は多いものの、注意が必要な部分があることは事実です。契約を結んだ後に失敗したと後悔をしないようにするためにも、メリットからデメリットまで把握しておくようにしてください。
秘書代行サービスのメリット
1.業務効率化
メリットは主に3つあげることができます。1つは業務効率化の実現であり、電話対応を外部に委託することでコア業務だけに励めることが業務効率アップに繋がるはずです。会社ごとに電話の対応を行う従業員や部署は違っていますが、電話に出たりかけたりしなければならない人は業務効率が低下しやすいと言えます。コア業務に取り組んでいる最中に電話がかかってくると、一時的に手を止めて対応することになり、時間をロスするだけでなく集中力を切れさせてしまう可能性も高いです。企業によっては電話が鳴りっぱなしというほど受電が多いこともあり、その場合は専属スタッフがいないと従業員の業務効率が大幅に下がってしまいます。たくさんの社員がいる場合はみんなで協力すればどうにかなると思うかもしれませんが、新人や総務部、断ることが苦手な人などに電話担当を任せる風潮ができている企業も少なくないため、特定の社員だけに負担がかかりかねないことも理解しておきましょう。秘書代行サービスの導入で電話対応の必要がなくなれば、全ての社員が自分が行うべき本来の仕事に打ち込めるようになり、高い効率で業務をこなしていけるようになります。
2.品質向上
電話応対の品質が向上するというメリットもあるでしょう。専属スタッフがいる場合は品質の高い対応が叶えられるかもしれませんが、そうでないと電話を担当する人によって対応に差が出てしまったり上手く対応できなかったりする恐れがあります。対面での会話と違って、電話では話すスピードや声のトーン、言葉遣いなどで印象が大きく変化するため、些細なことが顧客や取引先からのクレームに繋がりかねません。普通に対応しているつもりでもトラブルに発展してしまう可能性もあり、相手の気分を悪くすると自社に対する評価を大きく下げるかもしれないです。徹底した社員教育を行うことで電話応対の品質向上がはかれますが、その場合は本来の業務の時間を奪うことになったりコストがかかったりします。レベルの高い応対を行ってくれる秘書代行サービスを利用するのであれば、手間やコストをかけなくても高い品質の電話対応が可能となるでしょう。
3.人件費削減
人件費の削減が可能であることもメリットだと言えます。1人の社員を雇うためにはたくさんのコストが必要です。毎月支給する給与はもちろんですが、採用や教育のための費用も必要となります。正社員を雇うとより多くのコストがかかるのでアルバイトや派遣社員の確保を検討する企業も多いですが、正社員以外の雇用形態でも1人につき月々100,000円以上の人件費がかかることが多いです。秘書代行サービスを使う場合は、新規採用を行うよりもコストがかからないことが多いと言えます。依頼する業務内容やコール数によっては人材を確保する場合と同じくらいになるケースもあるかもしれません。けれども、秘書代行サービスの場合は初めから高いスキルを持ったオペレーターに業務が任せられるという違いがあります。自社で雇用する場合は教育にコストがかかるだけでなく、高いスキルを持ってもらえるまでに長い時間がかかりがちであることも知っておくと良いです。人件費削減を達成しやすい上にハイレベルなスタッフに仕事を任せられるので、秘書代行サービスは魅力的だと言えます。
秘書代行サービスのデメリット
1.ノウハウを蓄積することができない
デメリットには自社でノウハウを蓄積することができないというものがあるでしょう。秘書代行サービスだけに当てはまる話ではありませんが、業務を外部に委託する場合はその業務に関するノウハウを蓄積できなくなります。実際に業務をこなし、試行錯誤を繰り返すことでノウハウを獲得することができるため、秘書代行サービスを利用するのであれば電話対応に関するノウハウを蓄えることができません。もしも、将来的に自社で電話対応業務を行おうと考えているのであれば、そのときにノウハウがないことで困ってしまう恐れがあります。手順書やトークスクリプトの共有が行われることが多いので、これらを参考にすれば電話対応のコツなどを知ることができますが、それでも自分たちで行うときより得られるものは少ないです。継続して秘書代行サービスを利用し続ける場合は問題ありませんが、いずれは自社で電話対応を行うつもりであればこの点に注意しておきましょう。
2.上手く処理できない場合もある
イレギュラーな事態が起こったときに上手く対応してもらえない可能性があることも注意点です。秘書代行サービスの利用を開始する前には、希望する対応やありがちな質問への対応方法などを共有することになります。そのため、通常であれば社員にしか分からないような問い合わせや要望があったとしても、事前に共有している情報を参考に最適な回答をしてもらえるケースが多いです。しかしながら、情報共有が不十分であったり、想定していなかった質問を受けたりする可能性もあります。秘書代行サービスのオペレーターは憶測を含む発言ができないので、質問やクレームを上手く処理できないこともあるでしょう。すぐに依頼者へ共有を行うので速やかに対応できることも多いですが、不在が多くて秘書代行サービスを使っている場合などは対応が遅くなってしまい、顧客や取引先をガッカリさせてしまうリスクがあります。イレギュラーな事態が起こることは仕方がないことですが、あまりにも頻度が高い場合は自社に悪い影響が出やすくなるので、代行会社やプランの変更を検討したほうが良いです。
秘書代行サービスを利用することには、こういったメリットとデメリットがあります。メリットだけしか知らないと、利用を始めてから想像と違う利用になったと感じる可能性が高いです。優れたサービスであることは間違いがないと言えますが、良いところと悪いところの両方を知った上で利用するかどうか決められるようにしておきましょう。
秘書代行サービスの選び方
業務内容や利用するメリット・デメリットなどの基本的な情報を確認した上で導入を前向きに考えているのであれば、どのようなサービスがあるのか調べてみることをおすすめします。その際にサービスの選び方を知らないと自社にフィットするものを選択することができません。数多くの代行会社から自社にピッタリのサービスを見つけ出したいと考えるのであれば、選定方法についても確認しておきましょう。
1.電話対応の質をチェックする
秘書代行サービスを探すときには、電話対応の質から選ぶという方法があります。多くのサービスでは質の高い対応が期待できますが、利用する秘書代行会社ごとに在籍するオペレーターの質は違う点に注意が必要です。秘書代行会社は優秀なオペレーターを確保していることが多いですが、長年コールセンターで働いている人物が多い会社もあれば、入社後に教育をすることでスキルを高めているケースもあります。初めから優秀な人材を雇っていたりきめ細やかな教育を行っていたりする場合は問題ありませんが、経験の浅いスタッフばかりであったり教育が不十分だったりする場合は問題です。公式ホームページや問い合わせから、どのようなオペレーターが在籍しているのか、対応の質を高めるためにどういった研修を実施しているのかなどを知ることができるため、高い品質のサービスを選ぶためには確認しておきましょう。営業電話や勧誘電話を断ってほしい、時間外ガイダンスを行ってほしいなどの依頼であれば、それほど電話対応の品質を重視する必要はないかもしれません。定型トークスクリプトに対応してもらえれば良い、外国語での対応も任せたいなど、詳細な希望によっても求める品質は変わってくるはずです。どの程度のクオリティの電話対応を求めているかによって最適なサービスは違っているため、自社が求めるレベルを整理した上でそのレベルを満たすクオリティであるかどうか判断する方法をおすすめします。
2.費用対効果をチェックする
費用対効果を意識しつつ秘書代行サービスを選定することも大事です。サービス契約の際にはとにかく安いことを重視してしまう人も少なくありません。コストを抑えたいという理由から安ければ安いほど良いと考える人は少なくないものの、このような選び方では求めるようなサービス利用を実現することが難しくなります。予算が限られている場合は低価格でサービスを提供する代行会社に注目しがちですが、安いということはそれだけ品質が低い恐れがあるでしょう。とても安価な秘書代行サービスであったとしても、品質が良くないと使い勝手が悪いと感じることになったり、取引先や顧客との間にトラブルが起こったりすることもあります。利用しなければ良かったと感じるような代行会社と契約してしまうリスクもあるので、費用対効果を意識して選定するべきだと覚えておきましょう。費用対効果を調べることは困難だと思うかもしれないですが、初期費用とランニングコストだけでなくそのサービスと契約することで得られるメリットや効果を考えれば良いです。十分なメリットや効果があると感じられる秘書代行サービスを見つけることができれば、格安会社を利用する場合よりも費用対効果が高くなり、サービス利用への満足度が高くなります。
3.対応方法をチェックする
秘書代行サービスの選定時には、基本的な応対とイレギュラーな事態への対応方法をチェックしておく事も大事です。依頼者側が用意したマニュアル通りに対応してくれるサービスが多いですが、マニュアル作成を任せる場合はどういった応対が期待できるのかきちんと確認しておく必要があります。自社で細かなマニュアルを作成する必要がなければ楽にサービスの利用を開始できますが、その一方で期待していた応対ではなかったという問題が起こる可能性もあるでしょう。本格的に契約する前に参考トークスクリプトを見せてもらうことができたり、トークスクリプトのサンプルをつくってもらったりできるケースもあります。想像と違った応対にならないようにするためにも、あらかじめ確かめておくべきポイントです。平常時の応対だけでなく、イレギュラーなことがあったときの対応も重要だと言えます。顧客などから思わぬ質問を受けたときの対応方法、災害や震災、電波トラブルなどで電話が繋がらなくなったときの対応方法などを確認しておいたほうが良いです。イレギュラーな事態を確実に避けることはできませんが、いざというときに備えてリスク管理を行っているサービスであれば安心感のある対応が期待しやすいと言えます。特別に対応を考えていないような代行会社は万が一の場合に頼りにならないと言えるでしょう。秘書代行サービスが受けた電話でのイレギュラーな問題だけでなく、企業側でイレギュラーな事態が起こることもあります。製品に問題が見つかったときや人気番組で商品が取り上げられたとき、著名人が製品やサービスを紹介してくれたときなどには急に問い合わせ件数が増えることも多いです。普段であればそれほど電話を受けることがなくて最低限のプランにしていたのに、こういった影響からコール数の超過が予測できることもあるでしょう。良心的な代行会社では企業の都合に応じて柔軟にプランが変更できるようになっていますが、そうでない場合は当月は既に契約しているプランから変えられないという制限がついているケースもあります。結果としてコールオーバー料が高くなることもあるので、柔軟な対応が期待できるサービスを選んでおいたほうが安心です。
利用する秘書代行サービスは、期待できる電話対応の品質や費用対効果、通常時の応対方法からイレギュラー時の対応まで確認しながら選んだほうが良いと言えます。希望する稼働時間や予算などの条件を満たしていたとしても、これらに問題があると納得できる秘書代行会社と契約することができません。こうした情報は、代行会社の公式ホームページや実際に利用した人の感想が確認できるクチコミサイトなどから確認することができます。早く導入したいという気持ちがあったとしても、確認を怠らないようにして満足度が高い秘書代行サービスを見つけることができるようにしておきましょう。
秘書代行サービスで電話番号のレンタル
秘書代行を利用すると電話対応などのサービスを提供してもらえますが、このサービスでは電話番号のレンタルまでできるケースが多いと言えます。企業用の電話番号は持っているけれど秘書代行サービスを利用するときには他の番号を使ってほしい、小さな会社で固定電話を持っていないなどの事情がある場合は、こちらのサービスを利用することがおすすめです。電話番号のレンタルを希望するのであれば、これがどのようなサービスなのか、どういった特徴や利点があるのかという部分までチェックしておきましょう。
市外局番つきの電話番号
色々な電話番号がありますが、03や06などの数字が頭についたものは市外局番つきの電話番号と呼ぶことができます。市町村によって違った番号が割り振られており、03は東京23区など、06は大阪府となっており、この番号によって電話を受けた人はどのエリアから電話がかかってきたのか判断することが可能です。全ての人が市外局番ごとのエリアを把握しているわけではないものの、03や06などであれば有名なのでピンと来る人が多いと言えます。秘書代行サービスで電話番号レンタルを実施している場合は、こういった市外局番つきの番号が提供されていることが多いです。市外局番つきの番号を持っていない場合であれば、このサービスを積極的に利用することがおすすめだと言えます。
電話を受けたときに市外局番つきであれば安心できる、信頼できると考えている人は多いです。企業からの電話であるにもかかわらず、070や080、090のような番号から始まる携帯電話からの着信であれば信用できないと考える人もいます。電話番号の種類だけで信頼度をはかることはできませんが、世間では市外局番つきの番号、つまり固定電話回線を持っている企業のほうが信頼できるという風潮があることを理解しておかないといけません。小さな会社であったり個人事業主であったりすると携帯電話を会社の連絡先としているケースがありますが、それによって規模が小さい、資金が少なそう、顧客や取引先が少なそうなどの印象を抱かれる可能性もあります。顧客や取引先からの信頼度を高めるためにも、秘書代行サービスを利用して電話番号レンタルを行ったほうが良いと知っておきましょう。
固定電話回線
わざわざレンタルしなくても自分で取得すれば良いと思うかもしれません。もちろん、小さな企業や個人事業主などでも固定電話回線を持つことは可能です。可能ではあるものの、自分で行う場合は回線獲得までに時間がかかったり多くの費用が必要となったりします。固定電話の回線を持つためにはサービス選定から始めることになり、開通のための工事には1か月ほどかかることもあると知っておきましょう。早ければ数日で開通工事が終わると言われることもありますが、数日で終わるケースは珍しく平均的には1週間から2週間、長ければ1か月以上かかることになると言えます。高い費用も発生しますが、固定回線を引く際には固定電話加入権の獲得も必要であり、これには36,000円ほどかかるでしょう。過去には70,000円以上で売られていたものであり、今後も値段が変動する可能性がないとは言えないです。契約や工事、加入などの様々なポイントで費用が発生するので、固定回線を持つためには多額の出費となることがほとんどだと理解しておく必要があります。
秘書代行サービスを利用するときにはリーズナブルな価格で電話番号をレンタルすることが可能です。基本料金にレンタル料が含まれているケースも多く、自分で回線を引くよりも安価な費用で市外局番つきの番号が使えるようになります。レンタルの際には発行に時間がかかるのではないかと心配に思うかもしれないですが、実は即日発行できるケースも多いです。即日発行ではなかったとしても、マニュアルやトークスクリプトなどの準備などが行われる間に発行が完了し、本格的に秘書代行サービスの利用を開始するときに間に合うようになっていることが一般的なので安心だと言えます。
電話番号のレンタル
電話番号をレンタルする場合は、自分で用意するときのように手続きの手間もかかりません。個人や会社で回線を引くのであれば電話回線を提供する会社に連絡を行ったり、必要書類を用意して提出したりすることになります。本業をこなしながら固定電話回線を用意することが煩わしいと感じられてもおかしくないと言えるでしょう。秘書代行サービスによるレンタルを利用するのであれば、そういった手間が一切ないので大変さを感じることなく利用が開始できます。
会社があるエリアの市外局番がついた番号を借りることができるかどうか気にする人もいますが、本社とコールセンターの場所が違うことも多いので、それほど気にする必要はないと言えるでしょう。エリアが違っているからという理由で、顧客や取引先から不信感を抱かれてしまう可能性は低いと言えます。どうしても気になる場合は色々なエリアの市外局番を提供している秘書代行サービスもあるので、会社のある地域の市外局番が選べるかどうか確認してみると良いです。自由に選べるかどうかは代行会社ごとに違うため、絶対に使いたい市外局番がある場合は問い合わせておくことをおすすめします。
秘書代行サービスを利用すれば、電話対応や書類作成などの業務が任せられるだけでなく、受電や架電の際に利用する電話番号をレンタルすることも可能です。既に固定回線を持っているかどうかに関係なく、希望すれば利用できることが多いと言えます。使っている回線と秘書代行サービスで利用してもらう回線を分けたい、市外局番つきの電話番号がほしいなどの希望がある場合は、このサービスまで実施している秘書代行サービスを選ぶようにしてください。電話番号レンタルまで行っている代行会社が増えているものの、100％の会社で提供されているサービスではありません。依頼者が所有する既存の回線を活用したサービスしか提供していないというケースもあるので、利用を希望する場合は対応してもらえるかどうかの確認が必須です。
便利なサービスの1種なので、必要に応じてレンタルを利用してみると良いでしょう。
